Управленческая информация и ее виды

3. Особенности и источники управленческой информации

   Информация  есть предмет, средство и продукт  управленческого труда. Важно подчеркнуть  ряд требований, предъявляемых к  управленческой информации: надежность и достоверность, своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

   Управленческая  информация имеет ряд особенностей:

1. большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
2. исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
3. исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время [12].

   Вся управленческая информация непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности. Актуальность означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации. Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур. Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса. Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок. Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации. Нормальная плотность – количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Высокий уровень плотности информации – 80 – 100% полезных сведений; нормальный уровень – 50 – 80%; низкий – менее 50 %.

   Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Слухи – это специфический вид коммуникации между людьми, в процессе которой сюжет, до известной степени отражающий некоторые реальные или вымышленные события становится достоянием широкой общественности. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90% [2,с. 443]. Слухи возникают в условиях полного отсутствия информации или ее частичной нехватки, в условиях напряженной обстановки внутри фирмы и вокруг нее.

   Информация  является важнейшим ресурсом развития любой компании. Особенностями информации как ресурса являются:

1. неисчерпаемость;
2. сохраняемость и накапливаемость;
3. возможность параллельного использования;
4. легкость передачи [2,с. 440].

   Источник - это начало определенного явления. Источник информации - это система, компоненты которой обеспечивают размещение, доступность и целостность информации в соответствии с ее назначением [3] . Когда говорится о каком-либо источнике информации, то это может иметь самое различное понимание: печатное издание, теле- или радиопередача, письменное или устное сообщение конкретного лица, компьютерный файл, адрес в Интернете и многое другое.

   Источники управленческой информации делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская отчетность и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования, результаты предыдущих исследований. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. К ним относятся сотрудники организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники деловых встреч, переговоров); партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Значительным источником информации являются публикации в книгах, каталогах, журналах, справочниках, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и так далее [2,с. 445].

   Из - за того, что в наше время существует большое количество источников информации, появляется  необходимость в проверке ее подлинности. В крупных фирмах создаются специальные подразделения, которые занимаются планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой информации, составлением рекомендаций для руководства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение 

   Ведение дел любой организации невозможно и немыслимо без овладения определенными сведениями, которые сообщают руководству о ситуации, происходящей в самой организации и за ее пределами. Именно управление такой информацией дает организации возможность движения в будущее, способность просчитывать свои ходы и наиболее эффективно управлять своими ресурсами. Управленческая информация - это совокупность всех сведений, необходимых для построения грамотного руководства коллективом работников и организацией в целом. Существует множество подходов к классификации управленческой информации. Наиболее распространенной является классификация информации по таким критериям: по источнику возникновения, по степени обработанности, по достоверности, по доступности, по содержанию, по способам распространения и т.д.

   Ко  всей управленческой информации предъявляются  определенные требования: надежность, актуальность, своевременность, доступность, достаточность. Если информация отвечает этим критериям - она способна провести к решению любых задач.

   Говоря  об источниках информации, необходимо упомянуть, что они делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся внутренняя документация организации, ее отчеты, исследования и анализы. К внешним - сотрудники организации, ее партнеры, а также бывшие служащие конкурентной организации.

   Итак, в последнее время появляется большое количество новой информации и ее источников, но особую ценности имеет та информация, которая отвечает определенным требованиям, является своевременной, доступной, актуальной и достоверной. Управленческая информация способствует развитию организации и решению возникающих проблем.  

   Библиографический список: 

1. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие/ Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.Н. Кислякова; под ред Д.Д. Вачугова. - М.: Высшая школа, 2002. - 367с.
2. Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст]:учебное пособие/В.Р. Веснин. - М.: ТК Велби, проспект, 2004. - 504с.
3. Герчикова И.Н. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. - 501с.
4. Драчева, Е.Л. Менеджмент [Текст]:учебное пособие/ Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. - Издательство «Мастерство», 2002. - 288с.
5. Ямпольская, Д.О. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ Д.О. Ямпольская, М.М Зонис. - СПб.: Нева, 2003. - 285с.
6. Что такое источник информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.kv.by/index2000243401.htm
7. Информационное обеспечение муниципального управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://vasilievaa.narod.ru/mu/diplom/5.htm#_Toc516026836
8. Информационное обеспечение в процессе управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ref.by/refs/54/29542/1.html
9. Управленческая информация [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.inventech.ru/lib/management/management-0040/
10. Понятие управленческой информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://revolution.allbest.ru/management/00110451_0.html
11. Управленческая информация и закономерности ее движения [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.training-world.ru/business/control/375/
12. Информационное обеспечение управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cfin.ru/bandurin/article/sbrn04/12.shtml