Сущность системного подхода

Открытые системы добиваются согласования двух, часто конфликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, и свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но не стабильных, т. е. неэффективных, организациях.

Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

 

3. Организация как сложная и открытая система, преобразующая входные ресурсы в конечные результаты

 

Организация должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1.  Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы

2.  Наличие по крайней мере одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3.  Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Функциональная структура организации – это горизонтальное разделение труда, осуществляемое путем создания соответствующих подразделений: производство, маркетинг, финансы, информация, кадры (функциональные области). Организации (главным образом, большие) осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений (например, службы, отделы, цехи на предприятии или факультеты в университете). Подразделения выполняют конкретные задания и добиваются специфических целей. Управленческая структура организации (вертикальное разделение труда) отделяет работу по координированию действий от самих действий (иерархическая структура организации).

Внешние факторы, влияющие на организацию (как правило, находящиеся вне пределов влияния менеджеров), подразделяют на две группы:

• экономические, научно-технические, политические, международные, социально-культурные факторы, состояние природной среды, отношение с местным населением (среда косвенного воздействия);
• потребители, конкуренты, поставщики материалов и капитала, трудовые ресурсы общества, профсоюзы, законы и службы государственного регулирования (среда прямого воздействия).

Внешняя среда прямого воздействия – это факторы, влияющие на организацию непосредственно. Внешняя среда косвенного воздействия – это факторы, которые не оказывают немедленного влияния, но, тем не менее, оказывают воздействие на организацию.

Характеристики внешней среды следующие:

• взаимосвязанность факторов - сила, с которой изменения одного фактора воздействует на другие факторы;
• сложность - число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию;
• подвижность - относительная скорость изменения среды;
• неопределенность - относительное количество информации о среде и уверенность в ее достоверности.

Чтобы выжить, организация должна приспосабливаться к изменениям во внешней среде (концепция организационного дарвинизма).

Внутренняя среда организации – кадры, организация управления, производство, финансы, маркетинг, организационная культура.

Под организационной культурой понимают особенности восприятия сотрудниками и руководством приоритетных задач своей организации, которые в контексте организационной культуры определяются тем, в какой степени материальное благосостояние сотрудников является приоритетной целью для руководства организации, и в какой степени стратегические цели организации являются приоритетными для сотрудников.

В советский период многие социальные функции трудовых коллективов были идеологизированными, к тому же формальными. Можно было бы полагать, что с разрушением прежней идеологии, централизованной экономики трудовые организации переходят к естественному состоянию, социальные функции отпадают, проблематика социального развития перестает существовать. Однако, почти все акционированные предприятия продолжают удерживать социальную инфраструктуру, а некоторые возникающие вновь — уже рыночного характера — стремятся создать свой социальный комплекс. Сохраняются социальные запросы работников к производственным организациям, по крайней мере, в форме стереотипов сознания. Мировой опыт показывает, что существуют подходы, при которых социальным программам на уровне предприятий отводится важное место. Можно предположить, что развивая отечественную традицию, учитывая специфику страны и используя зарубежный опыт, российские предприятия сформируют свою модель, предполагающую широкий комплекс социальных функций трудовых организаций. Актуальными остаются проблемные вопросы: какие из социальных функций трудовых организаций отпадают, какие сохраняются, какие потребности работников неразрывно связаны со сферой труда, какой может быть отечественная модель социальной деятельности предприятий, каково ее значение, в особенности с точки зрения потребностей работников.

Трудовые организации выполняют жизненно важные функции, практически осуществляя принципы солидаризма в области трудовых и социально-экономических отношений.

В соответствии с этим, в сферу деятельности трудовых организаций входит:

• участие в организации труда, на началах производственной целесообразности, социальной справедливости и трудовой солидарности;
• предупреждение и разрешение с помощью самих трудящихся, конфликтов, возникающих на почве трудовой деятельности между предпринимателями и руководителями, с одной стороны, и рабочими и служащими, с другой стороны;
• согласование производственных задач с социальными и экономическими требованиями рабочих и служащих;
• наблюдение за правильностью практического применения трудового законодательства, оказание юридической и социальной помощи трудящимся;
• улучшение условий труда и быта трудящихся;
• содействие трудящимся в получении специального образования и в повышении квалификации;
• содействие трудящимся в организации отдыха и культурного досуга; развитие самодеятельности трудящихся в культурно-просветительной области.

Функции организации как субъекта социальной организации. Коллектив - ячейка общества, в которой сочетаются общественные, групповые и индивидуальные интересы; организованная общность людей, объединенных конкретным видом общественно полезной деятельности, осуществляемой в рамках той или иной формы общественной собственности, и складывающимися в процессе этой деятельности отношениями сотрудничества, взаимопомощи и взаимной ответственности, интересами, ценностными ориентациями, установками и нормами поведения. Через трудовые коллективы трудоспособное население включается в процессы общественного труда.

Функции:

• общественно-продуктивная - развитие и повышение эффективности производства
• социально-интегративная - обеспечение возрастающего соответствия общественных, групповых и индивидуальных интересов членов коллектива
• регулирование деятельности членов коллектива, самоуправление

Функции реализуются через соответствующие структуры: социотехническую, экономическую, социальную, административно-управленческую, общественную.

Элементы системы — самостоятельная и условно неделимая единица. Взаимодействуя между собой и с окружающей средой они характеризуются материальной, энергетической и информационной связью. Пространственно-временные агрегаты (совокупности) взаимодействующих элементов, обладающие определенной целостностью и целенаправленностью, выделяются в функциональные подсистемы. Расчленение системы на подсистемы позволяет вскрыть иерархию структуры и рассматривать систему на разных уровнях ее детализации.

Сложность системы определяется числом уровней иерархии, объемом информации, циркулирующей в системе, а также сложностью ее структуры, числом элементов и связей. Совокупность связей образует структуру системы. Каждая система имеет алгоритм функционирования, направленный на достижение поставленной цели.

Систему формализуют с помощью модели, отражающей связь между входными управляющими и возмущающими переменными и выходными параметрами системы. Большие и сложные системы представляют собой совокупность подсистем или малых систем и отличаются от них как в количественном, так и качественном отношениях.

Большим и сложным иерархическим системам присущи: наличие общих целей (назначение), целостность и завершенность, большие размеры и большое число выполняемых функций, многоплановость и разнородность задач, сложность поведения и многоплановость мотиваций, наличие состязательных, конкурирующих и разнонаправленных тенденций.

Противоположно направленные процессы, происходящие внутри системы, равно как и присущие большим системам неопределенность и возможная неполнота информации, могут снизить ее эффективность.

На рис. 3 показана иерархически сложная, многоуровневая, многокомпозиционная система менеджмента. Вход, выход и внешняя среда являются внешним окружением системы. Входные параметры системы — это материальные, энергетические, информационные и когнитивные (научные знания) потоки. Выходные параметры представляют новые процессы, продукты, услуги, прибыль, новые знания работников, рост производства, освоение новых сегментов и новых рынков, социальную ответственность, удовлетворенность работников. Внутренняя микросреда менеджмента — это организационная, технологическая, социально-психологическая и технико-экономическая среда фирмы.

 

Рис.3 Система менеджмента

 

Сложная, большая система представляет собой совокупность подсистем и состоит из обеспечивающей, научной, управляющей и управляемой многоуровневых, сложных подсистем. В свою очередь управляющая подсистема состоит из меньших подсистем, между которыми существуют отношения соподчиненности в виде иерархической структуры с тремя основными ступенями. При этом системы, относящиеся к более низкой ступени иерархии и действующие совместно, выполняют все функции подсистемы, принадлежащей следующей, высшей ступени иерархии. Рассмотрим управляющую подсистему менеджмента.

Управляющая подсистема является третьей и самой высокой ступенью иерархической структуры большой системы менеджмента. Она представляет собой системы оперативного управления различными системами второй ступени иерархии, состоящей из малых подсистем, представляющих собой системы целей, функций, методов и структур управления. Наконец, на первой, нижней ступени иерархии стоят типовые локальные системы управления. Например, подсистема функций управления представляет собой взаимосвязанную совокупность типовых процессов планирования, организации, руководства, координации и регулирования, управления мотивацией, организации взаимодействия и процессов контроля. Каждый типовой процесс состоит из единичных действий — элементов системы. При этом все элементы, процессы, подсистемы имеют разнотипные и многочисленные связи и взаимодействия. Например, типовой процесс контроля состоит из установки стандартов в форме показателей результативности деятельности, Предварительного контроля, текущего контроля, включающего сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и измерения результатов. Заключительный контроль осуществляется после окончания очередных этапов или всей работы в целом.

Анализ связей в типовых процессах контроля уже на первичном уровне характеризуется значительной сложностью. Так, например, текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях, в то время как действия руководителя по изменению характера действия работника, целей работы, применению воздействий делают управляющую систему имеющей множественные разомкнутые обратные связи и т. д. Виды связей в сложных системах даны на рис 4

 

 

 

 

Рис.4 Виды связей и типы коммуникационных сетей в системе менеджмента: А, В, С, Е, К, М — участники процесса, О — ограничение пропускной способности канала, линии АВ, ВС, СЕ, ЕК, KM, MB — коммуникационные каналы

 

Байпасная связь. Здесь часть информационного потока направляется в обход ограничения О, снижающего пропускную способность канала.

Звездообразная сеть — для централизованных структур. Менеджер А имеет кратчайшую форму связи со всеми участниками процесса от В до М. В свою очередь все участники процесса от В до М могут связываться друг с другом только через менеджера А.

Кольцевая сеть. Каждый участник процесса имеет устойчивые связи только со смежными партнерами.

Полная сеть. Каждый из партнеров обеспечен прямыми каналами со всеми участниками процесса. Подобная сеть по сравнению с другими наиболее дорогостоящая, сложная и наименее устойчивая к помехам.

На рис. 5 изображена иерархически сложная, трехступенчатая управляющая подсистема.

 

Рис. 5. Управляющая подсистема менеджмента

 

Управляемая подсистема также состоит из нескольких ступеней иерархии. Главной задачей на первой ступени управляемой подсистемы является оптимальное функционирование ее подсистем (производство, персонал, финансы и маркетинг). Подсистема производства характеризуется сложным сочетанием энергетических, материальных и информационных потоков и методов их обработки, основанных на технико-технологических факторах воздействия.

Отличительной особенностью второй ступени иерархии — производственной подсистемы является задача оптимальной координации и оптимального распределения потоков, включая новые методы декомпозиции и агрегации типовых технологических процессов первой, низшей ступени иерархии. При этом каждый типовой процесс является малой системой, имеющей входы, выходы, различные параметры состояния, управления и отклонения от заданной цели.

Большинство типовых процессов уже на низшей ступени иерархии характеризуется низким уровнем детерминированности. Особенно это относится к подсистеме «человеческие ресурсы». Понятно, что на более высоких уровнях иерархии неопределенность системы возрастает. Поэтому для устранения неопределенности систем следует особо выделить такие задачи управления подсистемами, как локальная стабилизация процессов на всех уровнях иерархии, применение гибких, адаптивных процессов и систем управления, а также новейших методов менеджмента, включающих анализ прогнозного графа, создание дерева управленческих решений, применение жизнециклического и вероятностного подходов, использование эконометрического, статистического, имитационного и ситуационного моделирования. Главными методами при управлении сложными подсистемами могут быть эвристическое моделирование, многоуровневая оптимизация. Эвристические модели наиболее применимы к системам управления персоналом, а многоуровневая оптимизация — к системам управления производством и маркетингом.