Организация управления и администрирования в социальной работе

      Информационные  системы последовательно реализуют  принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путём применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и аналитической информации.

      Внутрифирменная система информации выполняет следующие  функции: определение потребности  каждого конкретного менеджера  в объёме и содержании необходимой  ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы, определение  потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации, разработка программных средств, прикладных программ.

      В производственно-хозяйственном подразделении  фирмы обеспечивается обобщение  информации “ снизу вверх”, а  также конкретизация информации “ сверху вниз”.

      Важную  роль в использовании информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное  хранение и представление информации в требуемой форме.

     Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной  службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

       Уменьшение  времени, которое тратится на поиск  нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

       Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит  из большого количества взаимосвязанных  процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

       Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

       В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

       Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и  оперативность взаимодействия между  подразделениями при организации  деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы. 
 
 
 
 

     СИСТЕМА ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ. И СТРАТЕГИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ, ИСХОДЯ ИЗ ЕГО МИССИИ

     Оперативное управление производством характеризуется  принятием управленческим персоналом решений в реально складывающейся или сложившейся производственной ситуации. В этих условиях разработанные плановые задания или решения руководителей производственных подразделений должны обеспечить строгий и чёткий во времени порядок выполнения запланированных работ. Этому соответствует разработка оперативно-календарных планов (графиков запуска-выпуска деталей) и сменно-суточных заданий на уровне цехов, участков и рабочих мест.

     В современных условиях повседневно  выполняемые управленческим персоналом функции по оперативному учёту, контролю и анализу хода производства являются основой для выработки вариантов регулирующих воздействий на ход производства. Отсюда, оперативное управление производством осуществляется на основе непрерывного слежения за ходом производства, оказывая целенаправленное воздействие на коллективы цехов, участков, рабочих для обеспечения выполнения утверждённых производственных программ. Это достигается:

1.Строгим  распределением работ на короткие  периоды времени в цехах, на  производственных участках;

2. Чёткой  организации сбора и обработки информации о ходе производства;

3. Комплексным  использованием средств вычислительной  техники для подготовки вариантов  управленческих решений;

4. Повседневным  анализом и владением со стороны  управленческого персонала производственной  ситуацией в каждом звене предприятия;

5.Своевременным  принятием решений и организацией  работы по предупреждению нарушений  в ходе производства или для  быстрого его восстановления  в случае отклонения от запланированной  траектории развития.

Стратегия предприятия, исходя из его миссии.

Миссия  предприятия выражает смысл существования  предприятия. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются  принципы его работы, заявления и  намерения руководства, даётся определение  самых важных характеристик организации. В целом миссия выражает устремлённость в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, хотя прибыль - определяющий фактор в функционировании предприятия. Прибыль как миссия существенно ограничивает спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития. Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретное конечное состояние, к которому в каждый момент времени стремится организация, фиксируется в виде ее целей.

   Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

   Система целей фирмы включает принципы, духовные ценности, долгосрочные цели. Все это  декларирует миссию организации  в обществе. Принципы следующие: 1)Рост фирмы благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей. 2)Получение прибыли благодаря взаимной выгоде фирмы и потребителей.

   По  своему существу стратегия есть набор правил для принятия решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности [1, 110].

   Стратегии имеют несколько отличительных  черт:

  1. Процесс выработки стратегии не завершается каким-либо немедленным действием. Обычно он заканчивается установлением общих направлений, продвижение по которым обеспечит рост и укрепление позиций фирмы.

  2. Сформулированная стратегия должна  быть использована для разработки стратегических проектов методом поиска. Роль стратегии в поиске состоит в том, чтобы, во-первых, помочь сосредоточить внимание на определенных участках и возможностях; во-вторых, отбросить все остальные возможности как Несовместимые со стратегией.

  3. Необходимость в стратегии отпадает, как только реальный ход развития  выведет организацию на желательные  события [1.c.111].

  4. В ходе формулирования стратегии  нельзя предвидеть все возможности,  которые откроются при составлении  проекта конкретных мероприятий. Поэтому приходится пользоваться сильно обобщенной, неполной и неточной информацией о различных альтернативах.

  5. Как только в процессе поиска  открываются конкретные альтернативы, появляется и более точная  информация. Однако она может  поставить под сомнение обоснованность первоначального стратегического выбора. Поэтому успешное использование стратегии невозможно без обратной связи.

  6. Наконец, стратегия и ориентиры взаимозаменяемы как в отдельные моменты, так и на различных уровнях организации. Некоторые параметры эффективности (например, доля рынка) в один момент будут служить фирме ориентирами, а в другой - станут ее стратегией. Далее, поскольку ориентиры и стратегии вырабатываются внутри организации, возникает типичная иерархия: то, что на верхних уровнях управления является элементами стратегии, на нижних превращается в ориентиры.

Стратегия — понятие трудноуловимое и несколько абстрактное. Ее выработка обычно не приносит фирме никакой непосредственной пользы. Кроме того, она дорого обходится как по денежным расходам, так и по затратам времени управляющих.

Чтобы эффективно двигаться навстречу  поставленной цели, необходимо координировать работу и побуждать людей её выполнять (мотивировать) [9, 47]. 

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      В данной работе была проанализирована организация управления предприятия.

   В работе разобрана производственная структура  организации описаны ее основные элементы, разобраны особенности производства и сферы оказания услуг. Рассмотрена организационная структура управления, особенности персонала организации, системы учета и контроля, информационного обеспечения и управления.

   Исходя  из всего можно сделать выводы что разница между хорошей и отличной организацией состоит в управлении ею, которое осуществляет руководитель, т. е. лицо, направляющее координирующее и контролирующее деятельность исполнителей. Последние должны в обязательном порядке ему подчиняться и в рамках, определенными полномочиями, выполнять все его требования.

   Сам руководитель может брать на себя функции исполнителя лишь для  того, чтобы глубже разобраться в специфике работы и принимать более обоснованные решения (считается, что на это он может тратить не более 5% своего времени).[21,198]

   Результатом его усилий является определенным образом  сгруппированная, направленная и скоординированная работа других людей. Этот результат вещественно закрепляется в документах и к последующей текущей деятельности отношения не имеет.

   Руководитель  является персонифицированным воплощением  организации. Современная научно-техническая революция коренным образом изменила условия и характер производственных, хозяйственных и социальных процессов. Они стали настолько сложными, что руководитель уже не в состоянии единолично управлять всем.

   Поэтому он, сегодня становится организатором самостоятельной работы исполнителей, часто объединенных в команды. Такая работа является особым видом творческой деятельности, причем по мере роста сложности объекта управления и уровня занимаемой должности требования к творчеству увеличиваются.

   Что же касается обеспечения прав и ответственности каждого субъекта управления. В ходе исследования выяснилось что избыток прав на практике приводит к произволу; недостаток парализует деловую активность и инициативу.

   Для успеха управления организацией необходим  индивидуальный подход к каждому объекту, субъекту или процессу с учетом его особенностей.