Для  проведения  инвентаризации  было создано постоянно действующая  инвентаризационная  комиссия при   обязательном участии  главного бухгалтера. Возглавляет инвентаризационную  комиссию  руководитель организации  или его заместитель. В  состав  комиссии включены  и руководители  структурных подразделений.

Состав  комиссии и сроки проведения  инвентаризации  были объявлены  приказом руководителя  организации.

До  начала  инвентаризации  бухгалтерия  полностью обработала и  записала регистры аналитического учета данные всех приходных и  расходных документов и  вывели остатки по счетам. На   складах сырье,  материалы  разложены по наименованиям,  сортам,  размерам с указанием на ярлыках количества.  Машины и орудия,  занятые на работах,  учитываются на везде месте работы.

 Инвентаризацию  провели отдельно по каждому  месту нахождения ценностей и  по  материально  ответственным   лицам.

Данные  инвентаризации  по каждому виду ценностей зафиксированы в  инвентаризационных  описях,  составляемых  отдельно по местам нахождения или  хранения  ценностей и   должностным  лицам,  ответственным за  их  сохранность.

Наименование  инвентаризуемых  ценностей и  объектов за их количество  показано  в описях  по номенкулатуре и в  единицах измерения принятых в учете.

Так,  при инвентаризации  основных средств  комиссия  в  обязательном порядке  осматривают объекты  в натуре.

 Инвентаризацию   денежных средств,  ценностей  и документов  строгой отчетности осуществляет ежемесячно и  обязательно на 31  декабря. При  подсчете  фактического  наличия денежных средств в кассе  принимаются к  учету  наличные деньги,  почтовые марки и   марки  государственной пошлины.

 Никакие  документы и  расписки в   остаток   наличности кассы не  включаю.

Проверяют ценные  бумаги, лимитированные  чековые книжки и т.д.

Инвентаризацию  кассы    оформили  актом.  При  обнаружении  в кассе недостачи  или  излишка ценностей в акте  указывают суммы недостач или  излишков и  обстоятельства их  возникновения.

Инвентаризация  расчетных,  текущих и  бюджетных  счетов в банке,  расчетов с банком  по ссудам,  с  бюджетом, покупателями,  поставщиками, подотчетными  лицами,  рабочими и  служащими, депонентами  и  остальными дебиторами и  кредиторами сводится к  выявлению по  документом  остатков и  тщательной проверке   числящих на  этих счетах  сумм.

По  суммам   несогласованной  дебиторской  и  кредиторской  задолженности  с   истекшими сроками исковой  давности, а  также безнадежной  к  получению составляет справки по  каждому  проверенному синтетическому  счету.

В  справках  дают подробную характеристику этих сумм,  указывают  лиц, виновных в  пропуске  сроков  исковой давности, на  основании этих справок

 составляют  общий акт,  который и  оформляют результаты  инвентаризации  расчетов. На  суммы,  числящие  по счету  84 “ Недостачи и  потери от  порчи ценностей”,  составляют  особые описи с  указанием  количества  и  стоимости недостающей продукции, по  материально  ответственным  лицам.

 Особо проверяют суммы дебиторской задолженности,  списанные в  убыток  вследствие несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, в  частности:   обоснованности  списания  задолженности в убыток;   правильности учета списанной  задолженности за балансом;  осуществления  контроля за возможностью ее взыскания.

Инвентаризационные  описи  составляет в двух экземплярах.  Один  экземпляр остается в подразделении, а  второй  передается в бухгалтерию.

На  ценности,  по которым  выявлены отклонения  от учетных  данных, составляется  сличительные ведомости на основании инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета.

Инвентаризационная  комиссия  проверяет  правильность  составления  сличительных  ведомостей, на их основании составляет ведомость результатов, выявленных  инвентаризаций,  которую прилагают к  готовому  отчету.

По  всем недостаткам или излишка,  потерями,  связанным с  пропуском  сроков  исковой задолженности,  инвентаризационная комиссия должна получать письменные объяснения соответствующих работников. На  основании предоставленных объяснений  и  материалов  инвентаризационная комиссия устанавливает характер  выявленных  недостач,  потерь и  порчи товарно-материальных ценностей,  а также их  излишков и в  соответствии с  этим лиц определяет порядок отражения  разниц между данными инвентаризации и  бухгалтерского учета.

Результаты  инвентаризации  должны быть отражены в учете  и отчетности того месяца,  в котором была закончена инвентаризация,  а по годовой инвентаризации -  в годовом  бухгалтерском учете. В  частности,  выявлены  недостачи,  излишки,  просроченную задолженность  отражают в учетных  регистрах в  декабре. На  основании составляют  бухгалтерские  справки,  в которых  определяют  суммы, подлежащие отнесению  на тот или иной счет.

                                                                                                    Таблица 3

Результаты  инвентаризации  ОАО “ Симбирск - спирт”  за 1998  год. 

В результате инвентаризации на  Ульяновском  ОАО «Симбирск-спирт» выявлена недостача  на сумму 2.300 рублей, виновные лица не установлены, поэтому составляем проводку Д 80 К 84.

2.1. в) Заключительные записи к составлению бухгалтерского баланса.

В системе  счетов аналитического и систематического учёта должны

быть  отражены все хозяйственные операции относящиеся к данному отчетному  году. Большинство показателей в  годовом отчете заполняются на основании данных систематического и аналитического учёта уточнённых в процессе инвентаризации.

После отражения результатов инвентаризации и уточнений в учётных записях  за год подсчитывают итоги в ведомостях и журналах – ордерах за декабрь. При этом итоги в учётных регистрах взаимопоследовательно сверяют. После подсчёта итогов и взаимной сверки  в соответствующих регистрах приступают к заключению балансовых счетов в определённой последовательности.

Заключение  счетов – это определение конечных остатков (сальдо). Конечный  остаток переносят в учётные регистры  следующего года в качестве начального.

Сальдо  по счёту 50 «Касса « выводят  на 31 декабря после  сверки остатка  денежных средств с актом инвентаризации. Затем после проверки выписок  банка, и при их тождестве  с данными учёта  выводят остатки по счетам 51 «Расчетный счёт «, 52 «Валютный счёт «, 55»Специальные счета в банках «, 56 «Денежные документы «, 57 «Переводы в пути «, 90 «Краткосрочные кредиты «,92 «Долгосрочные  кредиты банков «.

Проверив  авансовые отчеты, относящиеся к  декабрю, и получив подтверждение  от подотчётных лиц  о задолженности, выводят остаток по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами «.

Далее тщательно проверяют расчеты, платёжные  ведомости, лицевые счета, ведомости распределения заработной платы с начислениями, проверяют правильность начисления премий, предусмотренных системой оплаты труда и различных доплат, включаемых в совокупный доход. Определяют депонентскую задолженность, списывают суммы с истекшими сроками исковой давности и выводят остаток по счетам 70 « Расчёты с персоналом по оплате труда « и 76 /1 «Расчёты с депонентами «.

Используя данные расчётно-платёжных ведомостей, по которым исчислена сумма предстоящей  оплаты за отпускное время работникам организации в новом отчётном году, составляют список инвентаризации резервов (если создаётся) на оплату отпусков на первое января.

При наличии  подтверждения о выверке взаимных расчётов выводят остаток по счетам 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками «, 61 «Расчёты по авансам выданными «, 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками «, 63 «Расчёты по претензиям «, 64 «Расчёты по авансам полученным «, 68 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению».

Суммы по взаимным претензиям со счетов 60, 62 и др. списываются на счет 63 «Расчёт по претензиям «. Затем проверяют правильность начисления взносов в бюджет по обязательным платежам и выводят остатки по счёту 68.

Далее проверяют правильность начисления по счетам, суммы за услуги, электроэнергию и др. платежам и выводят остаток по счету 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами «.

После проверки  аналитических данных, выводятся остатки  по счетам 78 «Расчёты с дочерними (зависимыми) предприятиями  «,79 « Внутрихозяйственные рассчёты “, 94 “Кратковременные займы “,95 “Долгосрочные займы “. Остатки  по счетам 94, 95 подтверждаются наличием договоров займа и др. 

После тщательной проверки правильности начисления и списания износа по быстроизнашивающимся средствам труда, исправления ошибок дополнительными записями или путём сторнирования, выводят остатки по счетам 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы « и13»Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов «.

После уточнения  учетных записей, заключают  счёт 02 «Износ основных средств «. Со счёта 31 «Расходы будущих периодов « списывают долю затрат, относящееся  к производству отчётного года на основании специального расчёта и справки  бухгалтерии.

Далее оборот за декабрь из журналов –ордеров записывают в Главную книгу и  при условии  дебетового и кредитового оборотов за месяц выводят остатки по каждому счёту. При этом Главную книгу по расчётным счетам переносят отдельно сумму дебетовых остатков аналитических счетов данного счёта и отдельно сумму кредитных остатков. Таким образом, до закрытия собирательно-распределительных, сопоставляющих счетов и исчисления фактической себестоимости продукции проверяют полноту и правильность записей по всем счетам и составляют предварительный баланс. С составленным предварительно балансом выверяют оборот и остатки по аналитическим счетам. Составление предварительного баланса позволяет не только проверить  учетные данные по балансовым счетам и устранить ошибки, если они были допущены в течении года, но и получить информацию исчисления налога на имущество.

После выполнения работы по заключению счетов производят расчеты и составляют проводки по закрытию собирательно-распределительных, калькуляционных, финансово-результативных счетов.  

На ОАО  «Симбирск-спирт « счета закрывают  в такой последовательности:

1)Исчисляют  себестоимость вспомогательных производств и закрывают счёт 23 »Вспомогательные производства «.

2)Составляют  расчёт и списывают расчёт  и часть расходов будущих периодов  на издержки текущего года.

3)Закрывают  счета 25,26»Общепроизводственные  и общехозяйственные расходы»

4)Списывают  затраты на выпуск продукции  и исчисляют себестоимость незавершенного  производства.

5) Осуществляют  списание затрат со счёта 29 «Обслуживающие производства и  хозяйства «. 

6) Производят  записи на счетах по  учету  капитальных вложений.