Особенности таблиц в БД в Access

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      10. Отчеты

     Отчет – это форматированное представление  данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

     При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

     Способы создания отчета

     В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки

     Мастер  позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

• Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:
• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.
• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

 
 

     Изменение масштаба отображения  отчета

     Для изменения масштаба отображения  пользуются указателем — лупой. Чтобы  увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

     Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться  к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления  отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания  страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

     Печать  отчета

     Для печати отчета необходимо выполнить  следующее:

• В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
• В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
• Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
• Щелкнуть на кнопке ОК.

     Прежде  чем печатать отчет, целесообразно  просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный  просмотр.

     Если  при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

     При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

     Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

• изменить значение ширины отчета;
• уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     11. Структура отчета

     Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

     Раздел  заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

     Раздел  области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

     Раздел  примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

     Для добавления областей заголовка и  примечания отчета выберите команду  Вид, Заголовок/примечание отчета. Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчета будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголовок/примечание отчета позволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.

     Замечание

     При удалении областей заголовка  или примечания отчета, содержащих текст  либо другие элементы управления, Access выводит  диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

     При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы. Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы.

     Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов. 
 

     12. Макросы

     Макрос  — это средство для автоматизации  задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие  кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

     В приложении Access макросы можно рассматривать  как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для  выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

     Предположим, требуется запустить отчет непосредственно  из формы ввода данных. Можно добавить в форму кнопку и затем создать макрос, который будет запускать отчет. Макрос может быть изолированным (отдельный объект в базе данных), который затем связывается с событием OnClick для кнопки, или же он может быть внедрен непосредственно в событие кнопки OnClick — это новая возможность в Office Access 2007. В любом случае, при нажатии кнопки выполняется макрос, который запускает отчет.

     Макрос  создается с помощью построителя  макросов.

     Чтобы отобразить построитель макросов:

• На вкладке Создание в группе Другие щелкните Макрос. Если эта команда недоступна, щелкните стрелку либо под кнопкой Модуль, либо под кнопкой Модуль класса, а затем щелкните Макрос.

     Конструирование макроса

     Создание  макросов осуществляется в диалоговом режиме и сводится к записи в окне макроса последовательности макрокоманд, для которых задаются параметры. Каждому макросу присваивается имя. При выполнении макроса макрокоманды выполняются последовательно в порядке их расположения. При этом используются объекты или данные, указанные в аргументах макрокоманд. Имеется возможность определить условия выполнения макрокоманды.

     Выполнение  макросов инициируется простой операцией  и может сводиться к его  открытию, как это делается и для  других объектов базы данных. Помимо этого, Access предоставляет возможность автоматически инициировать выполнение макроса при наступлении некоторого события. Для связи макроса с событием достаточно в бланке свойств объекта или его элемента управления внести в строку этого события имя макроса. События, с которыми можно связать макрос, определяются в свойствах форм и отчетов и их элементах управления. Создание макроса начинается в окне базы данных, где надо выбрать закладку Макросы (Macros) и нажать кнопку Создать (New). После этого открывается окно макроса.

     Формирование  макрокоманд в окне макроса

     Макрокоманды, составляющие макрос, вводятся в столбец  Макрокоманда. Для ввода макрокоманды можно нажать кнопку раскрытия списка макрокоманд в этом столбце и  выбрать нужную. Можно ввести имя  макрокоманды с клавиатуры. В нижней части окна выводятся аргументы макрокоманды. Значения аргументов задаются путем выбора их из списка, открывающегося в строке аргумента. В поле справа от строк аргументов выводится сообщение с пояснениями для выбранного аргумента.

     В строки столбца Примечание вводят необязательный комментарий, описывающий результат выполнения макрокоманды. Каждая новая макрокоманда макроса добавляется в следующей строке бланка. Порядок размещения макрокоманд в бланке определяет последовательность их выполнения.

     После ввода всех макрокоманд в макрос его надо сохранить, воспользовавшись командой меню Файл/Сохранить или кнопкой панели инструментов макроса.

     Для выполнения макроса можно нажать кнопку панели инструментов Запуск. Если макрос уже закрыт, то для его  выполнения надо в окне базы данных выбрать макрос и нажать кнопку Запуск в этом окне. Таким образом, по инициативе пользователя задача может решаться многократно.

     Для просмотра и редактирования существующего  макроса надо выбрать его в  окне базы данных и нажать кнопку Конструктор. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   13. Вопросы

1. Что  такое БД?

2. Какие  виды БД существуют?

3. Какая  БД называется реляционной?

4. В  каких объектах хранятся данные  базы?

5. Особенности  таблиц БД.

   6. Какие типы полей и таблиц  вы знаете?

   7. В чем состоит особенность  поля типа МЕМО?

   8. Для чего предназначены запросы?

   9. Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных  из таблиц базы?

   10. В каком диалоговом окне создают  связь между полями БД?

   11. Объект Access.