Особенности психологического климата во время деловых переговоров

Введение.

Переговоры - это деловое  взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и  обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

Инициатива проведения переговоров  всегда принадлежит той стороне, которая психологически лучше готова к ним. Основная задача переговоров  в психологическом плане - убедить  собеседника, заставить его принять  ваше предложение. При этом переговоры должны проходить в вежливо-предупредительном  тоне, все нетактичные и грубые методы должны быть исключены. Следует  отметить, что и слишком серьезная  манера переговоров не сопутствует  успеху.

Ни при каких обстоятельствах  не стоит стремиться к достижению односторонних выгод. Заметив возможность  подобного исхода, рекомендуется  даже сказать об этом партнеру. Тот, кто ищет для себя слишком большую  выгоду, рискует попасть в разряд малоинтересных партнеров для последующих  переговоров. Кроме того, даже самые  искусно подготовленные деловые  предложения не могут уменьшить  значения психологических факторов на переговорах [1].

 

 

 

 

 

1. Особенности психологического климата во время деловых переговоров.

Переговоры являются основным способом принятия решения. Существует множество различных и даже противоречивых теорий переговоров.

Успех в переговорах определяется следующими факторами:

1) стратегией переговоров  - основной упор делается на  общие цели и нормы деятельности; внешнее окружение; этичность;

2) максимальным проявлением  личных качеств и навыков - доверчивость, восприимчивость, неуступчивость, напористость, хладнокровие, лидерство,  контактность, внушительность, умение  убеждать, логически обосновывать, организовывать и др.

Лица, успешно ведущие  переговоры, должны прежде всего обладать следующими качествами:

1) способностью спланировать  переговоры и провести подготовку  к ним;

2) способностью четко  мыслить в стрессовых ситуациях;

3) способностью внимательно  слушать, ясно и убедительно  излагать мысли;

4) достоинством и порядочностью;

5) целеустремленностью и  оптимизмом, опытом ведения переговоров  и восприимчивостью.

Профессиональный предприниматель  обязан быть дипломатом, т.е. иметь в  своем арсенале приемы, позволяющие  найти путь к сердцу партнеров, снять  их сопротивление, нейтрализовать их нечестные  действия. Перед началом переговоров  важно для их успешного исхода создать благоприятный психологический  климат.

На переговоры целесообразно  отводить около полутора часов, потому что люди могут, относительно не напрягаясь, сосредоточенно обсуждать вопросы  в течение 90 минут. Если предполагается, что обсуждение темы займет больше времени, нужно запланировать перерыв. К тому же четкие временные рамки  помогают  избежать поспешных выводов и высказываний.

Различаются два вида переговоров: импровизированные переговоры и  переговоры, к которым готовятся  заранее. С импровизированными мы сталкиваемся ежедневно в ситуациях, когда  к нам подходят люди  с какой-то просьбой или обращаются по телефону. В этих случаях надо соглашаться на разговор, если вы видите его нужность и полезность, или переносить его на другое время.

Если переговоры проходят в служебных помещениях партнера, то нужно явиться на место их проведения своевременно и не быть утомленным. Нейтральное место, выбранное для  ведения переговоров, не дает преимущества партнеру.

Перед переговорами необходимо собрать сведения о партнере, которые  помогут добиться успеха (его интеллектуальный уровень, социальный статус, какой цели добивается, чего будет избегать во время переговоров, почему  может отклонить мое предложение).

Памятка по установлению контакта:

1. Установить визуальный контакт (посмотреть на лицо, в глаза собеседнику).
2. Установить контакт на одном горизонтальном уровне (стоя или сидя).
3. Установить вербальный контакт.
4. Добиться ощущения понимания (получить три утвердительных ответа)
5. Сформулировать и высказать «три истины» (истинные высказывания о себе и о партнере по общению).

В процессе переговоров партнеры хотят:

• добиться взаимной договоренности по вопросу, в котором сталкиваются интересы;
• достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов, не разрушая при этом сложившиеся отношения.

Для этого необходимо:

• решить проблему;
• наладить межличностное взаимодействие;
• управлять эмоциями.

Когда партнер не прав, можно  дать ему понять это взглядом, жестом или интонацией. Однако если сказать  прямо, то можно нанести удар по его  самолюбию и чувству собственного достоинства. Это вызовет у партнера желание защититься, доказать обратное, но отнюдь не изменить свою точку зрения.

Правила для создания благоприятной  психологической атмосферы:

1. Следить за громкостью и силой голоса. Если разговаривать громко, то может сложиться впечатление, что вы навязываете свое мнение, если тихо, то собеседники начнут переспрашивать. Начнете говорить торопливо – сложится впечатление, что вы хотите быстро уговорить собеседника, медленно – тяните время.
2. Иметь в фирме ключевую фигуру, квалифицированного в решаемой проблеме человека, от которого зависит решение.
3. Партнер должен видеть перед собой представителей фирмы, в которой царит взаимопонимание и уважение.  Увы, этим правилом часто пренебрегают наши соотечественники.

Какие ошибки часто встречаются  у тех, кто слушает:

• удаление от основного предмета разговора (теряется нить разговора);
• заострение внимания на «голых» фактах (запоминаются не более 5 фактов, информация остальных перемешивается);
• «уязвимые места» – для многих людей это критические слова, они давят на психику человека, выводя его из равновесия (в такие моменты люди уже не следят за тем, что говорят другие люди).

Важно правильно создать  первое впечатление. Это достаточно сложный процесс, который складывается из нескольких компонентов. В новом человеке последовательно воспринимаются: физический облик, осанка, оформление внешности (в том числе и стиль одежды), экспрессивность, переживаемые эмоциональные состояния, особенности поведения и действий, манера общения, предполагаемые (прогнозируемые, угадываемые) качества личности.

Психологически правильно  начать переговоры со взаимовыгодных для обеих сторон вопросов, обсудить наиболее простые и уже затем приступить к сложным. Тактически грамотное и психологически выдержанное поведение партнера служит гарантией успеха на переговорах. Одним из условий успешных переговоров является четкая конкретная речь участников, уверенный тон (когда вы выставляете свои требования). Такой подход заставит собеседника искать пути выполнения ваших требований и в то же время создаст у него ощущение, что предложенный им подход принят. Старайтесь все время подчеркивать то, что вы оба стремитесь к одной цели и разница между вами состоит только в методах, а не в сути.

Шесть основных правил, способствующих успеху переговоров и поддержанию  благоприятного климата в процессе их проведения, которые должны неукоснительно соблюдать обе стороны:

1. Рациональность (необходимо вести себя рационально, даже если другая сторона проявляет эмоции).
2. Понимание (постарайтесь понять партнера, невнимание к точке зрения другого человека ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений).
3. Общение (если даже противоположная сторона вас не слушает, то все равно постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения).
4. Достоверность (не давайте ложной информации, даже если так поступает противоположная сторона. Это ослабляет силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие).
5. Необходимо избегать поучительного тона (не старайтесь поучать партнера, будьте открыты для его аргументов и постарайтесь, в свою очередь, убедить его).
6. Принятие (постарайтесь принять точку зрения другой стороны и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера) [4]

Успех в любой области  жизни - деловой, общественной или личной сегодня все больше зависит от умения вести переговоры и добиваться конструктивных решений.

При ведении деловых  переговоров обычно принято соблюдать  и использовать следующие разного  рода условия, формальности, правила  и приемы: паритетность (число участников с каждой стороны должно быть по возможности равным); вести беседу должен, как правило, один человек (вовсе  необязательно генеральный директор, а другое лицо, наделенное полномочиями): не следует шептаться на переговорах  ни на каком языке; не следует обмениваться записками или произносить условленные фразы; партнеров по переговорам следует сажать лицом к свету, самим усаживаться так, чтобы свет был за спиной. Это позволит следить за выражением лица, что представляется очень важным (достаточно упомянуть о неоднократных случаях присутствия физиономистов на переговорах, проводившихся японскими фирмами); обстановка на переговорах должна быть непринужденной и деловой одновременно. Необходимо проявлять одинаковую степень заинтересованности в любых вопросах, даже второстепенных и малозначительных. Необходим постепенный переход; где-то в середине беседы малозаметно перейти к главному вопросу встречи (недопустимо с ходу "вдалбливать" вопросы); необходимо представлять своих людей и (что очень важно) в определенных случаях спросить прямо (почти в упор) о полномочиях того или иного представителя. Обычно у зарубежных фирм существует строгая иерархия в части компетентности, полномочий и информированности того или иного представителя (в соответствии с уставом фирмы); если на переговорах присутствует глава фирмы или президент компании либо один из ее директоров, то в силу их информированности и компетентности можно попытаться получить информацию о других фирмах или даже вовсе по другим отраслям; по вопросу о визитных карточках.[3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Мастерство вести переговоры, как и всякое другое мастерство, приходит с опытом, практикой, умением  учиться на ошибках - чужих и собственных, с желанием работать.

Но, как известно, опыт бывает не только положительным, но и отрицательным. Такой опыт наверное скорее мешает, чем помогает. Нельзя руководствоваться только тем, что можно отвергать, что нельзя. Умение использовать во благо все, в том числе и то, что опасно и рискованно, - величайшая наука, которую постиг человек.

Если сотрудник не знает  сути вопроса в диалоге с компаньоном, заказчиком, подрядчиком, конкурентом  и т.д., переговоры могут просто быть под угрозой срыва, либо из-за одного-двух человек можно будет делать вывод  о самой организации, что крайне нежелательно. Во-вторых, необходимо иметь  представление о будущих собеседниках, в каком ключе вести переговоры.

Большое внимание должно уделяться подготовке переговоров, неоднократно обдумать детали до мелочей. Если переговоры ведутся экспромтом, может сложиться самая непредсказуемая ситуация и в этом случае надо быть предельно внимательным и корректным в отношении собеседника [2]

 

Список литературы.

1) Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2000.

2) Шипунов В.Г., Основы управленческой деятельности/ Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. - М., Высшая школа, 2000.

3)  Джирард Д., Как заключить любую сделку/ Джирард Д., Шук Р.Л. - М.: «Попурри», 2004.

4) Дуглас С. Психологические особенности деловых переговоров / Дуглас С. // Технология дела.-  2012. - №6 С. 15-18