Теоретические основы внешней и внутренней среды организации

1. Теоретические  основы  внешней  и внутренней среды организации

 

1. Внутренняя среда организации, её сущность и основные переменные

 

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней). Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени - есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды.   Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда - это совокупность факторов, оказывающих влияние на деятельность организации изнутри. Факторы среды принято называить переенными. К числу главных переменных внутренней среды организации относятся:

• цели;
• структура;
• задачи;
• технологии;
• люди;

 

 

 

1.1.1 Цель. Крупные организации являются многоцелевыми, т.к. они состоят из подразделений, каждое из которых имеет свою цель, направленную на достижение общей цели. Малые организации – малоцелевые.

Любая организация, вне зависимости от формы собственности, имеет три основные цели:

• выживание;
• рост;
• перспективы;
2. Струтура. Формальные организации состоят из подразделений и уровней управления. Взятые в единстве и логическом соотношении между собой, они образуют определенную структуру организации.

Образование структуры – это следствие разделение труда между специалистами разных ее видов. Так, труд разделен между технологами,  инженерами, механиками, экономистами, менеджерами и др.

В больших организациях такие специалисты группируются в отделы или подразделения, а управленческий труд выделяется в уровни управления.

В рамках структуры определяется понятие «сфера контроля». Сфера контроля - это число лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Сфера контроля определяет вид организационной структуры:

1. Узкая сфера контроля дает многоуровневую или высокую структуру.

 

Рисунок 1 – Многоуровневая структура

2. Широкая сфера контроля дает малоуровневую или плоскую структуру управления.

Рисунок 2 – Малоуровневая структура

 

3. Задача - предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.

Каждая должность   включает   ряд   задач   как необходимый вклад в достижение целей организации. 
        Традиционно задачи делятся на три категории:

1. Работа с людьми;

2. Работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);

3. Работа с информацией;

Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера — это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

Задачи характеризуются частотой повторения и временем выполнения.

4.    Технологии -  это средство преобразования сырья в продукцию или услуги.

Д. Вудворд выделила три категории:

1. Единичное (мелкосерийное/индивидуальное) производство, где одновременно  изготавливается только одно  изделие.

2. Массовое (крупносерийное) производство. Применяется при изготовлении  большого  количества изделий, которые  идеинтичны друг другу или очень похожи.

3. Непрерывное производство. В нем используется автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами такого роизводства является переработка нефти или работа электростанции.

1.1.5  Люди. Это внутренняя  переменная в организиции, для менеджеров по валентности должна быть на первом месте, т.к. именно от персонала зависит результат её деятельности. Персонал в организации характеризуется следующими критериями:

1)  По категории:

• руководитель;
• специалисты;
• служащие;
• рабочие;
2. По полу:
• женский;
• мужской;

3. По возрасту:

• до 20 лет;
• от 21 до 31 года;
• от 31 до 40 лет;
• от 41 до 50 лет;
• от 51 до 60 лет;
• 60 лет и старше;

4. По стажу:

• до 1 года;
• от 1 до 2 лет;
• от 3 до 5 лет;
• от 5 до 10 лет;
• свыше 10 лет;

5. По образовательному уровню:

• общее среднее образование;
• начальное профессиональное образование;
• среднее профессиональное образование;
• незаконченное высшее образование;
• высшее образование;

Совокупность всех внутренних переменных образует рабочую среду, которая с помощью процесса управления приспосабливается к потребностям организации.

Внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническуюсистему, т.к. состоят из социального (люди) и технологического (целия, задачи, технологии, структура) компонентов.

Внутренняя   жизнь организации   состоит  из   большого    количества

различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые присущи любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются

следующие:

• производство;
• маркетинг;
• финансы;
• работа с кадрами;
• эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента осуществляют управление процессом получения и переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции:

• управление разработкой и проектированием продукта;
• выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта;
• управление   закупкой сырья,   материалов    и     полуфабрикатов;
• управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;
• контроль качества.

Ключевыми точками внимания менеджмента при управлении производством являются издержки и качество. Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целевых показателей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как:

• изучение рынка;
• реклама;
• ценообразование;
• создание систем сбыта;
• распределение созданной продукции;
• сбыт.

В последнее время при управлении маркетингом все большее влияние

уделяется фактору устойчивости связи с покупателем. Поэтому акценты процесса маркетинга продукта все более смещаются с функциональных свойств продукта на такие элементы, как оболочка продукта реже бренд, гарантии, имидж. Также все большее значение начинает придаваться развитию схем взаимодействия с клиентом в процессе продажи.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент реализует управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется:

• составление бюджета и финансового плана;
• формирование денежных ресурсов;
• распределение денег между различными субъектами, определяющими жизнь организации;
• оценка финансового потенциала организации.

При управлении финансами исключительно большое значение имеет оптимизация использования финансовых ресурсов. Особенность финансов состоит в том, что они сами как ресурсы стоят определенных денег и также сами по себе в состоянии во времени либо расти, либо, наоборот, обесцениваться в зависимости от того, как они сохраняются. Поэтому качество управления финансами во многом определяется тем, насколько оптимально построен процесс движения финансовых средств.

Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает в себя следующие элементы:

• подбор и расстановка кадров;
• обучение и развитие кадров;
• компенсация за выполненную работу;
• создание условий на рабочем месте;
• поддержание отношений с профсоюзами и   разрешение трудовых

споров.

По мере того как выполнение рутинных трудовых операций все более подходит к машинам, а сотрудники все более занимаются творческим трудом, управление персоналом становится той ключевой функцией, которая может обеспечить организации исключительные преимущества, делающие ее более сильной в конкурентной борьбе, дающие ей возможность успешно развиваться в условиях динамично меняющейся среды.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

 

1.2 Внешняя среда организации, её сущность, виды и основные переменные

 

Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения в окружающей среде организации все в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с окружением, все в большей мере развивать способности адаптации к изменениям внешней среды.