Задачи и технологии организационного менеджмента

 

Задачи и технологии современного организационного менеджмента 

Содержание

• Что такое «организация деятельности» сегодня?
• Каким компаниям это необходимо?
• «Организационный менеджмент» и сходные подходы к организации деятельности
• Системный подход в организационном менеджменте
• Основные задачи организационного проектирования
• Организационный менеджмент как профессия

 
 
 

  Что такое «организация деятельности» сегодня? 

«Бизнес- это 2000 хорошо налаженных деталей. Если вы наладите только 1900, то будете нести потери»

Ж. Мюлье, владелец сетей Aushan и Leroy 

Организационный аспект присутствует в любой бизнес-деятельности¹, на любых уровнях - от задач организации групп компаний (торговых сетей, различных холдингов и транснациональных корпораций) до организации работ бригады, выходящей в смену. Недаром в русском языке наблюдается синонимия «организации» как процесса «организовывания» и «организации», как результата этого процесса.

Любой менеджер в той или иной степени должен быть организатором, уметь организовать деятельность в своей области. Это одна из базовых функций управления, которую выделял еще Анри Файоль²  
 

 

Рис. 1. Управленческий цикл по А. Файолю 

Особенно важно овладение этой функцией для действующих и будущих руководителей высшего уровня, «мастеров бизнес-администрирования» (Master of Business Administration), которые, не являясь узкими специалистами в отдельных областях, должны уметь разговаривать с этими специалистами и организовывать их деятельность. Для этого им надо обладать не более 20% от знаний профессионалов в каждой области, но про то, как организовать деятельность им надо знать все, и на 100%. Именно здесь находится их «поле игры». Вопрос только как играть. Ведь организовывать работу можно по-разному.

Можно «как бригадир» - раздать задания подчиненным и контролировать их исполнение³. А можно, «как инженер»: выстроив оптимальную организационную систему и настроив показатели оценки деятельности (KPI⁴)  управлять «по приборам», т.е. также как управляют современными техническими системами - самолетом или электростанцией. Организация – это тоже система и ее устройство подчиняется аналогичным системным законам и правилам!

Рис. 2 Два  подхода к организации работы компании

В странах с недостаточно развитой культурой ведения бизнеса⁵ бригадирские методы зачастую переносят на всю компанию. В этом случае, организация – это поле постоянной управленческой борьбы⁶ и трудовых подвигов. В успехе своей деятельности компания полностью обязана способностям и героизму первых лиц, которые часто выполняют несколько ролей одновременно. В таких компаниях размыты грани между теми, кто управляет производственным процессом, и теми, кто производит продукцию – руководители все время в бою.  Они лично и постоянно контролируют процесс выполнения работ. Главный руководитель, по сути, исполняет роль «главного диспетчера», проталкивающего опаздывающие заказы. Почти ни один заказ не уходит вовремя, если не находится под личным контролем руководства, ни одно решение не обходится без его одобрения.

Возможно, таким руководителям, нравится своя незаменимость, то, что их время так дорого стоит, что они востребованы, что есть масса писем, на которые надо отвечать, и звонков, которые предстоит сделать. Все они опутаны паутиной текущих обязательств, и им трудно оторваться от текучки, чтобы осмыслить ситуацию и изменить устоявшуюся организацию дела. «Оперативки» становятся образом жизни, 24-х часов явно не хватает. Поэтому так популярны среди российских директоров курсы по «тайм-менеджменту⁷». Но личная эффективность (даже если или удастся освоить эти непростые методы) – это одно, а «эффективность организации» – совсем другая задача. Гораздо более сложная. И над ней необходимо много и профессионально работать.

Ведь  кроме личной перегрузки первых лиц, есть еще одно негативное последствие рассмотренной выше модели управления, при которой руководители проводят больше времени, работая внутри процессов, а не над их организацией. В результате такого подхода, когда они отсутствуют или (так тоже бывает) уходят из организации, она не в состоянии функционировать на том же уровне, как прежде. 

Поэтому, современный организационный менеджмент и идет по второму пути – пути точного выстраивания деятельности организации, опираясь на точные технологии, используемые для проектирования и оптимизации технических систем. Такие технологии организационного менеджмента получили название «бизнес-инжиниринг» (enterprise engineering)⁸. Цель бизнес-инжиниринга — решить задачу оптимизации компании или ее отдельных элементов системно и эффективно, причем применительно к конкретной ситуации, не претендуя на глобальные обобщения. Если инжиниринг – деятельность по созданию, обеспечению оптимального функционирования и развития технических систем, то бизнес-инжиниринг, опираясь на инженерные методы,  делает то же самое в отношении бизнес-систем.

Перечислим  особенности деятельности инженера / бизнес-инженера:

• Работа по чертежам (схемам, моделям)
• Работа с применением стандартов
• Проект, как основной способ реализации деятельности
• Поиск оптимальных решений и инновации

 

Рис. 3.  Инжиниринг и бизнес-инжиниринг 

Бизнес-инжиниринг повышает эффективность не отдельных людей, а эффективность компаний, которые определенным образом объединяют этих людей для достижения правильно поставленных целей. Данные технологии конструируют точную систему организации деятельности: от целей самого высокого уровня до задач каждого сотрудника. С помощью специальных программных инструментов строятся специальные компьютерные модели структур, процессов, компетенций, показателей и других элементов организационного устройства компании. Наличие точных  моделей позволяет принимать оптимальные организационные решения, поддерживать взаимосвязанные регламенты деятельности, настраивать нужным образом информационные системы, достигая тем самым необходимой организационной синергии. 

Именно  эта синергия и создает системный эффект, обеспечивает эффективность организации. Термин «эффективность» тоже нуждается в пояснении. В современном организационном менеджменте рассматривается эффективность трех видов (Таблица. 1):

• Операционная – отношение результатов деятельности к затратам операционных ресурсов
• Стратегическая – способность к достижению поставленных целей (соотношению целей и результатов) с оптимальными затратами инвестиционных ресурсов
• Корпоративная  - способность правильно ставить цели, исходя из ясного понимания своих ценностей и ключевых компетенций.

 

Таблица 1

 
 

Прозрачность  конструкции организации, достигаемая за счет моделирования ее архитектуры, позволяет увидеть ее сильные и слабые стороны, изменять ее устройство при появлении новых возможностей или угроз, позволяет достичь желаемой эффективности.

Поэтому логика ответа на вопрос: «зачем надо заниматься «организационным менеджментом» весьма проста:

• Эффективность является главной целью менеджмента⁹.
• Эффективность зависит исключительно от качества организации деятельности компании
• Требуемого качества организации сегодня можно достичь на основе новых управленческих и информационных  технологий.

 

Каким компаниям это  необходимо? 

Владение  современными технологиями организационного менеджмента необходимо не только крупным корпорациям. На каждом этапе «жизненного цикла» организации (Рис. 4) у компаний возникают свои особые потребности в их применении. 

Рис. 4.  S-образная кривая «жизненного цикла компании» 

На Рисунке 4 приведена S-образная кривая жизненного цикла компании, которая отражает характер роста объемных показателей бизнеса во времени – от фазы становления (1), через период бурного роста (2) к стабилизации  (3).

Для компаний малого бизнеса, которые хотят развиваться и далее (1) особенно важны такие задачи организационного менеджмента, как «формализация и регуляризация деятельности». Это необходимый этап постановки профессионального управления компанией после завершения начальной предпринимательской фазы. Внедрение бизнес-инжиринговых организационных технологий, позволяет пройти его исключительно быстро, не «изобретая велосипед», но и не теряя индивидуальность. В организации деятельности «готовые решения», как правило, не работают - нужен индивидуальный подход, «индпошив». Но, признанные стандарты и примеры лучшей практики, заложенные в базу знаний современных информационных систем для архитектурного бизнес-моделирования, позволяют максимально быстро сконструировать систему управления, соответствующую специфике конкретного бизнеса.

Какие же зримые эффекты получает компания от регуляризации бизнеса, постановки «регулярного менеджмента»¹⁰?

Прежде  всего – это повышение предсказуемости  и стабильности работы компании. Снижается  вариабельность, разбросы характеристик выполнения заказов (время поставок, количество брака на партию), что высоко ценит клиент. Такая стабилизация это следствие лучшей управляемости компании, выполнения правил и регламентов деятельности. Само документирование порядка действий, наличие точного описания правил ведения бизнеса позволяет их обсуждать и совершенствовать. Но, главное, высшее руководство компании после постановки «регулярного менеджмента» может отойти от постоянной «текучки» и заняться стратегией развития и роста бизнеса.

    Регулярный  менеджмент в осуществлении текущей деятельности не полагается исключительно на героизм руководителей. Руководители теперь  направляют свои усилия на то, чтобы спроектировать надежные процессы, зафиксировать лучшие практики, задокументировать процедуры, которые можно передать сотрудникам.  

Быстрорастущие  компании с большими планами на будущее (2) – это следующий класс компаний, также нуждающийся в новых организационных технологиях. Такие компании постоянно развивают свои продукты и продуктовый ряд, расширяют присутствие в регионах, выводят новые бизнес-направления -  в общем, находятся в постоянной динамике. Им также нужна регуляризация, закрепляющая состоявшиеся бизнесы и позволяющая тиражировать их в регионах. Регуляризация также обеспечивает надежную платформу для развития новых направлений, т.к. действующие бизнесы не требуют постоянного внимания первых лиц. При этом, за счет применения новых организационных технологий, повышается скорость вывода новых бизнесов, продуктов, растет способность компании к устойчивому росту¹¹.

Кроме того, моделирование и организация бизнес-процессов ориентированных на клиентов, позволяет обеспечить требуемые результаты по всей цепочке создания ценности, что существенно усиливает конкурентные позиции компании. Улучшение качества поставок приводит к возможности получать бОльшую цену», а также завоеванию дополнительной доли рынка, за счет удовлетворенности и лояльности клиентов.  

И, наконец, посмотрим, что дает постановка организационного менеджмента «крупным компаниям» (3), которые уже вышли на большие объемы продаж, создали мощные разветвленные структуры.

Для описания их «идеального состояния» хорошо подходит образ машины, стабильно генерирующей денежный поток. Именно для создания этой устойчивости крупного бизнеса и важны организационные технологии, которые  помогут точно настроить эту машину, заставить ее работать «как часы», позволят гарантированно достигать поставленных целей, выходить на заданные значения оценочных показателей. Чем крупнее компания, тем более важны способы и средства синхронизации работ большого количества людей. Это достигается взаимоувязанными регламентами деятельности, точной системой целеполагания и мотивации.

 Конечно, нельзя забывать, что главная цель бизнеса - это не выстраивание людей, а рост доходности и стоимости компании. Но и на эти показатели бизнеса положительно влияет применение новых организационных технологий. Оптимальная организация процессов позволяет резко снизить, так называемые, системные издержки – т.е. издержки на излишние запасы, транспортировку и перемещения, снизить брак и затраты на переделки, потери от простоев связанные с неисправностью оборудования¹². Но это рост операционной эффективности. Кроме того, получаемая за счет профессионального организационного менеджмента стабильность, снижение рисков, прозрачность настоящего и будущего компании приводит к росту ее рыночной стоимости, что обычно выражается в «премии к цене». Хотя в оценке стоимости не все так просто, но всеми признается, что прозрачность и предсказуемость бизнеса высоко ценятся инвесторами.