Информационные технологии на предприятии

     Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение.

     На  многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

     В связи с ростом значения ИТ в обеспечении  успеха фирмы подобная политика неприемлема. Во-первых, для руководства фирмы  нужно точно определить, какой  вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия. Во-вторых, вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов.

     Частичная автоматизация отдельных процессов (как правило, управленческого характера) может значительно упростить схему финансовых взаимоотношений, механизмы учета и контроля на отдельных этапах. При этом основной узел бизнес-процессов остается в рамках неизменной, принятой на данном предприятии схемы.

     Определение степени  и глубины автоматизации процессов – одна из самых важных задач управления. Объективная оценка возможностей предприятия, его состояния на данный момент и предполагаемого эффекта от автоматизации – полной или частичной, поэтапной – и должна стать определяющим фактором при выборе системы или программного комплекса для реорганизации или построения бизнеса. 

II Основные классы информационных систем

1 Характеристика ERP систем 

      В настоящее время основными классами информационных систем, использующихся в практике работы отечественных и зарубежных предприятий, являются: системы планирования ресурсов предприятия ERP,  системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM, системы хранения информации, данных и знаний BI, системы управления цепочками поставок SCM и системы планирования материальных потоков MRP.

     Возможность получить экономическую выгоду от автоматизации  управленческих процессов  впервые появилась в конце 60-х – начале 70-х годов. Первым шагом на этом пути стало появление систем MRP (Material Requirements Planning) – автоматизированного планирования потребности сырья и материалов для производства. Данные автоматизированные технологии управления производством появились в США. Главное достижение MRP-систем – минимизация издержек, связанных со складскими запасами. Затем появились системы MRPII (Manufacturing Resource Planning), способные планировать все производственные ресурсы предприятия: сырье, материалы, оборудование  с его реальной производительностью, трудозатраты [1, с. 80].

     Развитием концепции автоматизированного  управления занимается американская некоммерческая  организация APICS (AmericanProductionandInventoryControlSociety), которая, в свою очередь, выдвинула ERP-концепцию управления предприятием и корпорациями. Она объединяет производителей (заказчиков), консультантов и разработчиков программного обеспечения.

     ERP-системы (EnterpriseResourcePlanning) представляют собой программные средства, автоматизирующие весь процесс учета, планирования и контроля на предприятиях, появились в начале 90-х  годов, как замена систем MRPII. Однако реально они реализуют тот же стандарт управления предприятием.

     Эффективно  используя ERP-системы, фирмы применяют  различные технологии управления. В  разных странах, у разных авторов  они называются по-разному: контроллинг  – в Германии, тактический менеджмент – в Великобритании, управленческий учет - в США [2, с. 58].

     Основным  назначением ERP систем является автоматизация  процессов планирования, учета и  управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому Enterprise Resources Planning systems – Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем: управление финансами; управление материальными потоками; управление производством; управление проектами; управление сервисным обслуживанием; управление качеством; управление персоналом.

     Приведенная последовательность функциональных подсистем  не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных  подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем. Например, подсистема управления материальными потоками, как правило, включает в себя функционально законченный блок «Управление транспортом» для  составления графиков и транспортных схем доставки, планирования и управления транспортом.

     В то же время подсистемы управления материальными потоками, производством/проектами, сервисным обслуживанием формируют  в совокупности информационную логистическую  систему предприятия (логистика снабжения, хранения, транспортная логистика, производственная логистика, логистика сбыта и т.д.)

     В качестве ресурсов для планирования рассматриваются: - денежные средства; - материально-технические ресурсы; мощности (станки и оборудование, склады и места хранения, транспортные единицы, трудовые ресурсы).

     Большинство из указанных подсистем обладает функциональностью, позволяющей осуществить  планирование материально-технических  ресурсов и мощностей и трансформировать в соответствующие потребности в денежных ресурсах.  
 
 

1.1 Управление финансами 

     В общем случае управление финансами  можно представить в виде четырех функциональных уровней (Рис. 1):

- финансовое  планирование деятельности предприятия  (Финансовый план);

- финансовый контроль деятельности (Бюджеты и бюджетный контроль);

- контроль  над финансовыми процессами (Контроль  финансовых операций);

- реализация  финансовых процессов (Ведение  финансовых операций).

     Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной степени независимые от типа деятельности. (В качестве примера можно привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д.) Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности организации управленческого учета предприятия. Например, для типа деятельности «Сборка на заказ» с точки зрения финансового планирования и контроля могут быть определены центры затрат (подразделения) и единицы затрат – производимые изделия. Для типа деятельности «Конструирование на заказ» в качестве объектов финансового мониторинга могут определяться конструкторские проекты.

Рис. 1 Общие функциональные уровни подсистемы управления финансами [4, с.24]

     Финансовое  планирование деятельности предприятия. В финансовых подсистемах ERP систем, как правило, предполагается наличие двух способов составления финансового плана: снизу-вверх, сверху-вниз.

     В случае использования метода снизу-вверх, соответствующие части финансового  плана формируются в низовых  подразделениях, после чего система  осуществляет их агрегирование. При  использовании противоположного метода основные показатели смет определяются на верхнем уровне иерархии предприятия, после чего происходит их детализация на  нижних уровнях.

     Финансовые  планы и бюджеты, количество которых  на этапе подготовки, как правило, системой не ограничивается, могут  иметь различные версии, модификации и признаки. В качестве рабочего в результате принимается один, который утверждается и объявляется в системе как актуальный.

     Все финансовые планы и бюджеты базируются на основе счетов главной книги и  заранее описанной в системе  управленческой структуры предприятия (центров финансовой ответственности, единиц затрат и др.), определяющей распределение интегрального показателя сметы за период по счету главной книги в соответствии со структурой объектов аналитического (управленческого) учета (центров ответственности, единиц затрат).

     Финансовый  контроль деятельности. Функциональность финансовых подсистем предлагает возможность организации бюджетного контроля и управления движением денежных средств. Как уже упоминалось ранее, бюджетный контроль основывается на единой базе формирования бюджетов и интеграции финансовых операций – Счетах Главной книги и аналитических объектах управленческого учета. Прогнозные данные финансового плана, разбитые по периодам, могут оперативно сравниваться с текущими результатами на счетах главной книги для принятия управленческих решений.

     На  основе бюджетных данных по аналитическим  объектам управленческого учета  имеется возможность сравнивать планируемые и фактические результаты по соответствующим статьям затрат/доходов  для центров финансовой ответственности. Подсистема финансового плана совместно с подсистемой управления распределением затрат позволяют оценить сходимость результатов плановой и фактической себестоимости выпускаемой продукции, осуществить последующий анализ отклонений, на основе объективных данных сформировать мнение о рентабельности выпускаемой продукции для предприятия и т.д.

     Управление  движением денежных средств (ДДС), как  основная задача казначейства или финансового  управляющего, реализуется в системе  для планирования и контроля входящих и исходящих денежных потоков (Рис. 2) и формализации процедур ведения расчетов.

     Формирование  прогноза ДДС системой обеспечивается на основе различных документов (Счета-фактуры  закупок, Счета-фактуры продаж, Заказы на закупку, Заказы на продажу, Заказы по проектам, Поручения и т.д.).

     Формализация и упорядочение процедур расчетов организовывается путем определения в системе стандартных способов и операций по расчетам.  

Рис. 2 Упрощенная схема движения денежных средств [4, с.28]

     Контроль  над процессами учета  и учет операций. Повседневный учет операций на счетах главной книги предполагает, как правило, два состояния операции: неразнесенная операция (документ), разнесенная операция (документ).

     Статус  «неразнесенная  операция» определяет возможность ее исправления и удаления без каких-либо последствий. Операция с данным статусом еще не является проводкой главной книги и ждет подтверждения корректности и разноски. Процедура контроля неразнесенных операций и их разноски в главную книгу, как правило, выполняется периодически соответствующими должностными лицами по участкам учета. Принимая во внимание интегрированный характер ERP систем, следует заметить, что львиная доля операций порождаются автоматически на основе регистрации первичных документов в подсистемах, связанных с планированием и управлением снабжением, производством, сбытом, проектными работами и т.д. Основная нагрузка по непосредственному ведению операций, как правило, падает на службу расчетов, остальные службы по участкам бухгалтерского учета в большей степени контролируют правильность автоматического формирования операций и осуществляют их разноску.