Контроль и регулирование с системе менеджмента

    Но отказ  от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)

    4. Обеспечение  соответствия предписанным учетным  принципам. Система внутреннего  контроля должна обеспечить необходимую  степень уверенности в том,  что должностные лица и работники  предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

    •  положениями  об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.

    • должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,

    •  приказом об учетной политике предприятия,

    • приказами  и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

    5. Обеспечение  выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций. 

    1.1.3. Функции контроля 

    В литературе взгляды на функции внутреннего  контроля различаются. Например, к функциям внутреннего контроля относят оперативную, защитную и регулятивную. С этим можно согласиться, но применительно к внутреннему контролю вместо выражения «регулятивная функция» точнее употребить «упорядочивающая функция». Отметим ещё одну важную функцию внутреннего контроля – превентивную. Предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от нежелательных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации. К вышеперечисленным функциям следует добавить информативную и коммуникативную. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.2. Классификация внутреннего контроля 

    Под классификацией в науке понимают распределение  объектов, явлений, категорий по классам (разрядам, группам и другим подразделениям) в зависимости от их общих признаков, характеризующих связи между классифицируемыми объектами в единой системе соответствующей области знаний или практической деятельности. Научно обоснованная классификация позволяет глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных её составляющих.

    Тем не менее, эта область недостаточно разработана. Нет единства в выборе признаков классификаций, отсутствует комплексность в подходах. Необходимы уточнения в существующих классификациях внутреннего контроля организации с учётом изменившихся условий хозяйствования и ускорения НТП. В методологическом плане полезны классификации внутреннего контроля, представленные в табл.1.

    Рассмотрим  наиболее важные классификации внутреннего  контроля, признаки которых требуют  детального пояснения. 

    1.2.1. Классификация по форме 

    Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля – формальный. В экономической литературе на данный момент нет общепринятого определения понятия формы внутреннего контроля и общепризнанных выделений его форм по сравнению, например, с формами бухгалтерского учёта – мемориально-ордерная, журнально- ордерная, автоматизированная, упрощённая. Представляется целесообразным дать определение, наиболее точно раскрывающее понятие формы внутреннего контроля организации.

    Категория форма в философской трактовке  – это способ существования и  выражения содержания предметов или явлений. Исходя из этого дадим определение понятия формы внутреннего контроля организации.

    Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это способ организации  и выражения определённым образом  упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.

    В качестве форм внутреннего контроля организации  нужно выделить:

• внутренний аудит;
• структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

    Выбор формы внутреннего контроля зависит  от:

• сложности организационной структуры;
• правовой формы;
• видов и масштабов деятельности;
• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношения руководства организации к контролю.

 

    1.2.1.1. Внутренний аудит 

    В экономике  понятие «эффект масштаба» означает, что во-первых, по мере роста масштаба производства организация достигает снижения издержек за счёт действия ряда факторов (это положительный эффект масштаба); во-вторых, параллельно существует отрицательный эффект масштаба, который заключается в определённых управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной организации. По мере роста масштаба деятельности этажи управления, разделяющие административный аппарат и уровни управления, реализующие рабочие программы, становятся всё более многочисленными. Многоуровневый аппарат управления создаёт проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала (менеджеров). Если организация имеет географически разбросанные филиалы или отделения, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения, центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, осуществлять контроль и оценку принятых решений в целом.

    Цель  внутреннего аудита – оказание помощи органам управления организации (предприятия) в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля.

    Организация внутреннего контроля в форме  внутреннего аудита присуща крупным  и некоторым средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:

    • усложненной оргструктурой — дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;

    • многочисленностью  филиалов, дочерних компаний;

    • разнообразием  видов деятельности и возможностью их кооперирования;

    • стремлением  органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

    Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования.

    К институтам внутреннего аудита относят и  ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.                

    Классификация внутреннего контроля, Таблица 1а

 

    Классификация внутреннего контроля, Таблица 1б(продолжение)

 
 

    1.2.1.2. Структурно-функциональная форма внутреннего контроля 

    Во многих организациях нет отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной комиссии (ревизора). В этом случае для осуществления  внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации. Понятие «структурно-функциональная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной), соответствующие их контрольным функциям. Например, осуществление контроля, непременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любого ответственного лица. Данная форма, соответствующая содержанию первичной ступени развития внутреннего контроля, применяется всеми организациями наряду с более развитыми формами и независимо от них. 

    1.2.2. Классификация по времени осуществления контрольных действий 

    1.2.2.1. Предварительный контроль 

    Некоторые наиболее важные виды контроля могут  быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

    Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

    Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы  для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

    Материальные  ресурсы. Очевидно,  что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

    Финансовые  ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.