Типы оргазационных коммуникаций

    МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

                    ХАНТЫ-МАНСКИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

              СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДОГОГИЧЕСКИЙ                                                                         

УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

                                                РЕФЕРАТ

                   ТЕМА: Типы оргазационных коммуникаций

 

 

 

 

 

                                                                               Выполнила:

                                                                               Баранова В.А гр. 0091

                                                                               Проверила:

                                                                               Шурупова Г.Р.

 

 

 

                                    СУРГУТ-2014

Типы организационных коммуникаций

Как все иные управленческие функции, коммуникативная функция характеризуется множественностью типов и форм, способов и методов ее реализации. В связи с этим существует ряд классификаций типов коммуникаций в деятельности руководителя, основные из которых состоят в следующем.

 По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя  они подразделяются на внешне организационные и внутриорганизационные. Любая организация находится в определенном внешнем окружении, зависит от него и вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. В силу этого имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой. Средства коммуникации со средой многообразны. Это - деятельность руководителя по организации рекламы и создание (поддержание) имиджа организации; деятельность руководителя по проведению маркетинговой политики на внешнем рынке; его участие в подготовке регулярных отчетов для вышестоящих инстанций; само участие в работе этих инстанций.

 Особую роль во внешне  организационных коммуникациях  руководителя играет представительская  функция, о которой будет сказано  далее. Любой руководитель постоянно  контактирует и с паритетными  ему по статусу руководителями  других - смежных организаций, и с  вышестоящими руководителями организаций, в которые возглавляемое им  учреждение входит на правах  структурного подразделения. В этих  случаях он как бы олицетворяет (персонифицирует) организацию в  целом, представляет ее во внешней  среде. Этот тип коммуникаций  специфичен. Когда руководитель  участвует в работе вышестоящих  инстанций, он выступает одновременно  и как подчиненный. В связи  с этим возникает явление маргинальности его коммуникативного поведения.

 Внутриорганизационные  коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные - обмен в пределах паритетных иерархических уровней. В свою очередь, вертикальные коммуникации делятся также на два основных типа - нисходящие и восходящие коммуникации. Первые чаще всего являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия. Это - приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы и др. Вторые представляют собой систему каналов движения информации "снизу вверх". Эта информация также может быть различной по своему функциональному предназначению и выступает, в частности, в форме сигналов о событиях, оповещения о неблагополучии дел, официальных отчетов (устных и письменных), неформального осведомительства и др. Горизонтальные коммуникации разнотипны. Во-первых - это коммуникации между паритетными подразделениями организации (в том числе - между группами). Они возникают вследствие необходимости координации их работы и служат этим целям. Во-вторых - коммуникации между исполнителями, составляющие наиболее обширное "поле" всех коммуникативных обменов в организации. Здесь возникают многочисленные и противоречивые социально-психологические феномены, с которыми должен считаться руководитель, например межличностные конфликты. В-третьих - коммуникации между паритетными руководителями подразделений внутри организации (например, между руководителями

 среднего и особенно  низшего звена управления). Вертикальные  и горизонтальные коммуникации  имеют определяющее значение  для функционирования организации. Обычно принято считать, что вертикальные  коммуникации более значимы, поскольку  они реализуют главный принцип  построения организации - иерархический. Он, однако, всегда синтезирован  с другим - координационным принципом, который требует коммуникаций  по горизонтали1. Лишь через сочетание этих двух принципов и соответственно типов обеспечивается коммуникативная функция в целом. Это сочетание образует своего рода "каркас" всей коммуникативной сети организации.

 Для характеристики  деятельности руководителя значимо  также разделение вертикальных  коммуникаций на подтипы. Оно  основывается на нескольких критериях  одновременно и включает следующие  виды коммуникаций. Во-первых, это  коммуникации вида "руководитель-подчиненный", специфика которого состоит в  том, что это индивидуальный, развертывающийся "лицом к лицу" процесс межличностного  общения. Сочетание непосредственного  характера контакта с его иерархичностью - две главные особенности данного  типа обмена. Он, хотя и реже, может  осуществляться и опосредованно - например, в форме письменного  указания. Во-вторых, это специфический  подтип коммуникаций "руководитель - подчиненный", в котором первый  является руководителем высшего  звена, а второй (подчиненный) - также  руководителем, но нижележащего  иерархического уровня. В-третьих, это  коммуникации вида "руководитель - руководитель"; они включают  две разновидности: между руководителями  паритетных подразделений внутри  организации и между руководителем всей организации и руководителями иных учреждений и организаций.

 Всем указанным видам  коммуникации присуща общая черта: они носят индивидуальный характер  и развертываются, как правило, при  непосредственном контакте. Кроме  того, все они включают в качестве  хотя бы одного из коммуникантов руководителя (разных иерархических уровней), а в своей совокупности характеризуют поэтому "индивидуальную коммуникативную

 вертикаль". Эта вертикаль  включает также коммуникации  типа "руководитель - рабочая группа". Он имеет комбинированный индивидуально-коллективный  характер и реализуется в многообразных  организационных формах: совещаниях  руководителя с рабочими группами, отчетах групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных  проверках рабочих групп и  др.

 Традиционно коммуникации  подразделяются на формальные и неформальные. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее основными функциональными целями и задачами. Неформальные коммуникации - это все те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Они также включают ряд основных разновидностей. Во-первых - неформальные контакты между рядовыми членами организации. Во-вторых, аналогичные связи между руководителем и подчиненными. В-третьих, это неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен "больших связей" руководителя). Особая роль среди всех неформальных внутриорганизационных контактов принадлежит такой их разновидности, как слухи, в значительной степени создающие социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию. Существует стойкое предубеждение о недостоверности такого рода коммуникативного явления, каковым являются слухи. Однако специальные исследования показывают, что в действительности они очень достоверны и справедливы не менее чем в 80% случаев, а в отношении состояния дел внутри организации этот показатель достигает 99%(!). Организационные коммуникации подразделяются также по форме - по тому каналу, который в них используется. При этом выделяются устные (вербальные), письменные (в их многочисленных разновидностях), комбинированные, визуальные, аудиоционные коммуникации, а также коммуникации через оперативную печать, через средства наглядной агитации и др.

 Наконец, существует еще  одна классификация типов коммуникаций - по признаку того этапа организационного  функционирования, на котором они  имеют преобладающее значение. Это  соответственно: коммуникация при  приеме на работу, при ориентировке  в круге служебных обязанностей, в самом процессе 

 деятельности, в процессе  ее оценки, в ходе дисциплинарного  контроля за ней.

 Все рассмотренные  виды и типы коммуникаций можно  представить следующим образом (рис. 18).

 

 

 

 

Нормативная структура коммуникативного процесса и его «барьеры»

Реализация руководителем коммуникативной функции представляет собой непрерывную цепь последовательно сменяющих друг друга, но одновременно — «накладывающихся» друг на друга шагов — отдельных коммуникативных процессов. Независимо от содержания коммуникаций, их целей, степени сложности, вида все они имеют сходное строение и принципы организации.

В общем понятии коммуникативного процесса происходит абстрагирование от его содержательных характеристик и акцент делается на его формальной организации. Она, в свою очередь, включает два аспекта — структурный и собственно npoцессуальный.

Процесс коммуникации включает семь основных структурных компонентов:

· отправитель — лицо (или группа), являющееся источником сообщения для коммуникативного обмена;

· сообщение — собственно информация, подлежащая передаче получателю;

· получатель — адресат (лицо или группа), которому предназначено сообщение;

· канал коммуникации — средство (или система средств), с помощью которого происходит передача сообщения;

· «шум» — вся совокупность внешних (из среды) и внутренних помех, искажающих информацию, предназначенную для коммуникации;

· обратная связь — информация от получателя к отправителю, служащая для индикации степени понятности сообщения;

· коррекция — изменения, вносимые в первоначальную информацию отправителем в целях обеспечения ее понятности получателю.

В своем развертывании процесс коммуникации проходит четыре основных этапа:

· возникновение намерения, зарождение и формулировка идеи, информацию о которой отправитель затем делает сообщением;

· оформление идеи — кодирование и выбор способа (канала) для ее передачи;

· сама передача как таковая, т.е. собственно коммуникативный акт;

· декодирование (понимание смысла) сообщения получателем.

Основные компоненты и этапы процесса коммуникации имеют стабильную — инвариантную последовательность. Благодаря обратной связи и коррекции она приобретает замкнутый — кольцеобразный характер.

«Принцип кольца» важен и организационно, и психологически. Он обеспечивает результативность коммуникаций в целом. Благодаря ему обеспечивается контроль за ее эффективностью и возможность повтора «кольца», т.е. всего коммуникативного цикла в случае неэффективности его первой реализации.

Особенности содержания каждого из компонентов и этапов коммуникативного процесса наиболее полно отражены в требованиях к «хорошей коммуникации» (в принципах и правилах реализации коммуникативной функции), а также — в наиболее типичных для них ошибках и «барьерах» коммуникации. Трудности и источники ошибок («барьеры») коммуникаций столь же разнообразны, как многообразна сама психика. Вместе с тем среди них выделяются наиболее типичные и повторяющиеся. Их преодоление составляет неотъемлемую часть коммуникативной функции деятельности руководителя.

Перцептивно-интерпретационные ошибки (обусловленные восприятием). Люди по-разному воспринимают одни и те же ситуации, выделяют в них главные, по их мнению, особенности. Они обычно убеждены, что их индивидуальная точка зрения и есть правильная. В одном из психологических исследований делается, например, вывод: «Наша самая общая и большая ошибка состоит в том, что мы считаем мир действительно таким, каким он нам кажется» [185]. Но «кажется» он каждому по-своему. В зависимости от опыта, сферы профессиональной компетенции, интересов и многого другого одна и та же информация будет восприниматься и интерпретироваться с очень большими различиями или вообще — не пониматься и даже активно отторгаться.

Дцспозиционные ошибки обусловлены различиями в социальных, профессиональных и жизненных установках людей, вступающих в коммуникативный обмен. Если, допустим, у руководителя в прошлом опыте сложилась стойкая отрицательная установка к восприятию какого-либо члена организации, ее будет чрезвычайно трудно преодолеть даже в том случае, если подчиненный сообщает действительно важную и нужную информацию. Эта информация будет либо отторгаться, либо пониматься ошибочно, либо, по крайней мере, восприниматься с повышенным недоверием.

Статусные ошибки возможны вследствие больших различий в организационном статусе коммуникантов. Очень хорошо известно, как трудно бывает понять «большому руководителю» нужды «простого рабочего». Общим здесь является правило: чем больше статусные различия, тем выше вероятность такого рода ошибок.

Семантические барьеры возникают из-за того, что понятия естественного языка обладают свойством полисемичности, т.е. многозначности и наличием ряда смысловых оттенков. Следовательно, они допускают возможность неоднозначного понимания говорящим и слушающим, что усиливается при различиях в их установках, целях, статусе, а также зависит от общего контекста коммуникаций. Личностный контекст у каждого свой, что и приводит к семантическим различиям, ошибкам. Они могут затрагивать не только различное понимание отдельных слов (понятий, терминов), но и целых высказываний. Например, если руководитель говорит: «Займитесь этим, как только у вас выдастся свободное время», то сразу же возникнет вопрос о том, как он понимает это «свободное время» и как это трактует подчиненный. В целом все отмеченные типы ошибок можно суммировать, если вспомнить известный афоризм: «Мысль изреченная есть ложь». Перефразируя его, можно сказать, что мысль изреченная и воспринятая есть ложь вдвойне. В связи с этим в психологии коммуникации сформулировано правило: «Истина лежит не на устах говорящего, а в ушах слушающего».

Невербальные преграды. Хотя вербальные средства являются основными при коммуникациях всех видов, заметную роль играют невербальные средства (жесты, мимика, интонация, манера коммуникативного поведения, пантомимика и т.д.). Все они еще более многозначны, нежели вербальные. Это обусловливает раз личия в их интерпретации, ведет к ошибкам коммуникации. Поскольку вербальные и невербальные средства используются, как правило, совместно, то неправильная интерпретация невербальных знаков может приводить к ошибкам в понимании словесных сообщений.