Функции рекламного отдела в организации

Введение

Реклама прочно вошла в жизнь современного общества. Её проникновение в различные  сферы деятельности человека становится всё более очевидным.

Прежде всего, реклама служит средством коммуникации между товаропроизводителем и покупателем. Огромное влияние оказывает современная реклама и на социально-культурные аспекты жизни общества.

Реклама способна дать людям новые знания и новый  опыт. Кроме того, она вызывает реакцию  общественности на информацию и способствует удовлетворению материальных нужд потребителей.

Само слово  «реклама» - латинского происхождения (от лат. Reclamar) и первоначально означало «кричать, выкрикивать». Затем к  нему присоединились такие значения, как «откликаться», «требовать». Таким  образом, уже в самом примитивном  воззвании к толпе просматривается главная характеристика современной рекламы: сообщать, распространять сведения о чём-то (ком-то) для привлечения покупателя или создания популярности товару ил производителю. По мере развития общества и экономики значение слова «реклама», естественно, видоизменялось и расширялось. Закон Российской Федерации № 38- ФЗ от 13.03.2006 г. «О рекламе» дает следующее определение рекламы: «Реклама -информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке». В современных рыночных условиях ни одно коммерческое предприятие не может успешно вести дела без рекламы в том или ином виде. Потребности в осуществлении продуманной коммуникационной и рекламной политики обусловливают существование специальных рекламных служб или подразделений паблик рилейшнз во многих предприятиях, организациях и государственных учреждениях. 
 

1. Основные положения  отдела рекламы

Рекламная служба в организации или на предприятии - структурное подразделение, на которое  возлагается осуществление мероприятий  в области маркетинговых коммуникаций в рамках выработанной коммуникационной политики и маркетинговой стратегии.

В зависимости  от объема работы это может быть самостоятельное подразделение, отдел  в составе службы маркетинга. Отдел  подчиняется непосредственно директору  предприятия. Отдел создается и  ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела рекламы. На начальника отдела рекламы возлагается персональная ответственность.

Состав и штатную  численность отдела рекламы утверждает директор предприятия исходя из условий  и особенностей деятельности предприятия  по представлению начальника отдела рекламы и по согласованию с отделом  кадров, отделом организации и оплаты труда. В состав отдела входят группы специалистов, отвечающие за отдельные направления работы отдела. Начальник отдела рекламы распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. Ответственность сотрудников отдела рекламы устанавливается должностными инструкциями.

Организационная структура рекламной службы зависит  от многих факторов, среди которых  являются:

* размер фирмы,  имеющиеся ресурсы (кадровые, финансовые  и др.), система разделения труда  между сотрудниками;

* сфера деятельности  фирмы (производство, торговля, предоставление  услуг и т.п.);

* специфические  черты целевого рынка и характеристики  производимого товара (товаров);

* место и роль  рекламы в комплексе маркетинга  и маркетинговой стратегии данной  фирмы;

* степень вовлечения  руководства фирмы в осуществление  рекламной деятельности.

В связи с  тем, что рекламная служба связана  с деятельностью службы маркетинга, ее структура и иерархические  взаимосвязи во многом определяются организационной структурой маркетинговой службы. В достаточно крупной рекламной службе могут, как и в рекламном агентстве, выделяться участки работы по проведению необходимых исследований, по созданию рекламы, по отдельным видам маркетинговых коммуникаций (например, по паблик рилейшнз). В штат рекламной службы могут входить также специалисты, занимающиеся медиапланированием, размещением рекламы, созданием рекламных текстов и иллюстраций, по компьютерному набору и дизайну и др.

Реализация концепции  интегрированных маркетинговых  коммуникаций требует взаимодействия различных подразделений предприятия и нового взгляда на организационную структуру. По мнению некоторых известных зарубежных специалистов по маркетингу, внедрение интегрированных маркетинговых коммуникаций представляет два взаимообусловленных процесса: понимания интересов целевого клиента и внедрения интегрированных коммуникаций во все маркетинговые функции.

Интеграция должна отражать как общее корпоративное  видение проблемы, так и поддерживаться организационной структурой, которая делает возможным обмен информацией и совместное использование выбранных стратегий всеми подразделениями. 
 
 
 
 

2. Функции рекламного  отдела компании

Все рекламные  службы, независимо от их размера, ориентируются  на выполнение ряда основных функций:

1. Работа по рекламированию производимой предприятием продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта.

2. Формирование  рекламной стратегии, основанной  на перспективных направлениях  дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

3. Планирование  работ по проведению рекламных  кампаний:

3.1. Изучение  сегментов рынка, на которых  планируется рекламировать товар.

3.2. Определение  целей рекламной кампании.

3.3. Выработка  основной идеи рекламной кампании.

3.4. Определение типов конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимального сочетания.

3.5. Выбор форм  и методов рекламы в средствах  массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

3.6. Прогнозирование  сроков действия рекламы.

3.7. Определение  затрат, необходимых для проведения  рекламной кампании.

4. Изучение рынка  сбыта и покупательского спроса  с целью определения наилучшего  времени и места размещения  рекламы, масштабов и сроков  проведения рекламных кампаний, круга лиц, на который должна быть направлена реклама, ориентирование рекламы на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности, полу.

5. Разработка  рекламных текстов, эскизов и  макетов каталогов, буклетов, проспектов, пр. и подготовка их для утверждения директором предприятия.

6. Обеспечение  при разработке рекламных материалов  соблюдения норм общественной  морали, правил конкурентной борьбы, Закона РФ "О рекламе".

7. Разработка  фирменного стиля предприятия,  подготовка сувенирных рекламных продуктов полиграфического и промышленного исполнения (блокнотов, календарей, канцелярских принадлежностей с логотипами предприятия, пр.) для распределения их среди работников предприятия, вступающих в деловые отношения с контрагентами.

8. Планирование  участия предприятия в выставках,  ярмарках:

8.1. Согласование  с главным технологом; главным  конструктором; начальником отдела  сбыта перечня продукции, которую  следует выставить. 

8.2. Разработка  совместно с главным конструктором;  мастером планов выставочных стендов.

8.3. Заключение  договоров с оргкомитетами выставок, ярмарок.

8.4. Подготовка  рекламных и информационных материалов.

8.5. Подбор и  подготовка персонала, участвующего  в выставках, ярмарках.

8.6. Оформление  аккредитаций, приглашений, пропусков на выставки для деловых партнеров.

9. Заключение  договоров по рекламированию  продукции или услуг со сторонними  организациями в случаях полномасштабной  рекламы на телевидении, в средствах  массовой информации, городском  общественном транспорте, пр.

10. Установление  связей с деловыми партнерами  и расширение внешних связей  в целях совершенствования рекламной  деятельности.

11. Сбор и систематизация  информации о рекламе продукции  предприятий-конкурентов.

12. Анализ влияния  проведенных и проводимых рекламных мероприятий на изменение спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги.

13. Составление  сметы рекламных расходов.

Наличие рекламной  службы на предприятии, какой бы крупной  она ни была, не ставит под сомнение использование профессиональных рекламных агентств. Поэтому важной задачей является обоснованный выбор внешних партнеров, обсуждение условий и подготовка контракта с агентством, систематическое взаимодействие с рекламным агентством, в том числе грамотная постановка целей, снабжение необходимой информацией о рекламодателе и его товарах, контроль за исполнением агентством своих обязательств и т.д. Менеджеры по рекламе анализируют, какие затраты должен нести рекламодатель для эффективной рекламы, разрабатывают проект рекламного бюджета и представляет его на согласование финансовой службе и на утверждение руководству фирмы.

Для успешного  осуществления этих функций менеджер по рекламе Должен иметь представление  о факторах, оказывающих влияние  на деятельность компании на рынке. Он должен знать возможности и особенности основных видов рекламной деятельности и средств распространения рекламы, а также стадии рекламного процесса и связанные с ними комплексы работ. Как и менеджер проекта в рекламном агентстве, менеджер по рекламе на предприятии должен уметь оценивать проекты решений, варианты рекламной продукции, а также, при необходимости, и сам участвовать в их разработке. Для этого важно владеть современными подходами к организации рекламной деятельности, оценке ее эффективности, иметь представление об основных средствах психологического воздействия, используемых в рекламе, и т.д. 
 

Заключение

Переход к рыночной экономике привел к большим изменениям в организации рекламной деятельности. Централизованная рекламная служба министерств и ведомств развалилась - рекламные организации, и предприятия были преобразованы в рекламно - информационные агентства и рекламные фирмы и конторы с преимущественно акционерными формами собственности. Сейчас в России количество рекламных агентств перевалило далеко за тысячу, и на рекламном рынке вращаются миллиарды рублей. Рыночная экономика внесла существенные коррективы в формы и содержание рекламной деятельности. Рекламная деятельность стала связующим звеном между производителем и потребителем. С ее помощью поддерживается «обратная связь» с рынком и потребителем. Рекламные усилия должны осуществляться как в сфере производства, так и в сфере торговли. Без умения пользоваться средствами рекламы резко снижается возможность активно воздействовать на рынок, обеспечение успеха в конкурентной борьбе за рынки сбыта. Отдельные компании в попытке сэкономить средства и централизовать свою рекламную деятельность, создают свою внутрифирменную рекламную службу, полностью принадлежащую компании. Универсальная внутрифирменная рекламная служба с полным диапазоном возможностей, созданную и укомплектованную для выполнения всего объема работ, которые предлагают своим клиентам независимые агентства. Будучи полностью самообеспеченным, оно способно разрабатывать и изготавливать практически любые виды рекламы, материалы рекламного назначения и продукцию для продвижения продаж, требующихся компании. Внутрифирменная рекламная служба компании обычно достигает большей глубины понимания продукции и рынков компании и способны лучше реагировать в случае постановки сжатых сроков, поскольку они способны сконцентрировать все свои ресурсы на конкретном проекте. 
 
 

Список  используемой литературы.

1. О рекламе:  Федеральный закон РФ № 38 -ФЗ  принятый от 13 марта 2006 г.

2. Алешина И.В.  «Паблик Рилейшнз для менеджеров».- М.: Гном-Пресс, 1997

3. Васильев Г.А., Поляков В.А., «Основы рекламной  деятельности», уч. пособие.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004

4. Исаенко Е.В., Васильев А.Г., «Организация и  планирование рекламной деятельности»,  уч. пособие.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004

5. Котлер Ф. «Основы маркетинга». - М.: Прогресс, 1990

6. Ляпина Т.В. «Бизнес и коммуникации или школа современной рекламы» - Киев, 2005