Разработка базы данных учета товародвижения на складе

 

 

 

 

 

 

 

4. Описание предметной области.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции  и информацию, которую она должна содержать.

Моя база данных разработана  для оптового склада ЗАО «МАГ», занимающегося покупкой, хранением и сбытом продукции магазинам-клиентам. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам. По желанию клиента осуществляется самовывоз товара со склада.

Данная информационная система будет реализована в  отделе  бухгалтерии в блоке  выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Организационно-экономическая  сущность заключается в том, что, перед тем как клиенту получить или отправить товар на склад, его заносят в список клиентов (таблица Клиенты), и договор формируется уже из этого списка. В зависимости от того, какая операция совершается: приход товара на склад или его отгрузка, составляется приходная или расходная накладная соответсвенно.

При поступлении  товаров от поставщиков заводится  приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему, он имеет право приехать за своей  продукцией. При отгрузке товара со склада на основании счета выписывается расходная накладная. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество.

 

 

 

 

5. Проектирование  модели.

Один из наиболее сложных  этапов в процессе создания базы данных - разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

 

Каждая таблица связи  обладает следующими свойствами:

1. все элементы столбца  имеют одинаковый тип данных;

2. столбцам присвоены уникальные имена;

3. в таблице нет  двух одинаковых строк;

4. порядок расположения  строк и столбцов в таблице  не имеет значения.

 

 Строки таблицы  принято называть записями, а  столбцы полями записей. В полях  записей содержатся атрибуты  объектов записей. Все записи имеют одинаковые поля, содержащие разные значения атрибутов. Каждое поле записи имеет строго определённый тип данных — текст, число, дата и т. п.

Для того чтобы таблицы  можно было связать между собой, используют ключевые поля. Так называют одно или несколько полей, значение которого (или комбинация значений которых) однозначно определяет каждую запись таблицы, делает эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связывать между собой разные таблицы, но и выполнять быстрый поиск данных для представления их в запросе, форме на экране или отчете на принтере. Ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным.

Связи между таблицами  бывают трех типов: «один к одному», «один ко многим» или «многие  ко многим»:

-  «один-к-одному»: для каждой строки в одной таблице существует не более одной строки связанной таблицы.

-  «один-ко-многим»: одна таблица не содержит вообще или имеет набор связанных «дочерних» записей из другой таблицы.

-  «многие-ко-многим»: для каждой строки первой таблицы может существовать набор строк в другой таблице и наоборот. Такая связь организуется, как правило, при помощи третьей, связующей таблицы, содержащей значения первичных ключей обеих таблиц в качестве внешних ключей.

Отмечу, что при организации  связи типа «один ко многим» таблицу  «один» принято называть главной, а  таблицу «многие» - подчиненной. Ключ главной таблицы называют первичным, а подчиненной — внешним.

Для ускорения поиска в сортировки данных принято использовать индексированные поля. Для этих полей создается упорядоченный список значений, или индексов, который содержит ссылки на нужные записи.

Для этой базы данных необходимо создание четырёх таблиц: таблицы  «Клиенты», «Документы», «Товары», «Содержание  документов».

1. Таблица «Клиенты».

Таблица «Клиенты» предоставляет  всю информацию о клиентах предприятия, имеет первичный ключ ID_Client, который  является индексированным полем, совпадения не допускаются.

 

Имя поля		Тип данных		Описание	Маска ввода
ID_Client	счетчик		Код клиента
Name	текстовый		ФИО Директора предприятия
Telefone	текстовый		Телефон предприятия		0\-000\-000\-00\-00
Mesto projivania	текстовый		Адрес предприятия
name  predpriatia		текстовый	Название предприятия

 

2. Таблица «Документы»

 

 

Таблица «Документы» содержит всю информацию о документах, заключенных с клиентами. Уникальным полем является поле ID_document, оно не допускает совпадений. В таблицу добавлено поле ID_Client, чтобы установить функциональную связь с таблицей «Клиенты».

Имя поля	Тип данных		Описание	Маска ввода
ID_document	счетчик	Код документа
Nomer	числовой	Номер документа
Vid_documenta	логический	Приход?
Date_document	Дата\время	Дата документа		00.00.0000;0;_
vid_otgr_tov	логический	Самовывоз?
ID_Client	Числовой	Код клиента

 

 

 

 

3. Таблица «Товары»

   В таблице «Товары» находятся все сведения о товарах. Введенное  поле ID_tovar является уникальным (совпадения не допускаются).

Имя поля		Тип данных		Описание	Маска ввода
ID_tovar	счетчик		Код товара
Name_tov	текстовый		Наименование    товара
Ed_izmer	текстовый		Единица измерения
Cena	числовой		Цена
Vid_upakovki	текстовый		Вид упаковки

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица «Содержание  документов»

В таблице «Содержание  документов» находятся сведения о количестве покупаемого товара, эта таблица связывается сразу с двумя таблицами: с  таблицей «Документы» путем добавления в таблицу «кода документа» и с таблицей «Товары» путем добавления «кода товара».

 

 

Имя поля		Тип данных		Описание	Маска ввода
ID_tovar	числовой		Код товара
ID_document	числовой		Код документа
Kol-vo	числовой		Количество

 

В схеме данных происходит построение связи между таблицами. Чтобы база работала правильно нужно  верно установить связи. В моей курсовой работе реализованы связи с типом  отношения один-ко-многим.  Тип  отношений один-ко-многим подходит для всех созданных в данной работе таблиц, потому что один клиент может иметь несколько документов, по которым заключаются товарные сделки. Один товар может быть заказан несколькими клиентами и может быть продан разным клиентам.

Между таблицами «Клиенты» и  «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "клиенты" и только тех записей из "документы", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Содержание  документов» и  «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "документы" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Товары» и  «Содержание документов» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "товары" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Реализация  пользовательского интерфейса.

Следующим этапом проектирования базы данных является создание форм и отчётов – выходных документов. Для создания форм и отчётов используются запросы.

Чаще всего запросы  используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Запросы, в частности, позволяют выполнить сортировку, поиск данных по набору заданных признаков и др. На основании запросов удобно создавать документы (отчеты) для вывода результатов решения задач пользователя. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц.

В базе данных используются запросы на выборку, перекрёстные и  полномасштабные запросы:

1. При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Примером такого запроса в моей курсовой является «ЗапросДляНакладной», который использует данные из таблиц «Документы» и «Клиенты».

Запрос на выборку  в режиме «Конструктор»:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос на выборку  в пользовательском режиме:

2. Перекрестный запрос отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

В нашем случае в нём выводится статистика –  общее количество заказов всех клиентов на определённый товар.

Перекрёстный  запрос в режиме «Конструктор»:

 

Перекрёстный  запрос в пользовательском режиме:

 

3. Полномасштабный запрос создается для отображения полной информации, в нем реализуются все связи между таблицами.

Полномасштабный запрос в режиме «Конструктор»:

 

 

 

 

 

 

 

 

Полномасштабный запрос в пользовательском режиме:

 

Далее переходим к  созданию форм и отчётов.

Форма — это объект базы данных, имеющий вид окна и  позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах.

Конечным продуктом  большинства приложений баз данных является отчет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

В моей базе данных существует 3 основных формы: «Карточка учёта  клиентов», «Реестр учёта документов»  и «Прайс-лист».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Форма «Карточка клиентов» предоставляют всю необходимую информацию о  поставщиках и о покупателях  товаров у предприятия.