Экономические методы управления

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводиться к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности служб организации и сотрудников;

- принятие решения.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые события и проблемы. На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей    

        организации;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

- по назначению:

 - вырабатывающие и принимающие решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

 - подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

- оперативные;

-по периодичности (частоте) проведения: разовые, регулярные и периодичные;

-по количеству участников: узкий состав(до 5 человек), расширенные (до 20 человек); представительные (свыше 20 человек);

- по степени стабильности состава участников: с фиксированным составом; с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; комбинированные;

-по принадлежности: партийные (и других общественных организаций); административные; научные и научно-технические; объединенные.

Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на совещании. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

На этом этапе, кроме того, менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания :решение вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, селекторное совещание, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И, если после этого менеджер убедиться в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников. При подготовке повестки дня необходимо определить содержание обсуждаемых проблем и главную тему соответствующего совещания; условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (это определяет цели совещания); кто и какую подготовительную работу должен вести.

Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня : отсутствие главной темы совещания, участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы, включение в повестку дня вопросов разных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а часто и в перебранку между отдельными его участниками или группами. Вследствие этого увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, отступление от повестки дня и рассмотрение стихийно возникших побочных тем какой-либо вечной проблемы (например, вопросы снабжения и т.п.)

При решении вопроса о составе участников нужно особо внимательно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Например, совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Определив состав участников совещания, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится определенный день в неделю. Это позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

По времени совещание лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдается два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов и второй между 16 и 18 ч. Целесообразней совещание приурочить ко второму пику, что послужит дополнительным стимулом работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна.

Основные ошибки, допускаемые при определении продолжительности совещания:

- не регламентируется продолжительность совещания;

- не соблюдается установленная продолжительность совещания;

- не делаются перерывы;

- не ограничивается время на доклады и выступления.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях, которое должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.

Последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний - это подготовка участников совещания. Суть всей работы в этом направлении сводиться к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания. Это будет способствовать в последующем эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут к нему надлежащим образом подготовлены заранее.

При проведении совещания следует делать 10-15 минутные перерывы после 40 минут заседания. Протокол совещания - первичный официальный документ, на основании которого руководство в праве требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий, должен фиксировать наиболее важные моменты : повестку дня, участников, достижение цели совещания, решение, исполнители и сроки.

Завершающий этап организации совещания - это принятие решения и проведения его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее рещение, зависит его эффективность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             Литература:

1. Основы менеджмента: Учебное пособие / Н.И.Кабушкин. - 7-е изд.,стереотип.- М. 2004.
2. Румянцева З.П. Менеджмент организации. М.,1996.
3. Зайцева Б.Ф. Система методов управления. М., 1989.
4. Старобинский Э.Е. Основы менеджмента на коммерческой фирме. М.,1994.