Организация контроля на предприятии

       Выбор подходящей единицы измерения –  это зачастую наиболее легкая часть  проведения контрольных измерений, обеспечивающих, как в конечном счете  и весь контроль, достижение целей  организации. Важно, чтобы  скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

       Распространение информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих работников  организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работника в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

       Основные  трудности, возникающие на пути сбора  и распространения конкретной информации, связаны с различными коммуникативными проблемами. В то время, как часть  данных собирается и обрабатывается автоматизировано, большая часть  информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля. Искажения информации могут сыграть очень значительную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки.   

       Участие сотрудников организации в процедуре  контроля может быть вполне эффективным  и на самых нижних уровнях управления. Иногда особенно важно обеспечить фактическое  участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера. Обеспечение участия широкого круга сотрудников в выработке решений и установке целей при формировании бюджета способствовало более интенсивному вовлечению сотрудников  в деятельность этой организации и стремлению коллектива достичь общих целей организации.

       Заключительная  стадия этапа сопоставления заключается  в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли , что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

       Иногда  оценка информации определяется политикой  организации. Во многих случаях мерой  может служить масштаб допустимых отклонений. Зачастую, однако, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации и устанавливать корреляцию запланированных и фактически достигнутых результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другие факторы, определяющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.

       После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий  поведения: ничего не предпринимать, установить отклонения или пересмотреть стандарт (прил. 5). 

       Основная  цель контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при котором  процесс управления организацией действительно  заставлял бы ее функционировать  в соответствии с планом.

       Система контроля, которая не позволяет устранить  серьезные отклонения прежде, чем  они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться  на устранении настоящей причины  отклонения. В идеале стадия измерения должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

       Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций  управления или технологических  процессов.

       Прежде, чем выбрать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить. Кроме того, хотя временами это может быть очень трудно, опытный менеджер старается избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, однако, в долгосрочном влекут за собой большие затраты.         

4. Принципы организации контроля 

Изучение  проблем организации контрольной  деятельности на промышленных предприятиях позволяют предложить следующие основные принципы организации управленческого контроля, которые имеют практическое значение для его применения во всех сферах деятельности хозяйствующих субъектов. 
       1. Структура организации контрольной деятельности должна соответствовать структуре (иерархии) управления организации. Контроль, как часть процесса управления, действует на всех его уровнях. Каждому уровню управления (точке принятия управленческих решений) должен соответствовать свой уровень контроля (структурный принцип).

 
      2. Система контроля должна способствовать обеспечению управляемости процессов по основным направлениям деятельности во всех подразделениях организации (принцип централизации).

 
      3. Любые действия персонала, которые привели к отрицательным для организации последствиям, должны быть расследованы; необходимо установить их причины и масштабы последствий, применить адекватные меры дисциплинарной и материальной ответственности к соответствующим должностным лицам (принцип ответственности).

 
     4. Персонал организации не должен отвечать за результаты, достижение которых не зависит от его усилий (принцип контролируемости).

 
     5. Лица, осуществляющие контроль над процессами, не должны отвечать за их реализацию (принцип независимости).

    6. Любые контрольные процессы в организации не должны обходиться дороже тех потерь, которые могут быть предотвращены в результате реализации контроля (экономический принцип).

 
    7. Процессы должны контролироваться как на соответствие политике менеджмента организации (по форме), так и по их результатам (по существу), при этом определяющим критерием является достижение целей системы управления (принцип оценки по результатам).

 
      Данные принципы заложены в основу организации контрольной деятельности и способствуют созданию эффективной системы контроля.  
Формирование системы управленческого контроля не является самоцелью; она должна содействовать повышению эффективности управленческой деятельности, положительно влиять на результаты работы предприятия и быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды.

Заключение

     В данной курсовой работе раскрыта сущность контроля, виды контроля, организация контроля на предприятии. В результате выполнения курсовой работы поставленные цели выполнены, а именно: изучен теоретический вопрос, приобретены навыки самостоятельной работы с методической и специальной литературой, логически изложены основные аспекты проблемы.

     Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

       Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

       Контроль  часто оказывает сильное влияние  на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать  поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

       Проблем, возникающих вследствие воздействия  системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

      В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих  действий. Квалифицированный менеджер должен четко знать и следовать данным этапам. Для того, чтобы деятельность на предприятии  действовала эффективная система контроля и , соответственно, эффективная управленческая деятельность. 

5. Список литературы 

1. Веснин  В.Р. «Основы менеджмента». – М.: Институт международного права и экономики им. А.С. Грибоедова, 1999.
2. Семёнов А.К., Набоков В.И. «Основы менеджмента»: учебник. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006.
3. Веснин В.Р. «Основы менеджмента»: Учебник. – М.: Институт международного права и экономики. Издательство «Триада, Лтд»,1997.
4. Вершигора Е.Е. «Менеджмент»: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА-М, 2003.
5. «Менеджмент»: Учебное пособие для вузов/ Под ред. В.И. Подлесных – СПб.: Издательский дом. «Бизнес-пресса», 2002.