Информационное обеспечение управления качеством

• виды и объемы информации, требуемые для управления качеством;
• потребители информации каждого вида;
• методы получения информации каждого вида;
• источники информации каждого вида;
• периодичность получения информации каждого вида;
• виды носителей информации;
• средства поиска, сбора, накопления, обработки, анализа, передачи, хранения и использования информации каждого вида.

      Необходимость повышения эффективности воздействия  информации на все процессы управления качеством в рыночных условиях имеет принципиальное значение. Это зависит от целого ряда факторов, обусловленных развитием научно-технического процесса, с одной стороны, и инерционностью информации - с другой, в результате чего потребитель информации получает необходимые сведения с запозданием (а необходимо - с опережением). Кроме того, традиционные формы переработки и поиска информации не могут обеспечить потребителя достоверными и полными данными, поэтому достижение высоких технико-экономических показателей разрабатываемой и выпускаемой продукции невозможно без решения основных проблем и информационного обеспечения процесса управления уровнем качества, совершенствования системы информации в целом, систем информационного поиска, использования новых видов источников информации и методов ее анализа.

      Всю информацию по управлению качеством условно можно классифицировать по следующим видам: номенклатура показателей качества; фактические значения показателей качества и исходная информация для их определения, нормативы для показателей качества; факторы, влияющие на показатели качества; информация об объектах управления; управляющая и отчетная информация.

      Все многообразие информации по управлению качеством можно подразделить на условно-постоянную и переменную. Первая включает информацию непреходящих ценностей, постоянно используемых при управлении качеством (нормативно-техническая документация и нормативно-методическая документация, справочная информация), вторая содержит переменные сведения, связанные с оперативным управлением качеством и текущей производственной деятельностью, включая информацию об отклонениях процессов управления, уровнях дефектности, брака, качества труда и др. Как условно-постоянную, так и переменную информацию предпочтительнее всего классифицировать по признакам отношения ее к подсистемам системы управления качеством (система общего управления качеством, «продуктовым подсистемам» и др.) и их элементам, функциям управления качеством каждой из подсистем системы.

      К информации по управлению качеством  в рыночных условиях предъявляются  определенные требования. В их основу целесообразно положить, прежде всего, полезность информации для принятия решений в системе управления качеством в частности и СУ в целом. Наряду с данным очевидным требованием и теми требованиями, которые предъявляются к документационному обеспечению системного управления качеством, к рассматриваемой информации следует предъявлять такие требования, как понятность, уместность, одноразовость ввода и надежность.

      Понятность  означает то, что информация о качестве должна быть доступной пониманию для ее пользователя. Это не исключает при необходимости представления достаточно сложной информации.

      Уместность  информации следует понимать как относящуюся только к качеству продукции, позволяющую принимать своевременные решения по управлению качеством превентивно-перманентного характера. Уместность определяется содержанием, существенностью и своевременностью информации. Например, информацию можно признать несущественной, если она не оказывает значимого влияния на принятие решений по управлению качеством.

      Одноразовость ввода следует понимать как требование единственного введения информации по управлению качеством в банк данных с последующим многоразовым использованием, что позволит снизить ее неоднозначность за счет уменьшения вероятности совершения ошибок (при неоднократном вводе информации).

      Надежность  предполагает, что информация не содержит никаких серьезных (существенных) ошибок. При этом она должна правдиво, полно и беспристрастно (нейтрально) отражать предполагаемое (возможное) и реальное (действительное) качество продукции и состояние всех процессов управления качеством.

      Источниками информации о предприятии и видах его деятельности при ее сборе, изучении, обобщении и анализе должны стать, как минимум, следующие нормативно-правовые документы:

      1) данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов:

      2) устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;

      3) состав членов правления и  их заместителей, ревизионной комиссии;

      4) приказы о назначении генерального  директора (президента) и его заместителей;

      5) нормативно-правовые документы по  основным направлениям деятельности  организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;

      6) Организационная структура управления организацией и ее структурных единиц;

      7) экологический паспорт;

      8) показатели активов и пассивов  балансовых отчетов, отчетов о  финансово-экономических результатах  и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;

      9) годовые отчеты организации и  ее структурных единиц;

      10) отчеты о маркетинговых и других  исследованиях внешней и внутренней  среды организации;

      11) материалы лабораторий и подразделений (отдел технического контроля, центров испытаний и т.п.);

      12) материалы надзорных и сертификационных органов; результаты социологических исследований;

      13) дефектные ведомости;

      14) рекламации и отзывы потребителей;

      15) входящие и выходящие документы;

      16) положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы, отражающие:

• цели задачи организации;
• степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции;
• кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц;
• централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания;
• маршруты материально-вещественных и информационных потоков;
• соотносительность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг);
• состав целей управления, функций и задач и их распределение между уровнями и звеньями управления;
• централизацию и распределение полномочий по принятию решений;
• функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками;
• существующую технологию выполнения функций и задач;
• кадровое обеспечение;
• уровень используемых технических средств управления;
• используемые методы управления;
• факторы, обеспечивающие получение прибыли;
• исполнительность решений в структурных единицах организации;

      Помимо перечисленного выше источниками информации могут быть:

      1) сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов ит.п.;

      2) непосредственные данные наблюдения и мониторинга за процессом функционирования системы УК и всей СУ;

      3) миссия и цели предприятия  (организации);

      4) реализуемые стратегии;

      5) структура внешне хозяйственных связей предприятия;

      6) организационно-правовая форма предприятия;

      7) внешнеторговый контракт;

      8) перевозочные и товаросопроводительные  документы;

      9) таможенные документы;

      10) экспортная и импортная лицензия;

      11)документы  для регистрации участника внешнеэкономической  деятельности;

      12) платежные документы; документы,  оформляющие валютные операции;

      13) документы для зарубежной командировки и для приема иностранных партнеров;

      14) отношение персонала организации к современным информационным технологиям;

      15) владение руководителями и менеджерами необходимой и достоверной информацией при принятии управленческих решений;

      16) документооборот и его характеристики;

      17) средства передачи и преобразования информации;

      18) применяемые коммуникации;

      19) направления совершенствования информационного обеспечения на предприятии.

      Каждый  из источников обладает определенными  достоинствами и недостатками, поэтому  ни один из них в отдельности не может обеспечить достаточной полноты и достоверности собранной для исследования информации. Из этого следует, что необходимо использовать одновременно несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов. При этом можно собирать информацию как последовательно по всем иерархическим уровням, так и параллельно.

      Информацию  собирать и обрабатывать желательно за последние 3-5 лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Принципиальные  положения автоматизации  информационного обеспечения управления качеством 

      При системном подходе к построению и функционированию автоматизированной информационной подсистемы управления качеством информацию следует представлять в максимально приближенном к машиноориентированному виду. Такой подход предусматривает обмен информацией по прямым и обратным каналам связи как внутри каждой из субподсистем, подсистем и системы управления качеством в целом, так и с любой из подсистем и систем более высоких уровней управления.

      Для решения задач информационного  обеспечения систем управления качеством на предприятии исключительно важное место занимают компьютерные и сетевые технологии, которые могут повысить эффективность осуществления процессов обеспечения качества внутри предприятия и взаимодействие с партнерами, потребителями и другими структурами.  Наиболее перспективным применением компьютерных и сетевых технологий является интеграция связей внутренней сети, построенной на базе технологий интранет (с созданием внутренней структуры универсального портала предприятия), с интернет и экстранет (с построением внешней структуры портала предприятия).

      Использование современных информационных технологий по сравнению с традиционными  позволяет получить как временной  эффект, так и экономический.

      Очевидно, что в автоматизированном (или автоматическом) режиме доступ к информации без участия управленческого персонала должен дозироваться.

      Систему информационного обеспечения следует  основывать на совокупности унифицированных  показателей качества, их классификации  и типовых формах документов, фиксирующих эти показатели. При этом всю информацию, используемую при управлении качеством, целесообразно классифицировать по видам, например показатели качества продукции, услуг и труда; внутренняя информация (отказы при испытаниях продукции, дефекты и брак при изготовлении, производственные потери и др.); внешняя информация (замечания по эксплуатации, наличие рекламаций, требования потребителей и др.)

      Состав  и содержание информационного обеспечения управления качеством определяется продукцией, услугами и их свойствами, организационной структурой управления предприятием и функциями системы управления качеством. Оно должно осуществляться на всех стадиях жизненного цикла продукции и уровнях управления производством. Необходимо отметить характерные недостатки информационного обеспечения.  Во-первых, отсутствует достаточно полная научно-техническая и экономическая информация о техническом уровне продукции, лучших аналогах за рубежом, затратах на качество. Во-вторых, поступает информация, которая не всегда используется разработчиками при проектировании новой продукции. В-третьих, информационное обеспечение недостаточно полно регламентировано НТД, в частности стандарт предприятия. В-четвертых, не отвечают современным требованиям автоматизированные системы сбора и обработки информации о качестве. В основном, автоматизируются только частные задачи учета качества труда, потерь от брака и рекламаций, в меньшей степени автоматизированы процессы управления качеством на стадии исследования и проектирования (особенно при прогнозировании потребностей технического уровня и планировании повышения качества), при исследовании изделий в условиях эксплуатации.