Контрольная работа по "Управление персоналом"

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа №2

по курсу: Управление персоналом  .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012 год

 

 

 

 

Содержание:

 

Введение

 

Процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных  операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).

Таким образом, выбранная тема контрольной работы очень актуальна в современном мире. Из актуальности темы и вытекает основная цель данной работы: рассмотрение и раскрытие содержания темы «Документационное обеспечение управления персоналом».

Для того чтобы раскрыть поставленную цель, выделим несколько существенных задач, которые необходимо решить в процессе написания работы. Это:

1. Охарактеризовать особенности документационного обеспечения.
2. Решить практическое задание: «Один день из жизни менеджера по управлению человеческими ресурсами»

 

Документационное обеспечение  управления персоналом

Особенности документационного обеспечения

 

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом¹. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются²:

• ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

• ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК.

Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

• организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией³: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения⁴. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое  задание: «Один день из жизни менеджера  по управлению человеческими ресурсами»

 

1. Охарактеризуйте работу менеджера по управлению человеческими ресурсами в приведенной ситуации. Дайте свою оценку эффективности его рабочего дня.

Говоря об управлении человеческими ресурсами, мы сталкивается с такой профессией как менеджер по персоналу. Менеджер по персоналу — профессия молодая, зародилась в конце прошлого века. Появление специалистов по работе с персоналом, имеющих подготовку в области социологии и психологии, означало подлинную революцию в традиционных формах кадровой работы.

Фотографией рабочего дня исследует трудовой процесс, выявляет затраты рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены), определяет резервы повышения производительности труда⁵.

Если традиционно менеджер по персоналу должен был стремиться сэкономить на издержках, связанных с воспроизводством рабочей силы (а поэтому и не был заинтересован в долговременных инвестициях в человеческий капитал), то технология управления человеческими ресурсами нацелена на повышение эффективности подобного рода инвестиций, обеспечивающих постоянный профессиональный рост работников предприятия и улучшение качества условий труда⁶.

Рабочее времени используется неэффективно, на это в большей степени влияет нарушение трудовой дисциплины сотрудниками. Этот показатель говорит о низком уровне дисциплины в офисе.

Затраты на устранение организационно-технических  причин говорят о низком уровне организации обслуживания рабочего места. В офисе необходимо предпринять меры по улучшению дисциплины труда и пересмотреть требования по организации обслуживания рабочих мест.

Возможность роста производительности труда в результате уплотнения рабочего времени говорит о низком уровне эффективности фактического использования рабочего времени.

2. Что Вы можете  сказать о кадровой политике  в рассматриваемой организации? Кадровая политика организации является одним из эффективных способов преодоления дефицита кадров.

Цель кадровой политики – обеспечение оптимального баланса  процессов обновления и сохранения численного и качественного состава  кадров в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда.

Успешная кадровая политика, прежде всего, основывается на систематическом  учёте и анализе влияния окружающего  мира, адаптации производства к внешним воздействиям.

Для организации характерно отсутствие прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации в  целом. Руководство в ситуации подобной кадровой политики работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую без попыток понять причины и возможные последствия.

Кадровая служба располагает  не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации содержится краткосрочный и среднесрочный прогнозы потребности в кадрах, как качественный, так и количественный, сформулированы задачи  по развитию персонала.

  
Заключение

 

Таковы основные теоретические положения контрольной работы. На основании выше сказанного сделаем следующие выводы:

1. С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.
2. Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.
3. Критериями качества управления потоками документной информации являются: комплексность (участие всех структур); системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством); регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах); оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).
4. В процессе документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.
5. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей.

 

 

Список использованной литературы

 

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.
2. ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. М.: Госстандарт, 1983.
3. ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.
4. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. М.: Экономика, 2004.
5. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 2004.
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. М., 2006.
7. Константинов Ю.Н. Основы документационного обеспечения. Волгоград: ВолГУ, 2005.
8. Кудрявцев В.А и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2005.
9. Кузнецов Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. М.: Экономика, 2004.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2005.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах. М., 2004.
12. Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 2004.