Функции менеджмента

Введение

Цели  и задачи управления и менеджеров являются отправным моментом для  определения объема и видов управленческих работ, которые обеспечивают их достижение. Речь идет о функциях, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности  и т.д.) той или иной организации. Поэтому их называют общими и в  их составе выделяют планирование, организацию, координацию, контроль и мотивацию. Жизненной энергией деятельности организации является, коммуникация уровень этой энергии определяется состоянием пяти вышеперечисленных функций. Таким образом, коммуникационный профиль организации отражает общее состояние системы менеджмента организации. 
 

1. Функция планирование

Планирование  - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

- распределения ресурсов;

- координации деятельности между отдельными подразделениями;

- координации с внешней средой (рынком);

- создания эффективной внутренней структуры;

- контроля за деятельностью;

- развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

В общем, в процессе планирования можно выделить:

- процесс целеполагания (определение системы целей);

- процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;

-процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования.

Само  по себе наличие цели еще не означает, что она будет достигнута, необходимо наличие соответствующих материальных, финансовых и людских ресурсов. При  этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия  в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не менее №  млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание цели и средства ее достижения. Как результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия по достижению целей, сроки, средства и исполнители.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную  систему. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована  эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные планы не будут  реализованы без соответствующей  организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).

Весь  процесс планирования в организации  разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система  управления организацией на текущий  период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

1. Разрабатывается миссия организации.
2. Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями).
3. Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
4. Определяются стратегические альтернативы.
5. Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели. Ответ на вопрос "что делать?".
6. После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:

- тактика, или как добиться того или иного результата (ответ на вопрос "как делать?"). Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент), разрабатываются менеджерами среднего звена, результат такого планирования появляется быстро, и его легко соотнести с конкретными действиями работников;

- политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;

- процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;

- правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

Планироваться могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса  или планирование вывода товара на рынок.

  Различают три основные формы организации планирования:

1. "сверху вниз";

2. "снизу вверх";

3. "цели вниз - планы вверх".

Планирование "сверху вниз" основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может  дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование "снизу вверх" основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это  более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации  и разделения труда сложно создать  единую систему взаимосвязанных  целей.

Планирование "цели вниз - планы вверх" соединяет  достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие  органы разрабатывают и формулируют  цели для своих подчиненных и  стимулируют разработку планов в  подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему  взаимосвязанных планов, так как  общие целевые установки являются обязательными для всей организации.

Планирование  базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия  в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации. 

2. Функция организация

Одной из важнейших функций менеджмента является организация, носящая  комплексный характер и определяющая большинство параметров   предприятия как социально-экономической системы. Функция  организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными ее составляющими являются:

 
- формирование  организационной структуры, исходя из размера предприятия, его стратегии, технологии, персонала и др. переменных;

  - установление конкретных параметров, режимов работы подразделений,           отношений между ними;    

  - обеспечение деятельности фирмы ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Сущность  функции состоит в том, чтобы обеспечить выполнение решения с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи между всеми элементами управляемой системы.

Для успешной реализации этой функции необходимо учитывать требования                 следующих локальных принципов организации:

-   принцип цели. Организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели;

-   эластичности организации. При определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;

-   устойчивости. Систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;

- непрерывного совершенствования. Предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений;

- прямой соподчиненности. Любой работник должен иметь одного начальника;

-   объема контроля. Менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

-   безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных;

-   соразмерности ответственности данным полномочиям;

-  исключения. Решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;

-  приоритета функций. Управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;

- комбинирования. Необходимо обеспечивать наиболее правильное сочетание централизма и самостоятельности.  

3. Функция мотивация

 

 
Мотивация  – это одна из важнейших функций менеджмента, представляющая собой стимулирование работника или группы работников к деятельности по достижению целей предприятия через удовлетворение их собственных потребностей.  
 
Главные рычаги мотивации – стимулы и мотивы. Под стимулом обычно подразумевается материальная награда определенной формы, например, заработная плата. В отличие от стимула мотив является внутренней побудительной силой: желание, влечение, ориентация, внутренние целевые установки и др. 
 
Данная функция носит универсальный характер, т.к. исполняется в рамках всех прочих управленческих функций. Мотивацией обуславливается сама человеческая деятельность, даже вхождение человека в состав организации мотивируется целями этой организации.

Существует  довольно много теорий  мотивации:

Согласно  теории Маслоу, все потребности человека можно разделить на пять групп:

- физиологические потребности — необходимые для выживания;

- потребности в безопасности и уверенности в будущем;

- социальные потребности — потребности в причастности к какому-либо человеческому сообществу, группе людей;

- потребности в уважении, признании;

- потребности самовыражения.

Располагая  потребности в виде строгой иерархической  структуры, Маслоу показывал, что потребности низших уровней (физиологические и потребности в безопасности) требуют первоочередного удовлетворения. Прежде чем потребность следующего уровня станет наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека, должна быть удовлетворена потребность более низкого уровня (причем необязательно полностью). Менеджеру необходимо наблюдать за подчиненными, чтобы определить, какие активные потребности движут ими.

Д. Мак-Клелланд выделял три уровня потребностей:

- потребность власти — желание воздействовать на других людей. Тех, у кого наивысшей является потребность власти и отсутствует склонность к авантюризму или тирании» надо готовить к занятию высших руководящих должностей;

- потребность успеха. Удовлетворяется не провозглашением успеха какого-либо человека, а процессом доведения работы до успешного завершения;