Особенности организации труда руководителя

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Апреля 2011 в 12:30, курсовая работа

Описание работы

Целью данной контрольной работы, является рассмотрение особенностей организации труда руководителей. То есть как организовать работу руководителя, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос наверное не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной контрольной работе будут по возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работы руководителя.

Файлы: 1 файл

Курсовая по управлению персоналом1.doc

— 148.50 Кб (Скачать файл)

     Т а б л и ц а 1

     Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих

      Показатели Значение  показателей
      Микроклимат (СН 245 - 71)
      1. Температура  (оС)  
      1.1. Теплый  период года 22 - 25
      1.2. Холодный  период года 20 - 22
      2. Относительная  влажность воздуха (%) 60 - 90
      3. Скорость  движения воздуха (м/с) до 0,3
      Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
      Общий 300 люкс
      Всеми источниками света 750 люкс
      Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
      Нижний 60 дБ
      Верхний 75 дБ
 

     Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

     На  рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности.

     Весь  кабинет делится (условно) на три  зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

     Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол  стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

     Стол  для совещаний должен быть рассчитан  на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

     Зона  отдыха предназначена для неофициальных  приемов и отдыха руководителя.

     Рабочий кабинет можно также дополнить  стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе.

    1. Работа с документами и корреспонденцией.

     Документы и корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

     Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

     Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

  1. Регистрация поступающей корреспонденции.
  2. Сортировка в зависимости от предназначения.
  3. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.
  4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

     Руководитель  просматривая корреспонденцию в  порядке важности должен поставить  резолюцию.

     Хранит  документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива.  Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

    1. Ведение телефонных разговоров.

      Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

      Искусство в пользовании телефоном состоит  в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

      Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

      Длительность  деловых телефонных переговоров  должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

      Для того чтобы телефонный разговор продолжался  минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

      Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся  восполнить излишним многословием или  привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Рациональная структура телефонного разговора, которая включает четыре обязательных элемента, и варианты общения абонентов представлены в табл. 2.

                         Таблица 2

     Структура телефонного разговора и варианты общения абонентов

Элементы  композиции Расход времени  на каждый Содержание  каждого элемента композиции телефонного  разговора Возможные варианты общения абонентов
телефонного разговора элемент Очередность участия в разговоре Тот, кто  звонит Очередность участия в разговоре Тот, кому звонят
1. Взаимное представление 20 ± 5 2 Приветствует. Представляется, называя свою фамилию, имя, отчество(при междугородных разговорах называет город, из которого звонит) 1 Сообщает название подразделения и фамилию или должность. Записывает, кто звонит и откуда
    4 Спрашивает, удобно ли собеседнику сейчас разговаривать (не занят ли он) 3 Отвечает: слушаю Вас
        5 Отвечает: да, нет. В случае занятости просит перезвонить и назначает время повторного звонка (записывает себе)
      Если  у телефона другой человек
    Просит  позвать к телефону нужного человека, назвав его имя, отчество. фамилию (иногда должность) 5a Выполняет просьбу. Если нужный товарищ отсутствует, сообщает, где он и когда будет
    6a Просит  передать, когда будет звонить повторно 7a Слушает, записывает, обещает (и выполняет)
    8a Благодарит, прощается 9a Отвечает
    lOa Вешает  трубку    
2. Введение собеседника в курс дела 40 ± 5 6 Кратко  излагает цель своего звонка(говорит  прямо в микрофон, со своей обычной громкостью, произносит слова внятно и не очень быстро, отчетливо выговаривая числа и фамилии) 6 Слушает, не прерывает  собеседника(записывает в случае необходимости сообщаемую информацию). Подтверждает услышанное краткими словами: так, да и т.п.
    Не указывает, что уже говорил, не раздражается и не возмущается Просит  повторить в конце сообщения, если что-нибудь не понятно
3. Обсуж дение ситуации 100 ± 5 7 Лаконично излагает тщательно продуманные главные и второстепенные вопросы, требующие короткого и конкретного ответа 8 Кратко  и конкретно отвечает и предлагает пути решения вопросов
4. Заключительное слово 20 ± 5 9 Кратко повторяет  итог беседы (то, что он понял из разговора) 10 Одобряет  или вносит уточнения
    11 Благодарит, прощается 12 Отвечает  на благодарность. Прощается
    13 Вешает трубку    
Всего 180 ± 20        
 

     В заключение необходимо отметить, что  все телефонные звонки должны проходить  через секретаря, который переадресует звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

    1. Проведение совещаний, конференций.

     Каждый  день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

     Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

  1. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
  2. Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
  3. Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
  4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
  5. Как можно раньше послать приглашение участникам;
  6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
  7. Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

     Четкие  планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная  беседа.

     Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Информация о работе Особенности организации труда руководителя