Управленческие решения

     Сокращение  слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).

     Реквизит "Адресат" (15) рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ может адресоваться организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

     Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

     Почтовый  адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

     Составные части почтового адреса указывают  в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (этот порядок распространяется и на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации"; "Адресат"):

• наименование адресата (наименование организации — юридического

лица или  имя, отчество, фамилия для физических лиц);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название области, края, автономного округа (области), республики;

• страна (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

     В таком же порядке производится написание  адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.

     Если  письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

     При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

     До  настоящего времени не нашел разрешения вопроса о правилах обращения к получателю документа, в силу того, что практика использования в обращении слова товарищ устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой. Чаще всего при обращении к должностному лицу, указываются только его инициалы и фамилия⁶.

     "Гриф  утверждения документа"  — реквизит (16) документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

     Перечень  документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству или в Табеле унифицированных форм документов организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении В. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

     "Резолюция" (17)  — реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

     При наличии нескольких исполнителей, ответственным  за исполнение считается названный  первым в резолюции. Резолюция, как  правило, пишется от руки соответствующим  руководителем на подлиннике документа  на свободном от текста месте. Допускается  оформление резолюции на отдельном  листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

     Заголовок к тексту (18). Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

     В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)?

     Отметка о контроле (19). Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» – проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем  правом углу над зоной адресата.

     Текст документа (20). Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

     Отметка о наличии приложения (21). Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

     Если  документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

     Если  приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Слово «приложение» допускается печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.

     Подпись (22). Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия.

     Наименование  должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги. При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне.

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

     "Гриф  согласования документа"  — реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

     Реквизит  состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии)

и даты согласования, например: 

СОГЛАСОВАНО

Председатель  профкома преподавателей

и сотрудников МГУ

Личная  подпись М.В. Лапин

23.04.2000 

Если  согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Решение Ученого Совета МГУ,

     Протокол  от 21.06.2001 №10

     Виза  согласования документа (24). Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

     Если  должностное лицо, с которым согласовывается  документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.

     На  внутренних документах виза проставляется  на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.

     Оттиск  печати (25). Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.