Аналитические регистры налогового учета

Аналитические регистры налогового учета.

Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Они систематизируют и накапливают информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах.

 

Формы аналитических  регистров налогового учета разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике. При этом аналитические регистры в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за составление указанных регистров.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных  форм на бумажных носителях, в электронном  виде и (или) на любых машинных носителях. За правильностью отражения хозяйственных  операций в регистрах налогового учета следят те, кто их составил и подписал. Если в регистре налогового учета обнаружатся ошибки, исправлять их вправе только ответственное за это лицо. Причем исправление должно быть не только заверено подписью последнего (с указанием даты), но и письменно  обосновано.

Налоговый учет не содержит обязательного требования отражать хозяйственные операции путем  двойной записи, как это принято  в бухгалтерском учете. Аналитический  учет данных налогового учета в целом  должен быть так организован, чтобы  он раскрывал порядок формирования налоговой базы. На основании итогов отдельных регистров формируются  сводные регистры по доходам, расходам, суммам начисленной амортизации  и другим показателям.

Таким образом, из данных налогового учета должно быть ясно:

• как определяют доходы и расходы фирмы;
• как определяют долю расходов, учитываемых при налогообложении в отчетном периоде;
• какова сумма остатка расходов (убытков), подлежащих включению в расходы в следующих отчетных периодах;
• каков размер задолженности перед бюджетом.

 

• Министерство Российской Федерации по налогам и сборам в рекомендациях "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового Кодекса Российской Федерации. Регистры налогового учета" от 19 декабря 2001 г. установило методологические принципы ведения налогового учета и формирования показателей регистров налогового учета.
• Согласно этому документу предусмотрено ведение 51 регистра налогового учета с группировкой их по 5 разделам:
• I. Регистры промежуточных расчетов - 16 форм;
• II. Регистры состояния единицы налогового учета - 13 форм;
• III. Регистры учета хозяйственных операций - 7 форм;
• IV. Регистры формирования отчетных данных - 12 форм;
• V. Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями - 3 формы.
• Характерно, что сами регистры в указанных рекомендациях не приводятся, перечисляется лишь примерный объем информации для каждого регистра. Конкретная же разработка регистров должна производиться самими организациями.
• Налоговая база по каждому налогу рассчитывается на основании сведений накопленных в аналитических регистрах по результатам обработки первичных документов.

 

• Ведение регистров   
   
  Ведение регистров формирования отчетных данных обеспечивает информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой декларации.  
   
  Обобщающим признаком для всех вышеперечисленных регистров является формирование в них конечных данных налоговой отчетности. Одновременно в этих регистрах как результат расчетов выявляется и систематизируется и иная информация, переносимая в регистры учета состояния единицы налогового учета или регистры промежуточных расчетов.

  
Инструкцией № 25н определено, что в целях бюджетного учета учреждение обязано определять доходы и расходы методом начисления. В таком случае и в целях налогового учета целесообразно применять метод начисления, так как применение одного и того же метода признания доходов и расходов для бюджетного и налогового учета позволит избежать двойного учета, а также использовать в целях налогового учета регистры бухгалтерского учета.

• В соответствии с п. 8 ст. 254 НК РФ для определения размера материальных расходов при списании сырья и материалов, используемых при производстве (изготовлении) товаров (выполнении работ, оказании услуг), учреждение обязано утвердить в учетной политике для целей налогообложения один из следующих методов оценки указанного сырья и материалов: 
   
  - по стоимости единицы запасов; 
  - по средней стоимости; 
  - по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО); 
  - по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).
• Напомним, что Инструкцией № 25н предусмотрено два способа списания материальных запасов:  
   
  - по фактической стоимости каждой единицы;  
  - по средней фактической стоимости.
• Согласно п. 3 ст. 259 НК РФ в целях налогового учета налогоплательщики самостоятельно определяют метод начисления амортизации (линейный или нелинейный).

• Ответственность за несоставление регистров налогового учета.  
   
  В ст. 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. Налоговые регистры в данной норме не упоминаются. Таким образом, при отсутствии регистров налогового учета требования ст. 120 НК РФ не нарушаются.
• Ответственность по ст. 126 НК РФ наступает в том случае, если учреждение не представило в установленный срок документы и другие сведения, предусмотренные налоговым законодательством. Однако налоговые органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). А раз нет утвержденных форм налоговых регистров, то требовать их не следует. Ведь, чтобы запросить документы, инспекция должна знать их перечень и количество.   
  

• Значит, оштрафовать учреждение за неведение регистров налогового учета по ст. 126 НК РФ нельзя. В ст. 122 НК РФ установлена ответственность за неуплату или недоплату налога в результате занижения налоговой базы или других неправомерных действий. И даже если отсутствие налоговых регистров привело к недоимке по налогу, то штраф назначат именно за недоплату, а не за отсутствие налоговых регистров. Следует отметить, что налоговое законодательство не содержит санкций за отсутствие регистров налогового учета.  
   
  Компания может хранить документы бухгалтерского и налогового учета в электронном виде при условии, что все они заверены электронной цифровой подписью (письмо Минфина России от 24 июля 2008 года № 03-02-071-314). 

• Чем грозит отсутствие подписи? Специального штрафа за это нарушение нет. Есть штраф за отсутствие первичных документов и бухгалтерских регистров – 5 тыс. рублей (статья 120 НК РФ). Однако, в контрольном управлении ФНС России считают, что к этому нарушению нельзя приравнивать ситуацию, когда документ составлен, но не подписан. Кроме того, налоговиков в ходе проверки интересуют документы в бумажном виде, а не в электронном – соответственно с «живой» подписью.  
   
  Проблемы могут быть, только если в ходе проверки инспекция истребует документы, которые не подписаны. И то при условии, что нет возможности сразу же их распечатать и подписать. Например, если главный бухгалтер на больничном или вообще уволился. В результате инспектор может не зачесть расходы или отказать в вычете НДС.   
   
  Во избежание таких проблем на случай проверки любую первичку и регистры лучше хранить в бумажном виде и с подписями. Распечатывать документы целесообразно по окончании каждого квартала (налоговый период по НДС), а также перед увольнением главного бухгалтера или директора.