Тема 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ. ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие организации              1

2. Концепция жизненного цикла организации              2

3. Внутренняя среда организации              4

Внешняя вреда организации              7

1. Понятие организации

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда "менеджмент" как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под "организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

Из всего многообразия определений понятия "организация" можно выделить следующие.

1.      Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2.      Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3.      Организация как группа людей с общими целями. Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям (рис.1):

1)        наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2)        наличие по крайней мере одной общественно полезные цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которые принимают как общую все члены данной группы;

3)        наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Рис.1. Элементы организаций

Таким образом, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

2. Концепция жизненного цикла организации

"Жизнь" организации подобна жизни человека, времени существования любого предмета труда или услуги. Она имеет свои фазы и особенности развития.

Согласно концепции жизненного цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации. На рис. 2 представлено пять основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные цели, признаки, стиль руководства, задачи и организацию труда.

Рис. 2. Основные фазы жизни организации

Фаза 1 - рождение организации. Для нее характерны: определение главной цели, заключающейся в выживании; кризис стиля руководства (руководство одним лицом); основная задача - выход на рынок; организация труда - стремление к максимальному увеличению прибыли.

Фаза 2 - детство и юность. Отличительные особенности: главная цель — кратковременная прибыль и ускоренный рост; выживание за счет жесткого руководства; основная задача - укрепление и захват своей части рынка; организация труда -планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг.

Фаза 3 - зрелость. Главная цель - систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство); основная задача - рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов; организация труда - разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.

Фаза 4 - старение организации. По сути, это высшая ступень ее зрелости. Главная цель в развитии организации - сохранить достигнутые результаты (остаться на "завоеванных" позициях); в области руководства эффект достигается за счет координации действий; основная задача - обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.

Фаза 5 - возрождение организации. Главная цель на этой фазе развития состоит в обеспечении оживления по всем функциям; ее рост - за счет коллективизма; главная задача - омолаживание; в области организации труда - внедрение НОТ, коллективное премирование.

3. Внутренняя среда организации

Организационная среда - это совокупность факторов, или ситуационных переменных, влияющих на организацию. Она состоит из внутренней и внешней среды.

Внутренняя среда - это совокупность внутренних ситуационных факторов организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути, это хозяйственный организм организации, ее структура.

Рис. 3. Внутренняя среда организации

Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство достижения целей. Цели - это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.

Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, к достижению которой стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

Процедура совместного определения цели является главным мотивом и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый член организации знает, к чему он должен стремиться.

Задача - это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Рис. 4. Взаимосвязь должностей, структуры и целей

Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технология тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии (рис. 2.10).

Рис. 5. Взаимосвязь технологии, заданий, структуры и целей

Люди (трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте все внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга. Изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное. Взаимосвязь внутренних элементов организации - целей, структуры, задач, технологии и людей - показана на рис. 6.

Рис. 6. Взаимосвязь внутренних элементов организации

Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют и неформальные организации

Внутренняя среда организации — это все то, что составляет организацию и характеризует ее структуру: цели, структурные подразделения и их связи, ресурсы (капитал, сырье, имущество, рабочая сила) и т. д.

В структуре организации выделяют функциональные области и уровни управления.

Функциональные области — это виды работ, которые выполняют работники организации, ее подразделе­ния или организация в целом. Функциональными областями являются: маркетинг, финансы, управление персоналом, инновации, производство; кроме того, особо иногда выделяют безопасность как особую функцио­нальную область. Обычно функциональная область соответствует подразделению, которое обеспечивает ее нормальное функционирование.

Уровни управления — это звенья иерархической структуры управления. Обычно выделяют верхний, средний и низший уровень управления; соответственно, говорят о руководителях высшего, среднего и низшего звена.

Внешняя вреда организации

4.                    

Внешняя среда организации представляет собой совокупность субъектов и сил, находящихся за пределами организации, и оказывающих какое-либо влияние на ее деятельность.

Внешней средой принято называть внешние условия, которые оказывают влияние на деятельность организации. Не все ученые, изучавшие феномен управления, уделяли достаточное внимание внешней среде организации. В частности, школа научного менеджмента интересовалась в основном внутренней средой организации: именно ее правильное функционирование, по мнению представителей данной школы, непосредственно влияло на деятельность организации в целом. Признание важности внешней среды организации произош­ло примерно в 50-е годы XX века.

Внешняя среда — это источник очень важных воздействий на организацию. Значительная часть проблем, возникающих на пути организации к достижению стоящих перед ней целей, возникает из внешней среды. От того, насколько адаптивно поведение организации, то есть от того, насколько организация может приспособиться к внешним факторам, зависит ее выживание. С этой точки зрения, организацию нередко сравнивают с живым организмом, который, приспосабливаясь к окружающей среде, меняет формы взаимодействия с внеш­ней средой, причем эти изменения могут затрагивать даже внутреннюю структуру организации.

Внешняя среда организации состоит из микро- и макросреды.

Микросреда - это среда, включающая в себя те факторы и субъекты рынка, с которыми организация имеет непосредственные отношения или которые оказывают (или могут оказывать) прямое на нее воздействие. К ним относятся потребители, посредники, поставщики, конкуренты и различные так называемые «контактные аудитории».

Потребители - это организации и (или) частные лица, которые используют продукцию или услуги рассматриваемой организации.

Посредники - это организации и (или) частные лица, которые способствуют доведению продукции до потребителей, обеспечивая им более удобное место, время и процедуры приобретения товара.

Поставщики - это организации и (или) частные лица, которые поставляют необходимые ресурсы рассматриваемой организации.

Конкуренты - это производители аналогичной и сопряженной (взаимозаменяемой) продукции, а также все организации, использующие (возможно по другому назначению) те же трудовые, материальные, финансовые и другие ресурсы.

«Контактные аудитории» - это различные организации или группы, которые проявляют какой-либо интерес к данному предприятию и способные оказывать на него влияние (местная администрация, налоговые органы, банки, страховые, консалтинговые организации, средства массовой информации и т.п.).

Макросреда представляет собой совокупность политических, экономических, правовых, технологических, социально-культурных и природно-географических факторов, которые воздействуют не только на конкретную организацию, но и на всю ее микросреду.

Экономические факторы - это тенденции развития общественного производства, покупательная способность населения, инфляционные процессы, уровень занятости и т.п.

Политические факторы - стабильность политической обстановки, отношение органов власти к бизнесу, направления государственного регулирования и т.д.

Правовые факторы - это законодательная система, регулирующая хозяйственную деятельность организации и создающая определенные «правила игры» на рынке.

Научно-технические и технологические факторы - это научно-технические и технологические открытия и нововведения.

Социокультурные факторы - уровень образования и культуры населения, господствующая в обществе система разделяемых всеми ценностей, обычаев, традиций, норм поведения и т.д.

Природно-географические факторы - это природно-климатические условия, состояние окружающей среды, наличие и доступность сырья и энергии, дорог и других путей сообщения и т.д.

Международные факторы - это все ранее указанные факторы в тех зарубежных странах, в которых осуществляет свою деятельность организация; а также крупнейшие международные события, оказывающие влияние на ее макросреду.

К характеристикам внешней среды относятся: взаимосвязанность факторов, сложность, подвижность, неопределенность.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменения одного фактора воздействует на другие факторы. Так же как изменение одного фактора прямого воздействия (любой внутренней переменной) может сказываться на других, изменение одного фактора косвенного воздействия может обусловливать изменение других.

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды превращает среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно, они должны исходить из того, что все они взаимосвязаны и подвержены изменениям.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого из них. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, в условиях, когда на нее влияют государственные постановления, несколько заинтересованных групп, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, то можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов и проводящая постепенное изменение технологии.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

В то время как факторы внешней среды, описанные выше, в той или иной мере влияют на все организации, среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью, что обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну.