Коммуникации и их роль в организации

       Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в  силу разных статусов уровней организации. Часто нижние уровни управления стараются снабжать высшие инстанции только положительно воспринимаемой информацией, так как подчиненные хотят получить одобрение от руководителя. Причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть недостаточное внимание руководителей среднего звена к сообщениям их подчиненных. В числе причин могут быть страх наказания, ощущение бесполезности информирования.[2]

       Информационные  перегрузки. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от  понимания таковой другими работниками организации.

       Неудовлетворительная структура организации. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Некоторые из наиболее эффективно управляемых американских компаний перешли к структуре «с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена».

       К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно  отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.[10]

       Небольшие преувеличения, а также необоснованные обобщения способны перерасти в  большие коммуникационные барьеры. Для решения проблем в организационных  коммуникациях на базе современной информационной технологии используют: регулирование информационных потоков, управленческие действия, создание обратных связей, развертывание системы сбора предложений, информационные бюллетени, современные информационные технологии. Рассмотрим каждый из этих способов:

       Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

       Управленческие  действия. Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении руководителями еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

       Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции.

       Опрос сотрудников — еще один вариант  системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации по сотням вопросов, например:

       - четко ли доведены до них цели деятельности;

       - с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

       - получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

       - открыт ли их руководитель для предложений;

       - информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.[3]

       Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

       Чаще  всего такая система реализуется  уполномоченными по сбору предложений  или в виде ящиков для предложений, куда сотрудники могут опускать свои предложения. При этом следует создавать механизмы подтверждения факта рассмотрения предложений и стимулирование работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы — создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

       Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи сосредоточивают общую информацию в организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные материалы представляют возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют персоналу составить представление о стиле и особенностях руководителей организации.

       Современные информационные технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер, локальные и глобальные сети, из которых наиболее известна сеть интернет, уже оказали огромное воздействие на информацию.

       Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.[2] 

       3. Развитие эффективной коммуникации 
 
 

       Заключение

    Каждый  руководитель компании хотел бы иметь  дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь  поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий  для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).

    Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие руководители понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. Так как без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Список  литературы

       1. Алешина И.В., Паблик Рилейшенз для менеджеров и маркетеров: - Москва: Гном-пресс, 1997г.

       2. Басовский Л.Е., Менеджмент: -  Москва,  ИНФРА-М, 2003г.

       3. Вершигора Е.Е., Менеджмент: - Москва, ИНФРА-М, 2000г.

       4. Веснин В.Р., Основы менеджмента: - Москва, Триада-ЛТД, 1997г.

       5. Виханский О.С., Наумов А.И., Менеджмент: - Москва, Гардарики, 2002г.

       6. Владимиров А.Н., Лучшие рефераты по менеджменту: - Ростов-на-Дону, ФЕНИКС, 2002г.

       7. Казанцева А.К., Общий менеджмент: - Москва, ИНФРА-М, 1999г.

       8. Казначевская Г.Б., Менеджмент в экзаменационных вопросах и ответах: - Ростов-на-Дону, ФЕНИКС, 2002г.

       9. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М., Бизнес коммуникации: - Санкт-Петербург, Питер, 2001г.

       10. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента: - Москва, ДЕЛО, 1993г.

       11. Парахина В.Н., Федоренко Т.М., Теория организации: - Москва, КНОРУС, 2004г.

       12. Парахина В.Н., Ушвицкий Л.И., Основы теории управления: - Москва, ФИНАНСЫ И СТАТИСТИКА, 2003г.

       13. Пичужкин И.В., Жарков В.Н., Максимов С.А., Основы менеджмента: - Москва, ЮРАЙТ, 2003г.

       14. Почепцов Г.Г., Теория коммуникации: - Москва, Релф-Бук, 2001г.

       15. Сейтель Ф.П., Практический Паблик Рилейшенз: Пер. с англ.-Н.Новгород, Ай-Кью, 1996г.

       16. Солдатова И.Ю, Чернышева М.А., Менеджмент: экзаменационные ответы: - Ростов-на-Дону, Феникс, 2002г.

       17. Ужахова Л.М., Основы менеджмента: - Тюмень, Тюменский Государственный Университет, 2005г.

       18. Цыпкина Ю.А., Менеджмент: - Москва, ЮНИТИ, 2001г.