Управление офисом

Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и  составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая  деятельность составляет документационные, учётные, счётные, вычислительные и  коммуникационно -технические операции, выполняемые техническими исполнителями.

Роль  руководителя офиса

Управление офисом – целесообразное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие  на многие другие процессы развития социально-экономической  системы.

Административное  управление – управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям  с учётом организационных требований.

Административная  функция – помимо того, что она  базируется на основных функциях менеджмента  – планиование, организация, мотивация, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятельностью административной сулжбы, подбор и расстановку персонала, обеспечение правовой и социальной зщищённости служащих офиса.

Руководитель  офиса(офис-менеджер) – лицо, организующее работу административной службы и персонифицирующее  решение группы специалистов офиса.

Функция руководителя офиса. Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия)  и го статус равен статусу его первых заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя офиса регламентируется ( в зависимости  от маштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность  руководителя офиса назначается  лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно  занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы и стажем работы на руководящих должностях в  коммерческих структурах.

Руководитель  офиса в пределах своих функций  имеет следующие должностные  обязанности:

• Осуществление руководства всеми видами работ в офисе;
• Направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;
• Обеспечение выполнения всех обязательств предприятия перед государством, поставщиками, заказчиками и банками;
• Обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий труда;
• Обеспечение соблюдение  законности деятельности офиса, активное использование правовых средств для совершения управления;
• Решение всех вопросов в пределах представленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам – руководителям функциональных служб офиса.

Содержание  труда руководителя офиса:

• Планирует работу коллектива исходя из общих задач,
• Определяет долю участия в выполнении работы каждого подразделения и подчинённых работников;
• Организует собственный труд и труд подчинённых по выполнению работ;
• Контролирует ход выполнения работы;
• Оценивает и стимулирует деятельность подчинённых.

По данным обследований, продолжительность рабочей  недели руководителя офиса может  составлять от 60 о 80т (и более)часов, при этом его рабочее время  распределяется следующим образом: запланированные заседания и  встречи- 59%, незапланированные встречи-10, работа с документами-22, телефонные переговоры-6, поездки и др.-3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с  информацией.

Приоритетные  требования к руководителю офиса:

• Лидерство;
• Эффектность руководства;
• Видение перспектив;
• Достижение согласия;
• Предприимчивость;
• Гибкость в смене роли;
• Восприимчивость;
• Гибкий стиль;
• Способность к анализу;
• Решение проблем.

 

Документирование управленческой деятельности.

-фиксация на  бумаге или на других носителях  по установленным правилам управленческих  действий, т.е. создание управленческих  документов.

Dokumentum (свидетельство) - поучительный пример, способ доказательства.

Унифицированные системы документации – комплекс взаимосвязанных документов, созданных  по единым правилам и содержащих информацию, необходимую для управления в  определённой сфере деятельности.

ГСДОУ- -государственные  системы документационного обеспечения  управления.

Право издания  РД определяется конституцией.  

Инструкции  по документированию управленческой деятельности.

Согласование  управленческого документа.

Очередность внутреннего  согласования проекта документа:

1. С отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными органами.
2. С работниками, ответственными за решение функциональных вопросов.
3. С финансовым подразделением или гл.бухгалтером.

 

Согласование  – визирование. 

Реквизиты бланка для писем.

Реквизиты документа( требуемое, необходимое) 
 
 

Распорядительные  документы:

- постановления;

- распоряжения;

- приказ;

- решение;

- протокол.

Протокол:

                            Место

Тема

Председатель  – 

Секретарь-

Присутствовали  – 

Повестка дня:

1. Слушали

Выступили

Постановили

2. Слушали

Выступили

Постановили 

Председатель           подпись 
 

Оформление  выписки из протокола:

Дата                                                                                               номер

                                                        Место

Тема

Председатель-

 Секретарь-

Присутствовали-

Повестка дня:

Слушали:

Постановили: 

Председатель                                                                     Подпись

Секретарь                                                                           подпись 
 
 

Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоличного принятия решения в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

Группы приказов:

1. Приказы по организационным вопросам
2. Приказы по основной деятельности
3. Приказы по личному составу

Приказы по организационным  вопросам:

1. Создание, реорганизация, ликвидация учреждения
2. При утверждении структуры штатов – в целях утверждения или введении в действие различных документов
3. При создании, временных, постоянных, коллегиальных или совещательных органов

     Приказы по личному составу (кадровые) – регулируют приём, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников.

     Требования  по оформлению приказа: на бланке приказа  или общий бланк организации.

     Обязательные  реквизиты приказа: наименование выше стоящей организации, название вида документа,  дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

     Приказы по организационным вопросам и основной производственной деятельности: заголовок( о чём этот приказ) – обязательные реквизиты приказа, текст состоит  из 2-х частей (Вступительная(констатирующая) и Распорядительная).

     Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются  в рассуждение.

     Распорядительная  часть- в повелительной форме  от первого лица ед.числа и начинается словом приказываю, которое печатается прописными буквами баз промежутков  с новой строки от края левого поля. Распорядительная часть делится  на пункты и подпункты, которые номеруются арабскими цифрами. Пункты распорядительной части, содержащие поручения включают наименование исполнителей, предписываемые действия, конкретный срок исполнения. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит только одно задание.

     Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного документа.