Сортировка, поиск и фильтрация данных

 7 Сортировка, поиск и фильтрация данных

 

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребовать  расположить в алфавитном порядке фамилии в списке или составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

Данные, которые хранятся в таблицах - базы данных, могут быть эффективно использованы только при  условии если существуют простые  и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать  огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. Программа Access  является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.

Сортировка данных в  таблице, это операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или  на бумаге) отображается таблица, гораздо  легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены.  В разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов:  Сортировка по возрастанию  (Sort Ascending) или  Сортировка по убыванию  (Sort Descending).

Таким образом можно  упорядочить записи по любому столбцу  таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.

Числа, находящиеся в  текстовых полях, сортируются как  строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать  их в числовом порядке, все текстовые  строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.

При сохранении таблицы  сохраняется и порядок ее сортировки.

В режиме Таблицы предусмотрены  возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице. Чтобы найти необходимые данные, нужно: открыть таблицу в режиме Таблицы. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец  и нажать кнопку Найти  (Find) на панели инструментов  Режим таблицы  (Table Datasheet) , и открыть вкладку  Поиск  (Find) или выполнить команду меню  Правка, Найти  (Edit, Find). Ввести значение, которое требуется найти, в поле  Образец  (Find What). Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:

значение в поле со списком  Поиск в  (Look In), определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца;

значение в поле со списком  Совпадение  (Match) определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля — с любой частью поля  (Any Part of Field), поля целиком (Whole Field),  с начала поля  (Start of Field), поле со списком Просмотр  (Search), в котором можно задать направление поиска:  Все  (Аll),  Вверх  (Up),  Вниз  (Down).

Флажок  с учетом регистра  (Match Case) позволяет при поиске учитывать  начертание букв — прописные или  строчные. Флажок  с учетом формата  полей  (Search Fields As Formatted) позволяет  выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

Чтобы найти первое вхождение  указанного образца, нажмите кнопку  Найти следующий  (Find Next).

Для поиска следующих  вхождений этого значения нажимайте  кнопку  Найти далее  (Find Next) до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение. Для доступа к окну  Поиск и замена  (Find and Replace) можно использовать также команду меню  Правка, Найти  (Edit, Find).

Чтобы выполнить поиск  по всем столбцам таблицы, нужно из

списка  Поиск в  (Look In) выбрать значение  Имя таблицы: таблица.

Чтобы выполнить не только поиск, но и изменение данных в  найденном поле, необходимо в том  же диалоговом окне  Поиск и замена  (Find and Replace) раскрыть вкладку Замена (Replace)  и в поле  Заменить на  (Replace With) указать значение, на которое нужно заменить искомое значение. После этого нажмите кнопку  Заменить  (Replace) или Заменить все (Replace All).

Все остальные поля имеют  тот же смысл, что и на вкладке  Поиск  (Find). Для замены одного значения необходимо нажать кнопку  Заменить  (Replace). Чтобы заменить все вхождения, нажмите кнопку  Заменить все  (Replace All).

Фильтрация данных в Microsoft Access предусмотрено четыре способа  отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный  фильтр, поле  Фильтр для  (Filter For) и расширенный фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле  Фильтр для  (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле  Фильтр для  (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые  были отобраны в процессе фильтрации, называется  результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному  фрагменту, необходимо:

В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое  должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра. Выделить это значение и  нажать кнопку  Фильтр по выделенному  (Filter by Selection) на панели инструментов  Режим таблицы  (Table Datasheet), но есть замечание: фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать  значение, нажать правую кнопку мыши и  выполнить команду  Исключить  выделенное  (Filter Excluding Selection).

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку  Удалить фильтр  (Remove Filter) на панели инструментов  Режим таблицы  (Table Datasheet) или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний  применяемый фильтр, поэтому если  теперь нажать на кнопку  Применение фильтра  (Apply Filter) на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки  Применение фильтра  (Apply Filter) и  Удалить фильтр  (Remove Filter) являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись  которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

              Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню  Фильтр по выделенному  (Filter by Selection) или выбрать из меню  Записи  (Records) команду  Фильтр, Фильтр по выделенному  (Filter, Filter by Selection).

         Похожей возможностью фильтрации  записей обладает поле  Фильтр  для  (Filter For). Его можно использовать  в том случае, когда не удается  быстро найти образец отбора  в столбце таблицы.

     Чтобы применить  фильтр и закрыть контекстное  меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле  Фильтр для  (Filter For) новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки, но есть и замечание: в поле  Фильтр для (Filter For) можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

         Чтобы применить обычный фильтр, необходимо: открыть таблицу в  режиме Таблицы (например, откройте  таблицу "Заказы" (Orders)). Нажать кнопку  Изменить фильтр  (Filter by Form) на панели инструментов  Режим таблицы  (Table Datasheet). Появится форма  фильтр  (Filter by form) — специальное окно для изменения фильтра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы.

 Выберите, например, значение  Ernst Handel  из списка в поле  Клиент  (Customer) и дату 1.01.98 в поле  Дата размещения.  Добавьте значок > перед датой. При этих условиях Access будет отбирать все заказы для Ernst Handel, размещенные после 1 января 1998 года.

Щелкните мышью по ярлычку Или и раскройте вторую вкладку. Выберите из списка в поле  Клиент  (Customer) значение.  Alfreds Futterkiste,  а в поле  Дата размещения  снова  введите значение > 1.01.98. Теперь будут отбираться заказы двух клиентов: Ernst Handel и Alfreds Futterkiste, размещенные после 1 января 1998 года. Нажмите кнопку  Применение фильтра  (Apply Filter) на панели инструментов, но есть и замечание: при вводе условий отбора в поля формы можно использовать любые выражения, которые возможны в Access . Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы  фильтр  (Filter by Form), можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме  фильтр  (Filter by Form) нажать кнопку  Сохранить как запрос  (Save As Query) на панели инструментов. Затем в диалоговом окне  Сохранение в виде запроса  (Save As Query) ввести имя запроса и нажать кнопку  ОК.  Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр  (Filter by Form) нажать кнопку  Загрузить из запроса (Load from Query) на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле. Чтобы экспортировать данные, необходимо: выбрать в меню  Файл  (File) команду  Экспорт  (Export). В окне  Экспорт объекта: Таблица <имя таблицы> в  (Export Table <имя таблицы> to) выбрать папку для экспорта файла. В поле  Имя файла  (File Name) ввести имя файла, в который осуществляется экспорт. В поле  Тип файла  (Save as Type) выбрать тип файла, в который осуществляется экспорт. Нажать кнопку  Сохранить все  (Export All).

        В отличие от обычного экспорта  данных, рассылка позволяет сразу  отправить результаты выборки  по электронной почте разным  адресатам для дальнейшего ознакомления  с материалами, их анализа и  т. п. Чтобы отослать результаты  выборки, необходимо: выбрать в меню  Файл  (File) команду Отправить (Send To). Из раскрывающегося меню выбрать пункт Почтовый клиент  (Mail Recipient (as Attachment)). В окне  Послать (Send) выбрать тип файла. Нажать кнопку ОК и далее выполнить стандартную процедуру для отправки почтового сообщения в своем почтовом клиенте.

          Итак мы  подробно рассмотрели   основные этапы работы с таблицами:  создании, редактировании данных  и внешнего вида, печати, сортировке  и фильтрации таблиц. При создании  таблиц с помощью Конструктора мы рассмотрели особенности работы с полями числового типа, даты и времени, описали основные операции (вставка, перемещение, удаление) с полями таблицы при разработке. Кроме того, мы научились определять ключевые поля таблиц и использовать индексы, а также работать со схемой данных и узнали способ отображения подчиненных таблиц. Особое внимание уделили работе с записями таблицы, контролю и проверке введенных значений, а также простейшей обработке информации в таблице с помощью операций фильтрации и сортировки. В дальнейшем изложении мы будем опираться на эти базовые знания и навыки. Из всех типов фильтрации мы не рассмотрели здесь только понятие расширенного фильтра.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1 http://support.microsoft.com/kb/304250.

2 http://www.coolreferat.com/Access.

3 http://vit-prog.narod.ru/page/rubd/t3.4.html