Групповая динамика в организации: формальные и неформальные группы

     Своей печальной известностью неэффективного инструмента комитеты часто обязаны  их неправильному использованию. Именно они страдают из-за некомпетентного управления. Ниже приводятся характерные ошибки по отношению к такой форме управления как комитет, и ситуации, где один руководитель добьется большей эффективности, чем группа.

1. Отсутствие четкого описания прав и обязанностей комитета. В этом случае комитет столкнется с теми же проблемами, что и отдельная личность в похожей ситуации. Перед тем как образовать комитет, руководство должно точно решить, с какой целью он создается: для определения проблемы, для выработки и оценки альтернативных решений, для рекомендации соответствующего курса или для выработки и выполнения решения (для этого комитет должен обладать линейными полномочиями).
2. Неправильно определенная численность комитета. Часто в комитет вводят все новых членов не потому, что они своим опытом действительно улучшат его работу, а для придания большей политической силы. Оптимальная численность – от 5 до 10 человек. Если в комитете будет меньше 5 человек, то этого может оказаться недостаточно для извлечения выгоды из различия мнений, а комитет, состоящий более чем из 10 человек, ограничивает участие каждого в обсуждении вопроса.
3. Потери времени. Норткот К. Паркинсон заметил, что у комитетов наблюдается тенденция тратить больше времени на понятные всем членам вопросы, чем на те, что отличаются большей сложностью. Это происходит потому, что многие люди не хотят демонстрировать своего невежества, выступая на незнакомую или запутанную тему. Поэтому комитеты иногда ведут бесконечные споры на тривиальные темы, а решения по важнейшим вопросам принимают за несколько минут. Паркинсон называет это законом тривиальности. «Время, затраченное на любой пункт повестки дня обратно пропорционально сумме, которая за ним стоит». Время – ресурс дорогостоящий, и комитеты, которые тратят его на тривиальные вопросы, возможно, не так уж и нужны.
4. Замедленное принятие и выполнение решений. Ни одна группа не в состоянии действовать так же быстро и решительно, как компетентная личность, и это общепризнано.
5. Компромисс порождает посредственность. Какой бы вопрос ни обсуждался в группе, голосование редко бывает единогласным. Если расхождение во мнениях очень велико, то устраивающее всех компромиссное решение будет характеризоваться наименьшим коэффициентом согласия в группе.
6. Чрезмерные затраты. Если решения принимаются группой, затраты на ее работу намного превосходят затраты на принятие решений одним лицом. Поэтому , перед тем как передавать вопрос на рассмотрение комитета, высшее руководство должно подсчитать, в какие суммы это выльется.
7. Единомыслие. Такое явление как конформизм может помешать комитету критически проанализировать все альтернативные предложения. Группа может с легкостью проявить чрезмерный энтузиазм по поводу одного проекта и чрезмерную осторожность по поводу другого. При таком энтузиазме отдельные лица могут постесняться выразить вслух свои сомнения или поддержку относительно непопулярного проекта, боясь, что коллеги сочтут их «нелояльными членами команды». Кроме всего сказанного выше, необходимо помнить, что комитеты – это группы, поэтому все характеристики, процессы и проблемы групп относятся также и к ним.
3. Причины вступления в формальную организацию

     Структура и тип формальной организации  строятся руководством сознательно с помощью проектирования, в то время как структура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия. Люди, вступая в формальную организацию, как правило:

• либо хотят осуществлять цели организации,
• либо им нужно вознаграждение в виде дохода,
• либо ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации.

     У них также имеются причины  и для вступления в группы и неформальные организации, к которым относится чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их. 
 

3. НЕФОРМАЛЬНЫЕ  ГРУППЫ
1. Основные характеристики неформальных групп

     Неформальные группы - спонтанно возникающие в процессе функционирования организации группы людей, регулярно вступающих во взаимодействие между собой.

     Неформальная  организация - это ряд взаимодействующих  неформальных групп.

     Исходным пунктом исследования неформальных групп явились эксперименты Э. Мэйо. В процессе их проведения новое качество общения не только проявилось, но и было изучено. Люди выступали и как члены формальных групп данной организации, и как участники эксперимента. Интерес к его проведению, новизне условий, повышенное и даже завышенное внимание к участникам привели к резкому росту эффективности их работы. Важным аспектом эксперимента стало и изменение формы контроля исполнителей. Предоставление им большей свободы в принятии решений привело к осознанию социальной ответственности за результаты деятельности.

     В процессе экспериментов планировалось  дать оценку, определить пороговые  значения традиционных факторов роста  эффективности, учитываемых при  организации мотивации, - условий  и организации труда, форм и размеров оплаты, видов и форм дополнительного вознаграждения. Реально в процессе эксперимента произошли изменения межличностных отношений, возникли неформальные группы. В этих группах члены организации удовлетворяли свои потребности в принадлежности (участники эксперимента), получении помощи (от руководства, организаторов эксперимента), общении (с участниками, организаторами эксперимента, руководителями организации), защите.

     Основные  характеристики неформальных организаций

     1. Осуществление неформального контроля через установление и поддержание норм общения, поведения, использование мер, санкций.

     2. Отношение к переменам, включающее:

     а) сопротивление переменам, поскольку, например, приход нового руководителя приведет к появлению новых фаворитов; новая технология вызовет изменения в структуре коллектива, возможна потеря рабочих мест;

     б) неадекватную оценку последствий перемен, недооценку собственных адаптационных  способностей, завышенные представления  о требованиях.

     3. Наличие неформальных лидеров,  которые отличаются от руководителя, прежде всего механизмом их назначения. Однако руководитель (формальный лидер) и неформальный лидер имеют много общего в средствах воздействия на группу, организацию.

     Выдвижение  неформального лидера определяется в первую очередь мерой соответствия систем ценностей группы и лидера, а также помощью лидера в достижении целей группы, ее сохранении и укреплении.

     Управление  неформальной организацией осуществляется по следующей цепочке:

     - создание формальной организации,  включающее определение системы ценностей членов организации, цели и видов деятельности организации, необходимых для достижения ее целей;

     - решение конкретных задач, обеспечивающих  достижение целей;

     - взаимодействие между исполнителями  в процессе решения задач;

     - формирование среды общения исполнителей, влияющей на выполнение задач, достижение целей организации;

     - воздействие среды общения, а  также целей организации на  интересы членов формальной организации,  удовлетворение их потребностей;

     - появление неформальных групп,  влияющих на достижение целей формальной организации;

     - появление лидера неформальной  группы, отражающего систему ценностей  членов группы, обеспечивающего  достижение целей группы (сохранение  и укрепление группы, защиту ее  членов);

     - возможное негативное воздействие неформальных групп на достижение целей формальных организаций. Оно может заключаться в сопротивлении переменам. Этому способствуют и недостаток либо недостоверность информации, слухи о возможных негативных следствиях перемен (потеря рабочего места, требование повышения уровня квалификационных требований, снижение заработка и т.д.). Ясно, что в этих условиях работники пытаются найти защиту, объединяясь в неформальные группы.

     3.2. Основные причины вступления в неформальную группу

     1. Принадлежность

     Социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе - является одной из самых сильных. Именно в группе происходит самопознание, самоопределение, самоутверждение. Групповая динамика активизирует существующие потребности человека, создает новые и одновременно является источником (средой) их удовлетворения.

     2. Помощь

     Подчиненные с большим желанием обратятся  за помощью к коллегам, чем к  непосредственному руководителю, даже если трудности возникли при решении  производственных задач. Атмосфера доверия и взаимопомощи является основой синергетического эффекта группового взаимодействия.

     3. Защита

     Объединение происходит достаточно часто при  возникновении какой-либо угрозы, опасности, для совместной защиты личных или  групповых интересов. Например, опротестовать вредные условия работы, несправедливую оплату труда и т. п. Конфликт в формальной группе, попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения - все это способствует сплочению существующих неформальных групп или приводит к созданию новых.

     4. Общение

     В основе неформального общения лежат  интересы, ценности, увлечения и  т. п. Именно по этой причине на предприятии  может быть столько неформальных групп, сколько общих тем для  общения. Так же неформальное общение  в группе - это дополнительный неформальный канал поступления важной для человека информации, касающейся как ситуации на предприятии, так и вне ее.

     5. Симпатии, дружеское общение

     Группа  предоставляет человеку возможность  препровождения времени в приятном для себя окружении, избежать одиночества, состояния потерянности, ненужности.

     Менеджера не может не интересовать состояние  взаимодействия в группе, потому что  от этого зависит эффективность  управления. Так как зачастую неформальные отношения играют большую роль, чем  формальные, менеджер должен знать законы групповой динамики и способы влияния на развитие неформальных взаимодействий. Это влияние должно быть целенаправленным.

     Эффективная группа - это группа, в которой  взаимодействия характеризуются сплоченностью, взаимоуважением, взаимопониманием.

3. Факторы функционирования неформальной группы

     Жизнь группы, ее функционирование находится под влиянием трех факторов:

     1. Характеристики членов группы;

     2. Структурные характеристики группы;

     3. Ситуационные характеристики.

     Все эти факторы не только находятся во взаимодействии, взаимовлиянии, но и испытывают сильное обратное воздействие со стороны функционирования группы, так как в результате жизнедеятельности группы происходят изменения характеристик человека, изменяется построение группы, и наблюдаются изменения в ее окружении.[6]

     1. К характеристикам членов группы, оказывающим влияние на ее функционирование, относятся личностные характеристики человека, а также способности, образование и жизненный опыт.

     2. Структурные характеристики группы включают в себя:

       а. Коммуникации в группе и  нормы поведения (кто с кем  и как контактирует);

     б. Статус и роли (кто занимает, какую  позицию в группе и что делает);

       в. Личные симпатии и антипатии  между членами группы (кто кому  нравиться и кто кого не любит);

     г. Силу и конформизм (кто на кого оказывает влияние, кто готов слушать и кому подчиняться).

     Симпатии  и антипатии между людьми в  основном носят индивидуальную окраску  и подоплеку. На установление дружеских  отношений между людьми оказывают значительное влияние несколько моментов:

     1. Личностные характеристики взаимодействующих.  Люди любят тех, кому нравятся те же явления, вещи, процессы, которые нравятся им, т.е. люди любят тех, кто похож на них, кто близок им по духу, вкусу и предпочтениям. Потенциально люди со схожими личностными характеристиками имеют большие шансы установить дружеские отношения, чем те, у кого личностные характеристики существенно различаются;

     2. Наличие территориальной близости  в расположении этих людей.  Чем ближе располагаются рабочие места членов группы, тем выше вероятность того, что они установят дружеские отношения.

     3. Частота встреч, а также от ожидания того, что эти встречи будут происходить достаточно часто в будущем;