Проблемы информационного обеспечения процесса управления. Влияние информационных технологий на менеджмент

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие  могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов. Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности.

2.4.          Проблема повышения эффективности информационно-управляющей системы

При обсуждении вопросов проектирования ИУС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения.

К сожалению, множество потенциальных  проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике.

 

 

2.4.1. Проблема процесса обучения пользователей

Уменьшить сопротивление  переменам также можно, если как  следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

2.4.2 Критерий затраты  – эффективность

ИУС не может  считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают.

 

2.4.3 Проблемы модернизации  системы и данных

Как и большинство  других вспомогательных средств  управления, на работу ИУС оказывают влияния изменения внутренних и  внешних  обстоятельств.  Любое изменение в структуре организации обычно означает, что  какую-то  конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например,  если  высшее руководство принимает  шаги  к  децентрализации  организационной  структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом,  чтобы  снабжать  руководителей более низких звеньев отчетами  и  другой  информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло  изменение целей, например, вследствие решения выпускать  новое  изделие,  нужно  также изменить и модернизировать  ИУС,  чтобы  она  выдавала  информацию  о  новых потребителях и конкурентах.  Если  от  правительственных  органов  поступают новые  распоряжения  относительно  налогообложения,  безопасности   изделия, потребительской информации, гарантий  прав  на  работу  и  т.п.,  необходимо модернизировать ИУС с  целью  сбора,  хранения,  обработки и распределения новой необходимой информации.

      Руководящие  работники не могут предвидеть, какая именно информация  им может  понадобиться.  Изменения  банковского  процента,  возможное   слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового  изделия  может  заставить управляющего разыскивать соответствующие  данные  и  собирать  буквально  по крохам необходимую  ему  для  принятия  решения  информацию.  Даже  рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

 

Глава III. Технология принятия управленческих решений с информационных позиций.

3.1.          Менеджер в информационном поле.

Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и задачи, достаточно хорошо разработаны в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль. Принимая внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней средой, а для этого он должен их знать и понимать.

Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной  из таких оргсистем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

В метасистеме  существует глобальное информационное поле, создаваемое продуктами деятельности физических и юридических субъектов, а также результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других, которые можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).

В глобальном информационном поле можно выделить ситуативное  информационное поле, точечные источники информации которого определяют регламентированное поведение предприятия.

Управляющие системы  изготавливают и “выпускают”  в информационное поле точечные источники информации, разные по содержанию (законы, распоряжения, рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах и журналах, письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях (бумага, магнитный диск, лента и т.д.).

Точечные источники  информации, предназначенные для  управляющего воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами (ИП), а не предназначенные - информационными изделиями(ИИ). Как правило, управляющая система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для множества предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не имеющие статуса управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься предприятием, как ИП,изготовленные непосредственно управляющими системами.

Глобальное  информационное поле наполняется множеством копий управляющих ИП, которые могут быть относительно равномерно распределены в пространстве или скапливаться в отдельных точках этого пространства.

Собранные в  отдельных местах ИП образуют в информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или вне создающих их управляющих систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

  ВИН - ведомственные информационные  накопители;

     НИН - независимые информационные  накопители;

     ИП - информационные продукты;

     ИИ - информационные изделия;

     ТИИ - точечные источники информации

На Рис. 3 изображена структура глобального информационного  поля в метасистеме с точки зрения менеджера предприятия.

В метасистеме  можно выделить государственные  и негосударственные управляющие системы и нейтральные системы. Последние посылают в глобальное информационное поле свои информационные изделия, которые по внешнему виду, структуре и технологии изготовления не отличаются от ИП. В глобальном информационном поле происходят постоянные движения (между источниками, накопителями и потребителями), дубликационное размножение, размножение с искажением, уничтожение информационных продуктов и изделий. Казалось бы, управляющие системы должны направлять свои ИП непосредственно на объекты управления или по крайней мере в такие накопители, которые им были бы доступны. Однако в действительности этого не происходит. На Рис. 3 отражено то обстоятельство, что физическая граница предприятия как

обособленной  системы является и границей, отделяющей его от внешней части глобального информационного поля, так как материальные информационные продукты находятся в информационных накопителях, которые сами являются оргсистемами.

Процесс наполнения информационных накопителей достаточно сложен и неоднозначен. Во-первых, часть из них вообще недоступна менеджеру (ведомственные, иностранные библиотеки). Во-вторых, доступные накопители не получают все ИП, процесс приобретения ими ИП зависит от целей их существования и напрямую не связан с интересами предприятия. В-третьих, приобретая неоригинальные ИП, хранилища накапливают копии, которые в процессе переработки могут не соответствовать оригиналам (ручное наполнение информационных баз данных на машинных носителях). В этом случае вся ответственность за поведение, соответствующее искаженному ИП, ложится не на информационный накопитель, а на менеджера.

3.2 Проблема внешнего управления предприятием

Предприятие в  метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

Собственно, внешнее  управление состоит в передаче предприятию  информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание. Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и тимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг  его деятельности сопровождается принятием  управленческого решения.

Широкое толкование термина “принятие управленческого  решения” включает:

-формирование  цели которую необходимо достигнуть;

-измерение  текущего и планируемого конечного  состояния системы;

-целенаправленный  сбор информации, влияющей на  принятие решения;

-выработка  вариантов решения;

-выбор  критериев сравнения вариантов;

-сравнение  вариантов;

-выбор  по критериям одного рационального  варианта;

-воплощение  в жизнь;

-оценка  результата достижения цели.³

Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все ИП, относящиеся к его деятельности. Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них ИП предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично.

 Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений. Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения ИП - тем выше его конкурентоспособность.

3.3 Технология  принятия управленческого решения.

В процессе управления встречаются самые различные  ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально- экономические, производственно-технологические и технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических решений  видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

1)       формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;

2)       выявить множество систем, управляющих  предприятием в данной ситуации;

3)       классифицировать эти системы  по степени их прав в отношении

предприятия;

4)       найти и приобрести обучающие ИП;

5)       переработать обучающие ИП для  увеличения информационного потенциала;

6)       найти и приобрести управляющие  ИП;

7)       переработать управляющие ИП  и зафиксировать ограничения  и требования управляющих систем  по отношению к предприятию.

При выборе конечного  варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней Среды.

Обозначим через  Т - время, необходимое для последовательного  выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.