Сущность контроля и контроллинга, функции и их виды

"justify">      1. Контроль может осуществляться для себя и для кого-либо.

Контроль  не может оставаться исключительно  прерогативой менеджера, назначенного "контролером", и его помощником. "Каждый руководитель независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал."

     2. Контроль должен проводиться  на основе знания динамики.

Контроль  организации исполнения управленческих решений – это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, что бы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

    3. Одна из важнейших особенностей  контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль за каждым движением подчиненным, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

"Для  того чтобы быть эффективным,  контроль должен быть экономным.  Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование.

    4. Для целесообразности внедрения  системы контроля он должен  обладать следующими характеристиками:

1).стратегическая направленность;

2).ориентация на результаты;

3).своевременность;

4).гибкость;

5).экономичность и простота.

    5. Для повышения эффективности  деятельности организации, многие  компании стремятся внедрить  систему опережающего контроля¹, что подразумевает проведение контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше.

    6. Контроль в непроизводственных  организациях.

В отличие  от предприятий производственной сферы, для непроизводственных организаций² характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются экономической оценке, а порой даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы). То есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены лишь качественными признаками. Кроме этого практически все процессы, происходящие в организации, являются взаимосвязанными (взаимодополняющими или взаимозаменяемыми), так как деятельность таких организаций, как правило, представляет собой строго ограниченный круг интересов. Таким образом, результат деятельности работника находится в тесной зависимости от множества факторов, как внутриорганизационных, так и внешних. С этим связана сложность оценки (контроля) работников по результатам. 
 
 
 
 
 

1.4 МЕСТО КОНТРОЛЯ В ФУНКЦИЯХ УПРАВЛЕНИЯ

    Для того, чтобы определить место контроля в процессе управления требуется разобраться в функциях управления. Для большего удобства будем их рассматривать по уровням управления.

Если  следовать классикам менеджмента, то можно утверждать, что основными  функциями управления менеджеров высшего звена (Top-menager) являются следующие: планирование, организация, контроль.

    Планирование  – это процесс подготовки на перспективу  решений о том, что должно быть сделано, в какие сроки и какие ресурсы следует привлечь.

Многие авторы считают, что следует различать функцию организации с руководством и мотивацией. Но каждый из них составляет свой список управленческих функций, так, например, Г. Файоль в своей книге "Общее и индустриальное управление" выделяет в функции управления планирование, организацию, командование, координирование, контроль. В рамках данной работы делается попытка объединить все взгляды на функции управления и рассмотреть возможность включения в функцию организации, как совокупности действий для достижения цели, всех смежные с ней функций, а именно: координацию, мотивацию и руководство.

    Контроль  для менеджеров высшего звена  заключается в определении отклонений от намеченных целей. При этом, как правило, их не интересуют ни причины, ни виновники создавшихся проблем.

    При рассмотрении функций менеджеров низшего  звена необходимо отметить, что все  их действия направлены, в первую очередь, на достижение тех целей и за счет тех ресурсов, которые были определены уровнем выше. В связи с этим  основной обязанностью менеджеров низшего звена (low-menager) становится подготовка и реализация управленческих решений, которая, в свою очередь, состоит из функций:

- подготовка  управленческих решений (постановка  проблемы, выявление альтернатив,  выбор из них лучшей, подготовка  необходимой документации);

- организация  выполнения решения (постановка  задачи работникам, обеспечение  необходимыми ресурсами, мотивация,  координирование);

- контроль  исполнения решения.

На рис. 14 и 15 приведены схемы, объединяющие и структурирующие все вышеизложенные размышления.

    Как видно из схем функция контроля имеет  место как в высшем эшелоне  власти, где она проверяет факт достижения организацией глобальных целей, так и на низших уровнях управления, где контроль является одним из средств оперативного управления. Принципиальная разница в функции контроля на верхнем и на нижнем уровне заключается лишь в объекте контроля – носителе контрольной информации.

Таким образом, следуя классической теории менеджмента, можно утверждать, что контроль – это одна из важнейших функций менеджмента, заключающаяся в сопоставлении плановых и фактических показателей, с помощью которой проводятся корректирующие действия по достижению намеченных результатов.

Это следует  из классических теорий управления. Однако, по мнению автора, следует глубже рассмотреть место контроля среди функций менеджмента. Еще в 1958 году в журнале "Академия менеджмента" вышла статья Г. Кунца "Предварительный отчет о принципах планирования и контроля", где была выдвинута идея контроля, ориентированного на будущее, посредством не корректирования уже имеющихся результатов, а предупреждения будущих отклонений.

    Из  современных теорий следует, что  контроль необходим на всех этапах деятельности руководителя: при разработке планов проверяется соответствие требуемых ресурсов с имеющимися, экстраполируются ошибки прошлых аналогичных работ; при организации работ проверяется компетентность сотрудников. Таким образом, контроль из обособленной функции становится вспомогательной подфункцией – этапом управленческой деятельности при выполнении различных функций. Контроль, на мой взгляд, – это процедура сопоставления плановых и фактических показателей.

    Если  следовать этому принципу, то в  конечном звене цепи "планàорганизацияàконтроль" контроль служит лишь средством, сводящим воедино информацию, полученную с помощью промежуточного контроля и, таким образом, подводящим итоги и оценивающим конечный результат, то есть носящим информационную функцию.

    В том случае, если оценка работников производится не по конечному результату, а по текущей деятельности, то конечный контроль вообще может не выделяться в отдельный этап управленческого процесса, но как уже отмечалось выше, это может привести к возникновению некоторых трудностей. 
 
 
 
 
 
 
 

2. КОНТРОЛЛИНГ: ОПРЕДЕЛНИЕ, КОНЦЕПЦИЯ, СИСТЕМА

2.1 КОНТРОЛЛИНГ: ПОНЯТИЕ, ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

    При неоднозначности понимания контроллинга целесообразно разобраться в первичных основах контроллинга как системы. Начнем с самого понятия термина “контроллинг”.

    Данный  термин рожден от английского глагола  “to control”. На практике этот глагол имеет  несколько значений, в том числе  в экономи-ческом аспекте означает “управление” и “наблюдение”. Исходя из это-го можно сделать вывод, что контроллинг призван решать комплекс задач, связанных с наблюдением, планированием и управлением.

    Контроллинг выполняет важнейшую функцию поддержки системы менеджмента и занимается:

• планированием  и постановкой цели (глобальных и локальных стратегий);

• сбором, анализом внутренней и внешней информации;

• целенаправленным управлением, координацией и контролем.

    Контроллинг призван создать систему эффективного управления фирмой, направленную на поступательное, эффективное, экономичное и рентабельное ее развитие.

    Сегодня не вызывает споров и сомнений, что контроллинг - важнейшая функция управления и поддержки управления.

Формирование  национальной концепции контроллинга по-нашему убеждению невозможно без  опыта мирового сообщества.

    Обычно  вызывает большое удивление у слушателей тот факт, что истоки контроллинга заложены в период формирования государственного управления в средние века.

    Так, при дворе английского короля уже в XV веке существовала должность  с названием “countollor”. В обязанности  этого ответственного лица входили документирование и контроль денежных и товарных потоков. Конечно, это не совсем отвечает современному пониманию контроллинга.

На предприятиях контроллинг стал зарождаться в  США в конце XIX века. В экономической  литературе зафиксировано, что с  1880 года должность контроллера введена в компании Atchison, а в 1892 году - в компании General Electric. В связи с этим можно констатировать, что контроллинг, как система на предприятии, рожден в конце XIX века. Однако первые ростки контроллинга оставались незамеченными долгое время и получили свое развитие только с 20-х годов XX века. Как констатирует современная экономическая история, слово “контроллинг” и должность “контроллер” на предприятиях оставались неизвестными вплоть до великой депрессии.

    Сегодня можно констатировать, что главной причиной рождения и формирования контроллинга как системы является промышленный рост в США в конце XIX - начале XX века, который вызвал усложнение процессов учета, планирования, контроля и управления.

    Усложнение  экономической системы управления привело к тому, что ряд специфических функций (финансовый контроль, анализ и др.) был передан в ведение специализированных служб контроллинга.

Анализ  экономической истории позволяет  сделать вывод о том, что в  решающей мере на развитие системы контроллинга оказал влияние мировой экономический кризис.

    Задачи  контроллера по классификации Финансово-администативного института (1962 г.):

1. Планирование 

    В 50-х годах контроллинг стал распространяться во многих странах Европы. Особый подход формируется к контроллингу в Германии. Особо хочется отметить, что целый ряд функций и задач, которые выполняли ранее другие структуры, были переданы безапелляционно контроллингу.

    Целью контроллинга является реализация глобальных и локальных целей (стратегий) предприятия. При этом высшей целью является сохранение стабильности и успешное развитие предприятия. Из вышесказанного можно сделать вывод, что цель контроллинга - производная от целей самого предприятия.

    Основные  задачи контроллинга можно сгруппировать следующим образом:

• информационное обеспечение процессов учета, планирования и прогнозирования;

• регулирование  и контроль за производственными и финансовыми аспектами деятельности предприятия;

• выполнение функции интеграции, системной организации и координации;

• планирование (оперативное, стратегическое, инвестиционное);

• контроль (сравнение заданных и фактических  показателей, анализ отношений, анализ преимуществ и недостатков);

• управление (проведение мероприятий по подготовке, корректировке стратегий и задач).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ПОДХОДЫ К КОНТРОЛЛИНГУ

    Под концепцией контроллинга следует понимать совокупность суждений о его функциональном разграничении, институциональном  оформлении и инструментальной вооруженности в контексте целей предприятия, релевантных контроллингу, и целей контроллинга, вытекающих из целей предприятия. Можно выделить три группы концепций контроллинга, которые связаны с его функциональным обоснованием и институциональным представлением: концепции, ориентированные на бухгалтерский учет, информацию и координацию.