Описать современную систему документационного обеспечения управления

1 Описать современную систему документационного обеспечения управления.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства);

канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

секретариат;

экспедиция;

копировально-множительное бюро;

архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Дополнительная информация:

Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления;

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления.

2 Основные виды документов и их обязательные реквизиты

Организационные документы

Общие положения

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (устав или положение или инструкция или правила);

переменные реквизиты "единого" бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17)1;

текст (19);

отметка о наличии приложения (20)2;

подпись (21);

гриф согласования (22) или визы (23);

гриф утверждения (15);

печать (24).

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Распорядительные документы

Это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Информационно - справочные документы

Информационно - справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно - справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

3 Сопроводительное письмо

344000 Россия, г.Ростов-на-Дону

ул. Шевцова, 33, кв...

15 марта 2000 г.

Г-ну Шведову Петру Васильевичу,

Менеджеру по персоналу Компании BCC,

344002 г.Ростов-на-Дону

ул.Первомайская, 44

Уважаемый г-н Шведов! От вашего сотрудника, Игоря Петровича Николаева, узнал о том, что в вашей компании есть вакантная должность менеджера по маркетингу. Игорь Петрович в общих чертах ознакомил с тем, в чем заключается эта работа, в результате чего я пришел к выводу, что могу принести значительную пользу вашей компании, работая в этой должности.

В настоящее время являюсь менеджером по маркетингу корпорации XYZ . У меня прекрасные отношения с XYZ, но, учитывая свои профессиональные достижения и сильные стороны, я пришел к выводу, что мои деловые качества больше соответствую той атмосфере предпринимательского бизнеса, которая присуща компании ВСС.

Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, широкий диапазон маркетинговых функций, которые я выполнял на протяжении всей своей карьеры, вполне соответствует сфере деятельности фирмы ВСС, распространившейся в последнее время на 15 новых регионов. Кроме того, у меня имеется обширный опыт в следующих областях: совместная торгово-промышленная реклама, региональные продвижения продуктов, маркетинговые исследования рынка - т.е. в тех сферах деятельности, которые, как я предполагаю, были бы моими основными должностными обязанностями, если бы я был принят на работу в вашу компанию. Как может подтвердить Игорь Петрович, я чрезвычайно прилежный и преданный работник, хорошо адаптируюсь в любом коллективе.

Если у вас есть какие-то вопросы, связанные с любым аспектом моей трудовой биографии, можете обращаться ко мне в любое удобное для вас время. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.

Чрезвычайно признателен вам за интерес и внимание, проявленные к моему резюме.

С уважением, Александр Николаевич Воронов

4 Документооборот: понятие, виды

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.

План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей является обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1). теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подрахзделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - инфомация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

5 Объяснительная записка

Библеогравический список

1. 1000 и один договор; Автор: ред. Касьянова, Г.Ю.;Год: 2005; Издание: M.: Информ центр 21 века; Издание 5-е, перераб. и доп.; Страниц: 4802.

2. Документы. Делопроизводство;Автор: Стенюков, М.В.; Год: 2000; Издание: М.: Приор; Страниц: 144

3. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие;Автор: Пшенко, А.В.; Год: 2004;Издание: М.: Форум; Страниц: 256

4. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Автор: Непогода, А.П.; Семченко, П.А.; Год: 2007; Издание: Омега-Л; Страниц: 480

5. Дисциплинарные взыскания. Отстранение от работы; Автор: Труханович, Л.В.; Глушко, В.И.;Год: 2004; Издание: М.: Финпресс; Страниц: 160

17