Введение

     Эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и процессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении. Контроль является одной из основных функций управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.       Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого сотрудника предприятия и всей «команды» в целом является важным элементом менеджмента. Без налаживания подобного контроля невозможно добиться слаженных действий коллектива в реализации миссии фирмы и перспективной программы, организации четкого взаимодействия всех работников.           Организация контроля на российских предприятиях, которая сложилась на сегодня, уже не может удовлетворять менеджеров, не соответствует изменяющимся условиям, не приносит необходимых результатов. Контроль за работой персонала в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения сотрудниками их обязанностей, а также заданий руководства. Подобная практика устарела. Современные менеджеры должны стремиться, прежде всего, помочь сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле их потенциал, добиться более эффективного, более творческого подхода к делу. Системы контроля в той или иной форме существуют на каждом предприятии. Тем не менее, приходится констатировать, что практика формирования в России полноценных систем внутрихозяйственного контроля только начинает складываться. Чем больше компания и чем сложнее ее организационная структура, тем шире требования к системам контроля и актуальнее задача повышения их качества.

      При этом в первую очередь выявляются проблемы, в решении которых необходимо содействие руководства. Обычно сотрудник работает неважно не из-за халатности, а потому, что ему не хватает опыта, знаний. Не всегда у него имеется и четкое понимание миссии, стратегии развития предприятия. Нередко ему недостает одобрительной оценки его работы. Главная задача менеджера в управлении коллективом заключается сегодня в способности создать адекватные условия для реализации своих возможностей каждым его членом, пробуждать в людях энтузиазм, стремление решать определенные задачи. Для преуспевания компании важным является умение менеджера общаться с коллегами, способность руководить людьми. Здесь особенно важны рациональная организация работы коллектива, гуманное общение с каждым сотрудником, умение найти оптимальный путь воздействия на конкретного работника в целях решения определенных задач.   Особую роль здесь приобретает контроль. Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин неудач, после чего необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подробный инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику менеджер помогаем ему устранять пробелы в знаниях. Это способствует обеспечению более высокого качества и результатов трудовой деятельности. При этом индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным контролем работников фирмы.         Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и совершенствовать функции, должностные обязанности каждого работника. Контроль, в результате которого не наказывают, а советуют, всегда встречается с пониманием. При этом человека не унижают, а помогают ему возвыситься, в том числе и в собственных глазах. Если работник и подвергается критике, то на справедливых основаниях, хорошо понятных виновному, и при совместном с руководителем устранении недочетов. Особенно эффективно, если контролирующий не прямо высказывает свое мнение о просчетах в работе, а подводит к этому самого виноватого сотрудника.        Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. В этом и заключается актуальность заданной темы курсовой работы.

     Целью курсовой работы является организация  процесса контроля на предприятии и  анализ контроллинга на примере конкретного  предприятия (ФГУ ИК-2).

     При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть вопросы организации процесса контроля на

предприятии;

- раскрыть сущность управления по отклонениям;

- проанализировать организацию процесса контроля на примере

конкретного предприятия (ФГУ ИК-2);

           - провести оценочный анализ системы управленческого контроля в

организации;

            - определить пути совершенствования процесса организации

контроля  в организации.

     Предметом исследования данной курсовой работы процесс организации контроля на примере конкретного предприятия (ФГУ ИК-2).

     1 Теоретические основы  организации контроля  в организации

     1.1 Понятие контроля

      Слово "контроль" рождает прежде всего  отрицательные ассоциации. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. – в общем, все то, что противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. На вопрос "что же означает контроль для менеджера", то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Но сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.  Контроль присутствует в действиях и руководителя, и любого члена коллектива. Контроль неразрывно связан с другими функциями менеджмента - планированием, мотивацией и организацией. Более того, он присутствует и в планировании, и в мотивации, и в организации, осуществляя необходимую обратную связь.

     1.2 Виды контроля

     Различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. В организациях ведется в трех ключевых областях:

-          человеческие ресурсы

-          материальные ресурсы

-          финансовые ресурсы

Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Включает процедуры:

-       установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации)

-       материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование

-       обучение

Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.  

Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах. Все системы с обратной связью:

Ø       имеют цели

Ø       используют внешние ресурсы

Ø       преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования

Ø       следят за значительными отклонениями от намеченных целей

Ø       корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей 

В отличие  от автоматических систем управления, организационные системы способны кардинально менять программу действий при существенных отклонениях при изменении внутренних и внешних факторов.  

Заключительный  контроль производится после выполнения работы.

Задачи  контроля:

Ø       получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем

Ø       измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий 

Процесс контроля, в общем случае, состоит  в установлении стандартов, измерении  фактических результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно  отличаются от установленных стандартов.

                 Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении. 

Характеристики  эффективного контроля:

q       стратегическая направленность контроля

q       ориентация на результаты

q       своевременность

q       гибкость

q       простота и экономичность

1.3 Управление по  отклонениям

      Руководители  постоянно оказываются перед  необходимостью  разрешать проблемы, мешающие достижению стратегических целей поставленных перед организацией, например, это может быть:

1. выявление брака поставщика;
2. задержки поставок и повышение их стоимости;
3. несвоевременное выполнение производственных заданий;
4. сложность корректирующего влияния на снижение роста себестоимости продукции;
5. неудовлетворенность клиентов выполненными заказами по срокам и качеству;
6. недовольство персонала;
7. и многое другое.

 

   Для эффективного контроля над возникающими проблемами и управления событиями руководителю необходимо уделять свое время не всем деталям процессов, а выделять ключевые, контролировать и управлять ими. 
          Управление по отклонениям – это система деятельности, основанная на выявлении и доведении до сведения руководителей только тех сигналов, которые требуют его личного внимания. Иными словами, это система, нацеленная на облегчение труда руководителя за счет разделения всей деловой информации на две части:

1. с одной могут справиться подчиненные,
2. другая же требует вмешательства самого руководителя.

 

  Рассмотрим  основные компоненты управления  по отклонениям. 

Рисунок 1 – Схема компонентов управления по отклонениям 

Таких компонентов шесть:

1. Измерение –  это оценка, часто количественная, различных видов деятельности, которой руководитель занимался в прошлом или выполняет теперь. Без подобной оценки невозможно выявление исключений, требующих вмешательств.
2. Прогноз – это анализ полученных при измерении оценок, основанный на понимании задач развития организации и экстраполяции выявленных тенденций на будущее.
3. Отбор – обеспечение знания критериев, которыми следует руководствоваться управленческому персоналу при достижении стоящих перед организацией целей.
4. Наблюдение – стадия оценки ситуации, которая дает руководителю сведения о текущем состоянии дел.
5. Сравнение – фактическое состояние дел сравнивается с плановым, выделяются отклонения от нормы,  требующие внимания и доводятся до соответствующего уровня руководства.

Принятие  решения – осуществление действий, необходимых для того, чтобы:

1. во-первых, восстановить контроль хода событий,
2. во-вторых, скорректировать нормативы оценки деловой информации в соответствии с изменившейся обстановкой,
3. в-третьих, использовать открывшиеся возможности.

 Для компаний, использующих этот метод  управления, установлен реальный управленческий эффект:

1. экономия времени руководителя, который получает возможность заниматься лишь немногими более значительными проблемами, предоставляя решение прочих многочисленных задач подчиненным, т. е. делегируя им соответствующие полномочия;
2. концентрация времени на более важных направлениях в сфере управления;
3. фильтрация и распределение информации для принятия решений на различные уровни;
4. сокращение количества принимаемых решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю, тем самым, уменьшая нагрузку на нервную систему;
5. повышение обоснованности решений и уменьшение вероятности появления ошибок, т.к. метод заставляет глубоко изучать прошлый опыт  по накопленной статистике для повышения качества решения;
6. рост эффективности использования квалифицированных сотрудников;
7. предупреждение отклонений, позволяющее избежать авральных ситуаций;
8. улучшение взаимодействия между подразделениями.