Отчет по практике

Отдел продаж.  Занимается планированием загрузки. Заключение договоров с компаниями. Организация групповых бронирований.

Финансовый  отдел.  Система взаиморасчетов с клиентами, осуществляющих оплату услуг по безналичному расчету. Финансовые операции внутри гостиницы. Финансовое планирование.

Хозяйственный отдел.  Обслуживание номерного фонда (уборка, стирка, глажение), уборка общественной территории, уборка служебных помещений.

Отдел «Баров и ресторанов». Организация питания (регулярное, банкеты) как гостей, так и персонала.

Кухня. Организация и ответственность за количество, и качество приготовляемой пищи.

Транспортный  отдел. Организация транспортного обслуживания (услуги такси).

Инженерный  отдел. Организация бесперебойного функционирования систем электроснабжения, водоснабжения, вентиляции, отопления. Устранение неполадок.

Отдел информационных технологий. Организация бесперебойного функционирования  информационных систем, оргтехники, системы коммуникаций.

Служба  безопасности.  Охрана гостей и персонала гостиницы.

Никакой из отделов не функционирует автономно. Действия всех отделов скоординированы. В гостинице существует не только вертикальная связь внутри отделов, но и очень развита неформальная горизонтальная связь между отделами.

Бронирование. Одним из ключевых моментов работы любой гостиницы является бронирование, рассмотрим поподробнее этот процесс в ЛОК «Марат».

Для  повышения процента загрузки гостиницы  проводится политика стимулирования продаж номеров компаниям, туристическим  агентствам. При групповом бронировании номеров предоставляются дифференцированные скидки на проживание, питание, развлечения.

Более половины всех клиентов гостиницы перед  приездом предварительно бронируют  номера. Процедура бронирования может  быть осуществлена по телефону, а также  через коммерческих представителей гостиницы (турагентов и туроператоров), через центральную систему бронирования, почтой, факсом или электронной почтой. Отдел бронирования ответствен за получение и обработку запросов на будущие услуги, проживание. Цель: максимизировать загрузку номерного фонда и соответственно доход гостиницы.

Современные компьютерные технологии позволяют  автоматически дать служащему, осуществляющему  бронирование, информацию о клиенте, его вкусах и предпочтениях, если бы он обратился повторно. Компьютеры позволяют также обеспечивать служащих этого подразделения многообразной иллюстративной и технической информацией относительно запрашиваемого номера. С помощью компьютеров персонал службы бронирования превратился в специалистов по продажам. Служащие, осуществляющие процедуры бронирования, должны не просто обработать заявки на размещение, а передать клиенту характеристики гостиничного номера и рассказать о преимуществах  пребывания именно в этом отеле, чтобы у него возникло желание воспользоваться услугами данной гостиницы. Сегодня нет особой необходимости лишний раз обращаться в службу администратора за информацией о доступных номерах. Подобный перенос функций от службы администратора к службе бронирования весьма важен, поскольку позволяет управленцам прогнозировать не только загрузку, но и доход. Резервируя номер, персонал службы бронирования должен подтверждать его стоимость. Это требование исходит из реальной деловой практики, поскольку большинство гостей, запрашивая бронь, не подтверждает заказ не зная его стоимости. Служащие отеля, принимая заказ от клиента должны укрепить решение клиента остановиться в этой гостинице и поблагодарить его или ее за обращение.

Существенным  моментом для персонала службы бронирования является совместная работа с подразделением маркетинга и продаж, когда имеется большой объем группового бронирования. Представители отдела маркетинга и продаж должны владеть информацией об имеющемся объеме номеров для реализации в любой день, когда возникает потенциальный спрос на них. В связи с этим персонал службы бронирования на ежедневной основе должен поддерживать данные о заказанных и доступных номерах для исключения повторного бронирования.

Гостиница придерживается  политики привлечения  молодых специалистов. Необходимые  требования при этом – опыт работы и знание иностранного языка.

Информационные  технологии на предприятии. Достижения технического прогресса в области информационных технологий конца XX века прочно завоевали свои позиции в туристской индустрии, в корне изменив процедуру формирования, продвижения и реализации туристских услуг. С появлением национальных и международных систем бронирования, компьютерной сети Интернет, мультимедийных каталогов туристских путешествий по различным направлениям, электронных баз данных по нормативно-правовым актам, систем взаиморасчетов и других современных достижений в области информационных технологий, заметно увеличилось качество предоставляемого продукта, снизилась его себестоимость, сократились затраты туристов на самостоятельный поиск и приобретение необходимого пакета услуг.

Прибыв  в гостиницу, клиент нуждается в  отдельном номере. Если номер был  заказан заранее, то в базе данных забронированных номеров идет поиск  номера, заказанного клиентом; в  случае, если за клиентом не забронирован номер, то в той же базе данных идет поиск свободного номера. Кроме того, различные службы гостиницы также используют в своей работе компьютерную технику.

Начнем  со службы безопасности. Первая задача службы безопасности – это обеспечение  правопорядка в гостинице.  Технической  основой для этого служат телекамеры различных типов, детекторы металла и другая вспомогательная аппаратура. Координация работы телекамер наблюдения может осуществляться как со своеобразного микшерского пульта, так и с помощью компьютера, причем разработчики программного обеспечения ориентируется на человека, имеющего определенные представления о компьютере, а не на специалиста по вычислительной технике.

С помощью  компьютерной техники ведется также  учет телефонных разговоров (местных, междугородних и международных), учитывается время просмотра платных телевизионных каналов и т.д.

Документооборот. Практически на всех предприятиях существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе  подразделений организации. Кроме центрального документооборота гостиницы, существует специализированный документооборот.

В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для гостиницы.

Основным  принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных  архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив  документов, является потенциальным  клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.

Для полноты  картины документооборота на предприятии  система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

   Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много. В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

       • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

          • Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

          • Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ЛОК «Марат» и приказы руководства гостиницы. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос или письмо во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, циркулярные  указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней  системе делопроизводства оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде  всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером. Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты  документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически везде. Причем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Основным  атрибутами канцелярского документа являются:

          1.Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в организации самостоятельно.

          2.Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства гостиницы.

          3.Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника ЛОК «Марат», которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

          4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). 

 Далее в документах атрибуты, специфические для данного типа документа.

  Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

      • Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

      • Контролирующее лицо. Это одно из первых лиц гостиницы, которое назначает конкретного исполнителя документа. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.