Внедрение информационных технологий в систему управления организацией

Каждая группа имеет свои плюсы и минусы. Например, в зарубежных продуктах, которые опираются на мировой опыт, наиболее развиты функциональные возможности, связанные именно с  управлением персоналом, — оценка, мотивация персонала, карьерный рост и  пр. Есть и минусы — эти системы не всегда окончательно локализованы, сложно настраиваются и часто не учитывают всех требований российского законодательства.

Российские системы  управления персоналом, которые мы выше отнесли ко второй группе, строго говоря, до последнего времени являлись чисто учетными. С их помощью можно было фиксировать все данные о персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной платы и предоставлять в электронном виде все необходимые отчетные документы в Госкомстат, МНС и ПФР.

Стоит отметить, что системы этой группы хорошо отражают развитие самого рынка. Строго говоря, в них реализованы те функции, которые были нужны отечественным специалистам по управлению персоналом.

Что касается третьей  группы, то, как правило, разработчики этих систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функции расчета заработной платы.

Представляется, что наиболее интересно было бы рассмотреть программные  продукты, относящиеся ко второй группе. Именно они имеют успешный опыт на российском рынке в качестве систем учета персонала и хорошие шансы на повторение этого успеха в другой категории — в качестве систем управления персоналом (Human Resource System — HRS). К тому же полноценная система управления персоналом должна решать и все задачи учета персонала.

Мы рассмотрели основные функциональные возможности систем учета персонала, ниже — на примере системы БОСС-Кадровик компании АйТи рассмотрим возможности автоматизации функций управления персоналом.

Функциональные возможности  систем учета персонала

Как правило, подобные системы имеют модульное построение.

К основным модулям, которые  есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие.

Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.

Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в  модуль «Расчет заработной платы» в  качестве исходных для начисления заработной платы.

Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы и организация разграничения доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.

Между собой системы  этой группы различаются гибкостью  настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.

Обзор программных продуктов

Первые прикладные компьютерные программы появились, когда в  них возникла потребность у финансовых подразделений организаций. Теперь очередь дошла и до кадровых служб. Каково назначение программ для кадровиков и специалистов по управлению персоналом, какими возможностями они обладают?

Программы для  руководителей

Задачи, которые решает любой руководитель, охватывают как  текущие дела, так и вопросы  анализа сложившейся ситуации, стратегического  планирования будущего компании. Руководитель кадровой службы решает те же задачи в рамках своего отдела.

Для того чтобы удерживать планку управления на должном уровне, многие руководители проходят обучение бизнес-администрированию по международным  и российским программам МВА. Реализовывать на практике полученные знания и управленческие навыки помогает программный пакет «Портфель директора». Он содержит набор технологий, идей и документов, соответствующих международным деловым стандартам, адаптированным к применению в условиях российского рынка.

Программы для  менеджера по персоналу

Еще одна полнофункциональная  система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых  структурах, а также динамично  развивающихся средних компаниях, - «БОСС-кадровик».

Эта программа позволяет  спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном  портале и разобрать сложный  конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.

«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Менеджер по персоналу  часто сталкивается с необходимостью рассчитать заработную плату и налоговые выплаты, спланировать потребность в персонале, определить компетенции работников, управлять мотивацией персонала, анализировать эффективность кадровой расстановки. Для этих целей компания «1С» предлагает модель «1С: Зарплата и Управление персоналом», которая позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия, особенно в вопросах планирования и управления компетенциями.

Программы для  инспектора-кадровика

Составление штатного расписания, табеля учета рабочего времени, фактической расстановки персонала, расчет зарплаты, отпусков, больничных, налога на доходы физических лиц и прочие операции по учету персонала и ведению документации - таковы будни кадровика. Существенно облегчить бремя бумажной работы инспектора по кадрам может применение программных продуктов «ОАЗИС».

Например, кадровику будет  полезен модуль «Документационное обеспечение кадровой службы (ДОКС)». Он построен по принципу справочно-информационной системы. В нем представлены два каталога (по технологии работы кадровой службы и по видам документов), что обеспечивает документирование трудовой деятельности работников и учет личного состава.

«1С: Зарплата и Кадры» - еще один модуль семейства «1С». Он предназначен для расчета заработной платы и кадрового учета и может использоваться как в коммерческих организациях, так и в организациях с бюджетным финансированием. Этот продукт позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

Программы для  юриста-кадровика

Никакая организация  не может обойтись без решения  юридических вопросов, и кадровая служба также нуждается в юридическом  сопровождении. Для облегчения решения  юридических вопросов кадровик может воспользоваться поддержкой системы «Консультант Плюс» или системы «Гарант».

Для юриста-кадровика, использующего  «Консультант Плюс», практический интерес  может представлять информационно-правовой комплекс «Эксперт». В него входит информационный банк «Эксперт Приложение» и универсальный правовой банк документов «ВерсияПроф».

В системе «Гарант» существует новая версия программы «Платформа F1» - она учитывает индивидуальные информационные потребности пользователя и стиль его работы и содержит такие полезные опции, как «машина времени» - поиск документов, действовавших в определенный период, «постановка документов на контроль» - предупреждает пользователя о текущих изменениях в законодательных документах, «добавление комментария» - позволяет сопроводить любой документ личными пометками.

 

 

 

Литература

1. Авсеев В. От учета к управлению персоналом с помощью ИТ // Персонал Микс. – 2002. - №1.
2. Амелина Р. Компьютер в работе кадровой службы: обзор программных продуктов // Кадровое Дело. – 2005. - №2
3. Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управления предприятием // Персонал Микс. – 2002. - №1.

Санкт-Петербург 2012