Системы управления документами, их функции

     Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками соответствующих  структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

     Обложка дел постоянного и долговременного  хранения оформляется по установленной  форме. По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать  году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования  дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

     На  обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.

     При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

     На  завершенные дела постоянного, долговременного  хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и  оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи  не составляются. Описи дел структурных  подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под  непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

     Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения, на дела долговременного  хранения, на дела по личному составу  и иные однотипные дела (научные  отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения  и т.п.).

     В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи организации, которую готовит  ведомственный архив и по которой  он сдает дела на государственное  хранение.

     В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

     Вместе  с делами из структурных подразделений  в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы  и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как  отдельные единицы хранения. 
 

Заключение 

Управление документами  лишь часть глобальной системы, частью  которой  может                    является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем  развитии                       подобные  системы  стремятся  к  воплощению  идеала  –  системы   управления                         знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как  показывает  практика,  внедрение  СУД  проходит  поэтапно,   отдельными   составляющими, некоторые из  которых,  бывает,  и  вовсе  не  приживаются  в  конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что  потребность в таких системах появляется у  организаций

(фирм) прежде, чем  у них появляется финансовая  возможность, готовые  системы

могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же  внедрение.  В

России использование  импортных  СУД  осложнено  их  неприспособленностью  к

условиям нашей  действительности. 

Список литературы 

1. Как управлять  документами  в  современной   организации,  Виктор  Таранов,

  2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.

2.  Гипертекстовый  энциклопедический  словарь   по   информатике,   2004г.,

   http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.

3.    Системы    Управления    Документами,    Алексей    Жданов,    2003г.,

  http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.

4. Захаров  О.  Что такое электронный документооборот.  Компьютер пресс.

   1997г., № 4, с. 79-82.

5.   Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие.