Программа MS Excel

     Кроме этого,  программа  Excel  позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. 

Ввод  формул. 

     Программа Excel интерпретирует вводимые данные  либо  как текст  (выравнивается  по  левому  краю),  либо  как  числовое значение (выравнивается по правому краю).  Для  ввода формулы необходимо  ввести алгебраическое выражение,  которому должен предшествовать знак равенства (=).

     Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится  число 100, а в ячейке В1 - число 20.  Чтобы  разделить  первое  число  на второе и результат поместить в ячейку С1,  в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул   можно   существенно   упростить,  используя маленький трюк.  После  ввода знака  равенства  следует  просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке. 
 
 
 
 

-12- 

Сложные формулы. 

     Применение  сложных формул продемонстрируем на примере. 

 

Рис.1. 

     В столбце  B приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное на выполнение работы,  в столбце C  -  стоимость одного  часа  работы,  а  в  столбце  D - промежуточная сумма, которую надо заплатить за  эту  работу.  В  ячейке  D8  нужно вычислить  общую  стоимость  всех  работ.  Для этого туда надо записать следующую  формулу:  =D2+D3+D4.  Полученную  сумму      умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке D9: =D8*0,15.

     Для вычисления    конечной   суммы,   подлежащей   оплате (например,  в ячейке Е19) надо сначала  сложить  промежуточные суммы,  а  затем  результат  умножить на 0,15.  Формула должна иметь вид:  =(D2+D3+D4)*0,15.  Конечно,  можно  было  бы  и просто просуммировать содержимое ячеек D8 и D9. Для сложения чисел можно также  использовать  функцию  суммы  SUM(),  тогда   формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(D3:D8)*0,15. 

Редактирование  формул. 

         Чтобы начать   редактировать   содержимое  ячейки,  нужно сначала   промаркировать  эту   ячейку.   На   следующем   шаге необходимо  включить режим редактирования,  нажав клавишу [F2] или выполнив  двойной щелчок мышью.  В режиме редактирования  в верхней  части  экрана  (под  строкой  пиктографического меню) активизируется наборная строка,  в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления. 
 
 
 
 

-13-

Информационные  связи. 

     В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,  расположенную в  другой  таблице.  После  установления  ссылки значения,   находящиеся   в   ячейках,   будут   автоматически обновляться.

     Для обращения к значению ячейки,  расположенной на другом рабочем  листе,  нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо  ввести  формулу:  =Sheet2!B3. Если   в  названии  листа  есть  пробелы,  то  оно  (название)       заключается  в  кавычки.  Адреса  ячеек  должны  быть  указаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить,  если скопировать значение исходной ячейки в  буфер (с   помощью  комбинации  клавиш  [Ctrl-C])  и  промаркировать ячейку,  в которой должен  появиться  результат.  Затем  нужно выполнить  директиву Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link. 

     Групповые имена. 

     Предположим, что необходимо вычислить сумму  целой  группы ячеек.  Вместо  того,  чтобы  перечислять  в формуле отдельные ячейки,  промаркируйте  всю  группу  и  присвойте  ей  имя.  В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

     Для присвоения имени маркированной  группе  ячеек  в  меню Insert  нужно открыть подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы.  Имя группы должно начинаться с буквы и содержать   не   более   255   символов.   Не   допускается использование пробелов.  Имя группы  не  должно  совпадать с       адресами ячеек (А1 и  т.п.).  В  этом  окне  приводится  также список  уже присвоенных групповых имен,  относящихся к данному блокноту.

     Если  в Вашей таблице есть заголовки  строк и столбцов,  то их также  можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы),  включая первые ячейки,  где расположены  имена,  и  вызвать  директиву Create  из  меню  Insert  Name.  В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен  (в  первой  или  последней ячейке  строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

     Если  теперь вызвать диалоговое окно Define Name,  то в списке имен  можно увидеть,  что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

     В нижнем  поле  Refers  to  диалогового окна Define Name даются табличные адреса именуемой  группы.  Теперь  при  вводе формулы  вместо  перечисления  адресов  ячеек,  образующих эту группу, можно указать ее имя.

     Полный  список  всех  групповых  имен  расположен слева от наборной строки.  Во время ввода формулы  можно  открыть  этот список,   щелкнув   по   стрелке   списка,  и  выбрать  в  нем интересующее  Вас  имя.  Выбранное  имя  группы  будет   сразу вставлено  в  формулу,  независимо от местонахождения активной ячейки.

     Например, если  столбцу  Е  (см.  рис.  1)  присвоено имя  "Сумма" и нужно вычислить сумму ячеек  Е11,  Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым  следует имя функции суммы  с одной круглой скобкой: =Sum(. 
 

     -14-

     Затем нужно  открыть  список  групповых  имен  и щелкнуть мышью по имени "Сумма".  Программа Excel  вставит  это  имя  в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы. 

1.5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ  ДИАГРАММ 

     В качестве основы для создания диаграммы  используется таблица. Четкая прямоугольная  структура таблицы позволяет  построить диаграмму на основе прямоугольной  системы координат. Элементы данных (отдельные числа), наносимые на диаграмму, объединяются в ряд данных. Ряд данных можно рассматривать как группу последовательных ячеек, расположенных в строке или в столбце таблицы. Для отдельного ряда данных адреса ячеек задают значения по одной оси, а их содержимое – по другой.

На одной  диаграмме может отображаться несколько рядов данных. В этом случае размещение  нескольких диаграмм на одном рисунке или создание трехмерной диаграммы.  

Построение  диаграмм. 

     Типичная  последовательность форматирования диаграмм такова.

1. Выбор типа диаграммы. Табличные процессоры предоставляют более десяти основных схем оформления диаграммы. Каждый их них далее подразделяется на под - варианты с мелкими отличиями. 

2. Выбор данных. В зависимости от типа диаграмма может содержать один или несколько рядов данных. Ряды данных образуют таблицу, содержащуюся в документе, на основе которого строится  диаграмма. При использовании табличного процессора данные, отображаемые на диаграмме, обычно образуют на рабочем листе прямоугольный диапазон. 

3. Оформление диаграммы. Оформление диаграммы состоит в задании формата основных элементов. Набор доступных элементов зависит от типа диаграммы. Некоторые из элементов (например, заголовок диаграммы) не являются обязательными и могут быть удалены. Некоторые программы позволяют отображать в пределах диаграммы таблицу данных, использованных для ее построения. 

4. Выбор места размещения  диаграммы. Место размещения диаграммы важно только использовании табличного процессора. Для наглядности доступа к данным  диаграмму обычно размещают на отдельном рабочем листе. ЕЕ можно внедрить и в лист, содержащий данные. 

     Чтобы внести изменения в готовую диаграмму, можно выбрать (обычно щелчком мыши) любой элемент диаграммы и  прямо на месте изменить его размер, положение или формат. Возможны и  такие операции, как добавление или удаление целого ряда данных. В случае значительных изменений диаграмму удобнее сформировать заново. 
 

     -15-

     К диаграмме также применимы стандартные  операции, допустимые для внедренных объектов, например перемещение или  масштабирование. Удаляют диаграмму

тоже  вставной объект. В табличном процессоре можно также целиком удалить  рабочий лист, на котором она располагается. 

Основные  элементы диаграммы.

     Диаграмма – это композиционный объект, состоящий  из следующих основных элементов:

• заголовок диаграммы;
• оси координат и подписи к ним;
• область рисования диаграммы с линиями сетки;
• элементы данных, нанесенные на диаграмму;
• подписи, соответствующие элементам данных;
• легенда, поясняющая систему принятых условных обозначений.

     Диаграмму используется не как самостоятельный документ, а как вставной объект в документах разных типов. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена. При обновлении этих данных диаграмма немедленно изменяет свой вид.  

Типы  диаграмм.

     Существует  несколько типов диаграмм. Они отличаются внешним видом, назначением и количеством допустимых рядов данных. 

Круговые  диаграммы используют в тех случаях, когда значения ряда данных описывают  распределение некоторой величины по категориям или вносят вклад в единое целое. Каждое значение ряда данных отображается в виде сектора. Угловой размер сектора определяет относительную величину значения. В разрезных круговых диаграммах один или несколько секторов для наглядности вырезаны и отодвинуты от центра.  

Линейчатые и столбчатые диаграммы (их также называют гистограммами) отображают распределение данных по категориям. Такая форма удобна для сравнения значений. На одной диаграмме можно отображаться несколько рядов данных. Гистограмма с накоплением отображает несколько рядов данных так, чтобы была возможность сравнивать суммы значений. 

Графики чаще всего отображают зависимость значения функции от ее аргумента. В качестве аргумента можно использовать время, расстояние или иную переменную. Один график может содержать несколько рядов данных, которые соответствуют значениям разных функций одного и того же аргумента.