Коммуникационный процесс и его характеристика

     Принцип стратегического  использования информационной организации. Характер  этого  ключевого  принципа  заключается  в   следующем:   наиболее

эффективной  коммуникация  бывает  тогда,  когда   руководители   используют

неформальную   организацию   в   дополнение   к   коммуникации    формальной

организации.

     Рассмотрим  способы улучшения коммуникационного процесса  с точки зрения межличностных  (неформальных)  и  организационных  (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций  сильно  отличаются  друг  от  друга  и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

     В  межличностных  коммуникациях  главным  является  совершенствование  науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

     Умение  слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

     Ясность  идей.  Прояснение  идей  перед их  передачей означает,  что   вам необходимо систематически обдумывать и  анализировать  вопросы,  проблемы  и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

     Язык  жестов и интонаций.  Необходимо  следить за  языком  жестов,  позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов.  Посылая  гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь  большей ясности и понимания ваших слов.

     Эмпатия и открытость. Эмпатия -  это внимание  к чувствам  других  людей, сопереживание.  Удачное   применение   эмпатии   может   заметно   уменьшить возможность неверного  понимания  при  декодировании  сообщения  принимающей стороной. Эмпатия при обмене  информацией  подразумевает  также  поддержание ткрытости в разговоре.

     Установление  обратной  связи.  Обратная   связь   важна,   поскольку   дает возможность  установить,   действительно   ли   ваше   сообщение,   принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы  изначально  ему  придали.

     Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них -  задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи  заключается  в  оценке языка поз, жестов и интонаций  человека,  которые  как  будто  указывают  на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также  путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит  вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

     В  организационных   коммуникациях   основным   является   совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные  способы  совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

     Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять  потребности  в информации   собственные,   своих   начальников,   коллег   и   подчиненных.

     Руководитель  должен  научиться  оценивать  качественную  и   количественную стороны своих  информационных  потребностей,  а  также  других  потребителей информации  в  организации.  Он  должен  стараться  определить,  что   такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

     Регулирование информационного потока - лишь один пример  из  числа  действий руководителя  по  совершенствованию  обмена  информацией. 

     Системы обратной связи. В   той   же   мере,   в   какой   обратная   связь   может   способствовать совершенствованию межличностного обмена  информацией,  могут  действовать  и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы  составляют часть   системы   контрольно-управленческой   информационной    системы    в организации. Один из вариантов системы обратной связи -  перемещение людей из  одной  части  организации  в  другую  с  целью  обсуждения  определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи.  Такие опросы можно проводить с  целью  получения  информации  от  руководителей  и рабочих буквально по сотням вопросов.

     Системы сбора предложений. Системы  сбора  предложений  разработаны  с  целью  облегчения   поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности  организации.

     Цель  подобных  систем  -  снижение   остроты   тенденции   фильтрации   или игнорирования  идей  на  пути  снизу  вверх.  Чаще   всего   такая   система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда  работники фирмы могут анонимно  подавать  свои  предложения.  Систему  сбора   предложений   можно организовать по-другому. Организация  может  развернуть  частную  телефонную сеть, через  которую  работники  получают  возможность  анонимно  звонить  и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в  должности.  Другой  вариант системы обратной  связи  предусматривает  создание  группы  руководителей  и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы,  представляющие взаимный интерес. Еще один подход  основан  на  кружках  качества,  а  также группах неуправленческих  работников,  которые  еженедельно  собираются  для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

     Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно  крупные   организации,   как   правило,   издают   ежемесячные

бюллетени, которые содержат  информацию  для  всех  работников.  В  подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений  по  поводу управления, на темы охраны здоровья  работников,  нового  контракта,  нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в  скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

     Современная информационная технология. Последние   достижения   в   области   информационной    технологии    могут способствовать совершенствованию   обмена   информацией   в   организациях.

     Персональный  компьютер  уже  оказал  огромное  воздействие  на  информацию, которую  руководители,  вспомогательный  персонал  и рабочие рассылают   и получают.  Электронная  почта   дает   работникам   возможность   направлять письменные сообщения любому человеку в  организации.  Это  должно  уменьшить традиционно  неиссякаемый  поток  телефонных  разговоров.   Кроме   того   в настоящее  время  огромную  роль   в   распространении   информации   играет глобальная сеть Интернет.

                                 Коммуникативная сеть руководителя.

     Поток информации в организованной социальной системе  является  существенным элементом ее эффективного функционирования.  Значительную  часть  задачи  по управлению любой организацией составляет  создание  коммуникативной  сети  и гарантия  обеспечения  поступления  правильной  информации  нужным  людям  в нужное время. Необходимо разработать такую  коммуникативную  сеть,  чтобы  в ней органично могли сочетаться  устойчивость  и  динамизм,  управляемость  и спонтанность, новый и прежний опыт. 

     Заключение

     В наше бурное время информационной революции  актуальность  коммуникаций  не снижается,  а  наоборот,  возрастает.  Коммуникации  важны  во  всех  сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с  другом.

     И чем эффективней этот обмен, тем  больше   у  нас  открывается  возможностей для  эффективной  работы  и  благополучной  личной  жизни.

     Знание  и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает приблизиться к решению  основной задачи менеджмента - получению  прибыли.

     Между организацией и ее окружением, между выше и нижерасположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

     Этапы процесса - разработка идеи, кодирование и выбор канала, декодирование (расшифровка) сообщения. Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Обратная связь позволяет обеим сторонам коммуникационного процесса подавлять шум, т. е. то, что искажает смысл предаваемого сигнала, сообщения. Обратная связь - это реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

     Различия  в восприятии распространенной преградой  на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

     Руководитель  может повысить эффективность межличностных  обменов, проясняя идеи для того, как  сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

     Обмен информацией в организации можно  улучшить, создав системы обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

     1.Виханский  О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995г.

     2.Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: «Юнити.» -2002г.

     3.Красовский Ю.Д. Организационное поведение, М.: «Юнити», 1999г.

     4.Лафта Дж. К. Менеджмент: учеб. пособие.  - 2-е изд., перераб. и доп.  - М.: «ТК Вслби», 2005г.

     5.Мескон  М.Х.,  Альберт  М.,  Хедоури   Ф.   Основы   менеджмента.   -

М.: «Дело», 1999г.