Исследования  показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним их факторов сохранения системы через рост и расширение.

     По  мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений вышестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

     Открытые  системы добиваются применения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по подержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранения достигнутого положения путем покупки, подержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредотачивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

1.2 Стадии жизненного цикла организации

 

     Графически  основные этапы жизненного цикла  организации представлены на рисунке 1.4. Показано по восходящей линии создание, рост и зрелость организации, а также ее упадок, обозначенный ниспадающей кривой. 

 
Рис. 1.4. Основные этапы жизненного цикла организации 

     На основе проводимых исследований и обобщения накопленного опыта стадии жизненного цикла организации можно представить более детально, как это сделано в таблице:  
 
 

     Жизненный цикл организации – совокупность стадий, которые проходит организация за период своего функционирования: рождение, детство, отрочество, ранняя зрелость, расцвет сил, полная зрелость, старение, обновление. 
 

2. Внутренняя среда организации

 

     Любое экономическое явление всегда существует в определенной среде. Это можно  сказать и об организации.

     Фирма, перерабатывая ресурсы, производит продукцию либо оказывает услуги. Товары и услуги поставляются на рынок, обеспечивая покупателей соответствующей информацией (свойства  товара, места продажи, гарантии и т.д.). С рынка фирма получает деньги и опять-таки информацию (объемы и темпы продаж, данные о товарах конкурентов и т.д.).

     Фирма взаимодействует с поставщиками сырья, финансовыми органами (банками, налоговыми службами, страховыми компаниями), посредниками         (транспортными учреждениями, торговыми агентами и т.д.), рекламными агентствами; изучает общественное мнение.

     Фирма работает в определенной стране. В  этой стране существуют определенная общая экономическая и политическая ситуация, определенный уровень научно-технических достижений, культурные и иные традиции.

     Всё вышеперечисленное составляет среду, в которой осуществляется функционирование фирмы. Среда воздействует на это функционирование. Для эффективного управления фирмой нужно понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества факторов, но и предвидеть это влияние.

     Факторы внешней среды принято называть переменными. Эти факторы действуют  как внутри организации, так и  вне её.

     Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Они находятся в поле зрения менеджеров.

     Под внешними – переменные, находящиеся вне организации, которые способствуют (или нет) её функционированию, выживанию и эффективности.

     Рассмотрим  внутренние ситуационные факторы.

     Главными  переменными внутренней среды организации  являются цели, структура, задачи, технология и люди.

     Первый  переменный фактор – цели. Организация, по определению, это группа людей  с общими целями. Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организованная группа.

     Постановка  целей – очень важные момент в деятельности организации, ведь участники производства должны знать, к чему стремится.

     Цель  определяет направление движения, все последующие решения руководства  направлены на то, чтобы приблизить организацию к цели.

     У организации в зависимости от их типов могут быть разнообразными цели. Но независимо от вида фирмы ее главными общими целями будут те, что направлены на:

• выживание;
• прибыль;
• перспективы;

     Действительно, фирма может выжить, только найдя  свое место в системе рыночных отношений. Значение прибыли в бизнесе трудно переоценить: это источник роста и процветания фирмы, средство увеличения благосостояния ее владельцев и работников. Не следует забывать и о перспективе развития фирмы: проблемы сегодняшнего дня не должны заслонить перспективу – возможность существовать в будущем.

     Эти три главные в жизни фирмы  цели тесно между собой связаны, менеджеры должны обеспечить их выполнение.

     Крупные организации – многоцелевые . они  формулируют цели в разных областях, таких как разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров и т.д. в подразделениях организации также вырабатываются цели для того, чтобы достичь общей цели организации. Цели подразделений координируются менеджерами в рамках общей цели.

     Вторая  внутренняя переменная – структура. Как уже говорилось в первой главе, формальные организации состоят из подразделений, уровней управления. Взятые в единстве и логическом соотношении между собой, они образуют определенную структуру организации.

     Структура устанавливает также взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений, которые позволяют наиболее эффективно достигать целей организации.

     Образование структуры – это следствие  разделение труда между специалистами разных ее видов. Так, труд разделен между технологами, механиками, экономистами и др. при производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые операции, что тоже представляет собой конкурентную специализацию труда. В больших организациях специалисты группируются в пределах функциональных областей (отделов, подразделений).  

 

Рис. 2.1 Плоская структура управления организацией  

     И управленческий труд – специализированный вид труда. Внутри него тоже происходит специализация – разделение на конкретные виды управленческого труда, в результате чего выделяются уровни управления.

     Важным  понятием является сфера контроля. Сфера контроля – это группа лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Сфера контроля может быть широкой и узкой. Если руководитель контролирует большое количество подчиненных, то у него широкая сфера контроля. Если каждому руководителю подчиняется немного людей, то это узкая сфера контроля.

     Сфера контроля определяет тип организационной  структуры. Широкая сфера контроля дает плоскую структуру управления (рис. 2.2), с небольшим числом уровней управления, узкая сфера контроля – многоуровневую (или высокую) структуру. 

 

Рис. 2.2 Высокая структура управления организацией. 

     Вопрос  о том, какая сфера контроля и, какая структура наилучшая, некорректен. Всё зависит от специфики организации, ее целей и решаемых ею задач.

     Третья  внутренняя переменная – задачи.

     Задача  – это предписанная работа, которая  должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность включает ряд задач как необходимый вклад в достижение целей организации.

     Традиционно задачи делятся на три категории:

1. Работа с людьми;
2. Работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
3. Работа с информацией;

     Управленческая  работа по своим задачам характеризуется  разнообразием, а время на ее выполнение увеличивается от низового к высшему уровню.

     Технология  – это средство преобразования сырья  в искомые продукты и услуги.

     Производственные  задачи выполняют по определенным конкретным технологиям.

     Вместе  с развитием общества происходило совершенствование используемых в производстве технологий. Принципиальные изменениям в технологию производства внесли машины (первые из них появились в последней трети XVIII в.), стандартизация, конвейер, компьютеры. Они изменяли объем и характер выполняемых задач, в том числе связанных с управлением производством.

     Люди – пятая внутренняя переменная, которая в свете современных концепций менеджмента по важности стоит на первом месте. Сегодняшний менеджер знает, как много зависит от людей, которые работают в фирме. Один из руководителей крупной американской компьютерной фирмы сказал: « лишите меня всех моих достижений, оставьте только людей, с которыми я работаю, через пять лет мы снова достигнем того же уровня».

     Для того чтобы руководить людьми, уметь успешно с ними взаимодействовать, следует знать, чем определяются поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер функционирования менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Здесь нужны знания в области психологических особенностей личностей личности, влияющих на ее поведение и деятельность.

     Цели, задачи, структура, технология, люди – все внутренние переменные взаимосвязаны. Поскольку они состоят из социального (люди) и технологического компонентов, то их называют социотехническими подсистемами. Изменения одной из них влияет на все другие. Взаимосвязь внутренних переменных должна учитываться менеджерами при принятии управленческих решений. 

2.1 Цели и задачи организации

     Невозможно  представить управление без целевой  деятельности управляющих субъектов. Цель управления – это относящееся к будущему желаемое состояние объекта управления – организации. Вообще цель – мысленное предвосхищение результата деятельности. Значит, цель – это идеальное описание результата деятельности. Деятельность – процесс достижения результата или цели. Не сами цели как таковые приводят к результату, а процесс достижения их с помощью материальных средств или действий. Средства достижения – это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации – ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности обеспечивающие получение определенного результата. Цели являются существенным элементом системы управления, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую роль.