Сущность и отличительные черты деловых переговоров

     Переговоры  естественным образом разделяются  на "стандартные" и "нестандартные". "Стандартные" переговоры, повторяющиеся  в условиях того или иного конкретного  рынка с высокой частотой. Партнерам-участникам известны основные обстоятельства, сопутствующие деловым контактам, основные принципы бизнес-аргументации, наличие текстов стандартных договоров, соответствующие данному типу трансакции. Цель таких переговоров - согласование тех или иных деталей, которые определяются изменениями на рынке, когда участвую главным образом две договаривающиеся стороны (заказчик - исполнитель).

     "Нестандартные"  переговоры, ведущиеся в новой  ситуации делового взаимодействия, имеющие сложный комплекс вопросов и факторов, влияющих на их результат, релевантных для их решения, включая и стоимость обсуждаемого проекта. Отличительной особенностью таких переговоров является их многоступенчатость в зависимости от количества возможных посредников: заказчик - посредник - посредник - исполнитель.

     Во  время подготовки к деловой встрече  со всей тщательностью необходимо определить ее программу, очередность вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.

     Получение достоверной информации имеет важное значение на начальном этапе подготовки к переговорам. Необходимо собрать  всю имеющуюся информацию о партнере по переговорам: серьезный, солидный, надежный, старый, проверенный, перспективный. Тщательно продумать цели и задачи, которые предполагается решать за столом переговоров.

     Существенные  различия в понимании целей и  ожидании результатов (различия в оценках, что выгодно, рентабельно, прибыльно, доходно) вероятнее всего приведёт к охлаждению интереса сторон уже на начальном этапе ведения переговоров. В этом случае трудно рассчитывать на позитивное решение проблемы и успешное завершение переговоров, поскольку у другой стороны будут формироваться иные оценочные категории: ненадежная операция, непродуманно, невыгодно, нерентабельно, слишком высокая цена.

     Вопрос  о месте переговоров не должен казаться простым и малозначащим. Он имеет важное значение, поскольку  с ним возникает проблема конфиденциальности переговоров.

     Предмет и круг вопросов, выносимых на переговоры, составляет основу переговорной концепции (или позиции) стороны. Он включает и  анализ возможных вариантов решений.

     Все материалы подготовительной работы должны быть собраны в досье переговоров, в которое включаются и все документы, согласованные на предварительной стадии подготовки, а также необходимые справочно-информационные источники.

     Предварительная подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.

2. Стратегия и тактика ведения переговоров/

     Технология  выбора стратегий и тактик в переговорном процессе всякий раз зависит от конкретных условий рынка, предмета переговоров  и его участников. Переговоры - процесс творческий, описать можно лишь их структуру.

     Можно выделить манипулятивно-силовую тактику  ведения переговоров (что большей  степени соответствует торгу) и  тактику сочетания "жесткой" и "мягкой" позиции. Р. Фишер и  У. Юри справедливо полагают, что ни один из этих стилей ведения переговоров не является безупречным. Они предлагают третий вариант - принципиального ведения переговоров, сущность которого сводится к четырем методическим рекомендациям:

• отделить споры между партнерами (людьми) от задачи, которую нужно решить;
• сосредоточиться на выгодах, а не на позициях;
• прежде, чем пытаться достичь соглашения следует продумать несколько его вариантов, направленных к взаимной выгоде сторон;
• необходимо настаивать на использовании объективных критериев.

     Относительно  выбора стиля ведения переговоров  и приемов аргументации на переговорах  в литературе существуют самые различные  и порою противоречивые точки  зрения. Я приведу несколько существенных рекомендаций, даваемых различными авторами:

• нападение на переговорах является лучшей защитой;
• мудро поступает тот, кто выдает себя за простака (так легче поймать в ловушку предвкушающего близкую выгоду партнера по переговорам);
• использование эмоционального давления в виде прямых и откровенных вопросов "в лоб";
• задавать равное количество встречных вопросов (на надоедливые вопросы отвечать не менее надоедливо вопросами);
• выбирая жесткий стиль, необходимо внимательно следить, чтобы не перейти в конфронтацию;
• искренность в чем-то одном, порождает доверие во всем.

     В любых переговоры не исключена возможность  обмана.

     Составление предварительного плана из десяти пунктов  сближения позиций, позволит целенаправленно  и уверенно идти на сближение позиций. Пункты один-пять плана составляют основные цели, которых вы хотите достичь на переговорах. Уступки в этой зоне не желательны. Пункты шесть-десять - то, что может быть зоной компромисса, уступок, которые существенно не затрагивают ваши интересы. Вычеркивая в ходе переговоров, начиная с последнего, вы всегда сможете видеть ход переговоров, так сказать, наглядно.

     Составление такого плана целесообразно в  тех случаях, когда рассматриваемых  вопросов и вариантов их решения  много. Как бы хорошо ни были проведены  подготовительные мероприятия, все  же, сев за стол переговоров, стороны имеют лишь общее представление о позиции друг друга, тем более, если это их первый личный контакт. Поэтому в начале переговорного процесса не избежать взаимного уточнения позиций друг друга. Этап уточнения позиций имеет принципиальное значение, если предметом переговоров является устранение конфликтной ситуации.

3. Методика ведения переговоров.

     Важный  этап переговоров - дискуссионный, цель которого выработать общую позицию  для принятия взаимоприемлемых решений. На этом этапе основное внимание уделяют обсуждению вариантов совместного решения. В условиях конфликтной ситуации именно дискуссия наиболее трудный и сложный этап в переговорном процессе.

     В основе партнерского подхода к переговорам лежат:

• конструктивный диалог,
• поиск совместных путей решения проблемы,
• стирание противоречий,
• совместный анализ вариантов решений,
• желание и умение видеть проблему глазами другой стороны.

     Принцип "разумного эгоизма" на переговорах  включает совместный поиск взаимоприемлемого  решения на основе тщательного анализа  потребностей и интересов договаривающихся сторон.

     Более того, только наиболее полный учет интересов  обоих партнеров дает гарантии, что  результаты переговоров будут прозрачными, приемлемыми и не вызывающими  ни у одной из сторон желания подвергнуть  их пересмотру.

     Культура  речевого поведения может быть иллюстрирована принципами вежливости Дж. Лича, которые  он сформулировал как совокупность ряда максим:

• максима такта есть максима границ личной сферы;
• максима великодушия есть максима не обременения собеседника;
• максима одобрения есть максима позитивности в оценке других;
• максима скромности есть максима неприятия похвал в собственный адрес;
• максима согласия есть максима не оппозиционности ("Платон мне друг, но истина дороже", "В споре рождается истина, но гибнет симпатия");
• максима симпатии есть максима благожелательности.

     Завершение  переговоров - самый важный этап, требующий к себе особого внимания. Он должен проходить без торопливости, которая может создаваться преднамеренно. Нельзя исключать, что тактика проволочек и решения всех вопросов "под занавес" была избрана вашим оппонентом изначально.

     В том случае, если участники переговоров  не пришли к соглашению по разрешению конфликтной ситуации, может быть принято соглашение в устной или  письменной форме о переносе обсуждения на более поздний срок.

     Может сложиться ситуация, когда одной  из сторон, при любом раскладе вариантов, нужно завершить переговоры соглашением, а партнер может позволить  себе подождать (скажем, у него есть другие предложения).

     На  стадии завершения переговорного процесса главное внимание должно быть сосредоточено на составлении итоговых документов. Составление соглашения лучше начинать с обсуждения заранее подготовленного проекта.

     На  завершающем этапе переговоров  необходимо помнить о всех обговоренных деталях и не упустить существенные из них, во время согласования проекта соглашения. В ходе подготовки окончательного текста договора нужно стремиться предотвратить возможное внесение в него другой стороной тех или иных деталей и дополнений, которые не обсуждались в ходе переговоров. Не сумев выявить их на этой стадии, вы в дальнейшем лишаетесь возможности вносить в текст какие-либо коррективы.

     На  этом этапе необходимо тщательное и  внимательное чтение всех подготовительных документов с целью выявления  формулировок с двойным смыслом, фактических неточностей, сознательного искажения смысла и результатов договоренности. Поэтому заключительному этапу должно уделяться особое внимание.

     В завершение переговоров следует  четко обсудить все вопросы, связанные  с реализацией достигнутых договоренностей, определить исполнителей, сроки, необходимые ресурсы и их источники, санкции в случае невыполнения договоренностей и круг лиц, которые полномочны в случае непредвиденных или форс-мажорных обстоятельствах могут быть оперативно включены в решение возникших проблем. Необходимо учесть в соглашении и гарантии его исполнения. Каков бы ни был уровень доверия между сторонами, подписывать договор следует не зависимо от личных отношений участников переговоров. Заключительные документы оформляются в зависимости от вида переговоров.

     Завершающий этап переговоров важен еще и  потому, что достигнутые договоренности во многом определяют не только перспективу  дальнейшего сотрудничества с партнером, но оказывают влияние на профессиональную репутацию ее участников.

     Даже, если успех в переговорах не будет  достигнут, вы имеете реальную возможность  новыми знакомствами расширить границы  вашего делового сотрудничества, т.е. вы на практике реализуете информационно-коммуникативную функцию переговоров. 

 

      Практическое задание 

     Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной  связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. 

     ОАО «Эклер» Генеральному директору

     Украина, г. Киев, ООО « Ключ»

     ул. Ленина, 162  А.В. Мирошниченко

     Тел. (044) 1234567 

     25/01/10 № 25/3 

     О сотрудничестве 

     Уважаемый Александр Владимирович! 

     Мы  подтверждаем свое согласие на установление взаимовыгодного и долгосрочного  сотрудничества и выражаем свою готовность к подписанию соответствующих документов. 

 

     Унифицированная форма №Т-1а утверждена Постановлением Госкомстата Украины от 05.01.2004 №1 

     (наименование  организации)