Деловая беседа

               План. 

 

1. Введение

2. Подготовка к  деловой беседе

3. Начало беседы

4. Постановка проблемы  и передача информации

5. Обоснование  выдвигаемых положений - аргументация

6. Завершение беседы

7. Заключение 

Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              Введение

 

 

  Деловая встреча и деловые переговоры, в общем, имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

В современной, более  узкой трактовке под деловой  беседой понимают речевое общение  между собеседниками, которые имеют  необходимые полномочия от своих  организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых  проблем или выработке конструктивного  подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем  обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом  отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом  появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В  то же время опыта предпринимательской  деятельности и прежде всего умение вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно  снижает их деловую активность. Поэтому  имеет смысл рассмотреть деловую  беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального поведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых  лишены собрания, обмен письменной информации, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень  ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретное предложение.

 

 

 

                   Структура деловой беседы:

 

1. Подготовка к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы: вступление в контакт.
4. Постановка проблемы и передача информации.
5. Аргументирование.
6. Опровержение доводов собеседника.
7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников.
8. Принятие решения.
9. Фиксация договоренности.
10. Выход из контакта.
11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

 

 Рассмотрим  каждый из этапов.

 

      Подготовка к деловой беседе.

 

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет  полезно указать на следующий  вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его  обработка; анализ собранного материала  и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый  результат. Для лиц, не работающих в  фирме. Наиболее удобным местом будет  служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно  встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед  и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог  полностью переключиться на деловой  разговор.

Затем следует  выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о  встрече. В этом случае инициатива будет  в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже  назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие  перед вами цели, а затем разработать  стратегию их достижения и тактику  ведения беседы.

Такой план – это  четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рассуждая  примерно так: «Ну как можно планировать  деловую беседу, если один новый  факт, внезапно всплывший во время  встречи, может все изменить самым  кардинальным образом и разрушить  все предварительное планирование?».

Но ведь целью  планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние  неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств  на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний  собеседника. Кроме того, приобретается  навык быстрой и гибкой реакции  при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование  деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить  «узкие» места в беседе, согласовать  время ее проведения.

Сбор материала  для деловой беседы – очень  трудоемкий процесс, требующих значительных затрат времени. Но это один из важнейших  этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.д.). При  этом целесообразно сразу же дополнять  собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних  этапах подготовки к беседе. Объем  собранных материалов во многом зависит  от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные  и тщательно отобранные фактические  данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая, пустую породу.

Систематизация  позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она  облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить  в течение всего процесса обработки  материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь  фактов, сделать выводы, подобрать  необходимую аргументацию, т.е. сделать  первую попытку скомбинировать и  увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить  материал текстом, состоящим их отдельных  понятий и слов, связав которые  вы получите смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками.

Весьма полезно  перед беседой попытаться составить  портрет партнера, определить его  сильные  и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, хобби и т.п.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение  предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.

Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой  и доработкой.

 

    Начало беседы.

 

Начало беседы – очень важный этап, и поэтому  им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие:

- установление  контакта с собеседником;

- создание рабочей  атмосферы;

- привлечение  внимания к предстоящему деловому  разговору.

 

Любая деловая  беседа начинается со вступительной  части, на которую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между  собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять  на себя старший. Если между гостями  и хозяевами – представитель  принимающей стороны. В последнем  случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, например, выпить  прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники  обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет  зависеть отношение собеседника  к вам и к самой беседе (т.е. создание рабочей атмосферы). По первым фразам складывается впечатление о  человеке, а как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. Но это должна быть не казенная улыбка, а искренняя, свидетельствующая  о том, что вы испытываете неподдельную радость от общения со своим собеседником. Тогда вам будет намного легче  установить контакт с деловым  партнером и уладить все недоразумения, возникающие во время деловой  беседы.

В начале беседы следует  избегать извинений, проявления признаков  неуверенности. Нужно исключить  любые проявления неуважения, пренебрежения  к собеседнику. Не следует первыми  вопросами вынуждать собеседника  подыскивать контраргументы и . занимать оборонительную позицию, хотя это вполне логичная и совершенно нормальная реакция. Однако с точки зрения психологии это явный промах¹.

Весьма полезно  в начале беседы точно и с правильным ударением назвать полное имя  собеседника, обязательно запомнить  его и в дальнейшем как можно  чаще обращаться к собеседнику по имени. Это всегда производит хорошее  впечатление. Запомнив имя партнера и непринужденно его употребляя, вы делаете человеку тонкий и весьма эффективный комплимент.

Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

Существенное  значение имеет и ритм беседы. Нужно  попытаться повышать ее интенсивность  по мере приближения к концу. При  этом следует уделить внимание ключевым вопросам. Существует три приема начала беседы.

Прием СНЯТИЯ НАПРЯЖЕННОСТИ  способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки и  смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряженность.

Прием «ЗАЦЕПКИ»  позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием  беседы, и использовать эту «зацепку»  как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно  с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или  необычный вопрос.

Прием ПРЯМОГО  ПОДХОДА означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит так: вы вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к  теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненным.

 

 

 

   Постановка проблемы и передача информации.

 

 

         Следующий основной этап деловой беседы – информирование присутствующих, т.е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной (использование общеизвестных ассоциаций и параллелей, а также наглядных пособий).

`При этом всегда, когда это возможно, следует сообщать присутствующим источники вашей информации и указывать на их надежность.

Особое внимание нужно уделять краткости изложения. Необходимо не забывать о временных  рамках беседы. Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит  в том, чтобы рассказать все»¹.

Постоянно следует  помнить о направленности беседы, т.е. держать в голове ее основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседники забрасывают  докладчика вопросами.

В процессе информирования не стоит прерывать собеседника  без крайней необходимости, но и  не нужно бояться пауз в разговоре  – возможно, он просто собирается с  мыслями, чтобы сказать что-то важное. Но если пауза затягивается, необходимо приободрить собеседника косвенным  вопросом, на который односложно ответить нельзя, и вольно или невольно приходиться  пускаться в пространные рассуждения. И здесь нужно уметь выбирать подходящие моменты для замечаний  и делать их обоснованно, в тактичной  форме, помня о необходимости  самокритики.