Формальное и неформальное управление

В других случаях, например при формировании программно-ориентированных  систем типа творческих групп, координация  становится основной организующей функцией, ибо в данных системах требуется  не жесткая формализация, а  лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивированность.

4. Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

В качестве мотивов  могут выступать причастность к  крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

      Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные установки и ожидания, создавая эффективную мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно указать особенности мотивации разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов - ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы их оценивали профессионалы.

      Мотивация через потребности отражает процесс  их возвышения от простых (пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.

5. Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.
6. Регулирование – вид управленческой деятельности, посредством которой осуществляется удержание характеристик системы на определенной траектории. Регулирование направлено на предотвращение или исправление сбоев в процессе функционирования организации по отношению к цели.
7. Руководство – «надфункция», «сверхфункция» управления, представляющая собой определение общего замысла управления и обеспечение необходимой направленности развития организации.

      Основные  функции менеджмента характеризуются  полнотой содержания, устойчивостью  структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция  менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов.

Помимо общих функций выделяются также специализированные функции управления, обладающие специфическими характеристиками, индивидуальными для каждой конкретной организации.

Специальные (или конкретные) функции управления – это функции менеджмента, которые определяются по принадлежности управления к деятельности организации в целом или к конкретным стадиям производственного процесса.

      Без проявления функций управления невозможно нормальное функционирование организации  или предприятия, поэтому изучению и анализу функций управления нужно уделять достаточное внимание.

      Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для  выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее  определить, что нужно в итоге  получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

      Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

      Мое личное мнение заключается в том, что одна функция, как бы самостоятельна она не была, не сможет выполнить цели организации без взаимодействия с другой функцией. Только сочетание всех функций сразу поможет добиться желаемого результата. Нельзя, как мне кажется, уделять одной функции больше внимания, а другой меньше, иначе можно упустить какой-то момент процесса управления и организация не сможет добиться поставленной цели в нужные сроки.  

  Формальное и неформальное управление и их характеристика. 

      Управлять – это значит давать указания, разрешения, распоряжения; подписывать приказы и накладывать резолюции, устанавливать ответственность и требовать выполнения функций. Но опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу.

      Неформальное  управление отражает потребность формального  управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.

      В деятельности человека и в развитии производства все большую роль играют творческий подход к работе, личная инновационность. Именно они являются главными факторами качества и динамики развития. Но отношение к делу с  позиций творчества определяется в  значительной мере неформальным управлением, позитивной социально-психологической мотивацией. Можно заставить исполнить, трудно заставить человека творить.

      Иногда  бывает ошибкой стремление менеджера  к предельно четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что способствует оперативности и своевременности решений. Но на Западе все большее распространение получает такой вид забастовки, как «работа по правилам». И такая забастовка обычно воспринимается руководством фирмы как бедствие. Это ведет к убыткам. Работа только формальная, без энтузиазма и творчества, сегодня воспринимается как отрицательное явление.

      Признаки  формального управления является опора  на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные  положения:

• использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие),
• жесткий контроль исполнения,
• учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок.

Признаками  неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:

• слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность)
• система индивидуальных или коллективных ценностей

• групповая работа

• лидерство –  психологическое превосходство, символ носителя групповой ответственности или вины.

      Хочется подробнее остановиться на лидерстве, т.к. менеджер – ключевая фигура в  управлении организацией, а лидерство  – венец управленческой деятельности. Лидерство – это тип управленческого взаимодействия (в данном случае между лидером и последователем), основанный на наиболее эффективном для данной ситуации сочетании различных источников власти и направленный на побуждение людей к достижению общих целей. Лидерство – особый тип отношений к человеку, основанный на признании его способности к управлению и добровольно подчинению человеку. Лидер – человек, оказывающий значительное влияние на поведение людей, пользующийся уважением и авторитетом и поэтому эффективно осуществляющий формальное и неформальное руководство.

      Вышеперечисленные определения не подразумевают необходимости лидерства только для какого-то определенного типа организаций. Речь идет о взаимодействии между людьми в рамках любого вида деятельности.

      Я считаю, что идеальным вариантом  будет сочетание формального  и неформального лидера в одном человеке, но поскольку это случается крайне редко, то все менеджеры должны к этому стремиться.  

 Функции неформального управления:

1. реализация общих материальных и социальных интересов. Это может быть заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п.
2. защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п.
3. получение и передача необходимой или интересной информации
4. облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;
5. сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;
6. удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;
7. создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;
8. адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

Функции формального управления:

1. установление статусов, прав и обязанностей членов группы
2. жесткое определение и распределение ролей
3. обеспечение единства всех составных частей организации,
4. связь различных подразделений с ее общими целями
5. целесообразное общественное разделение труда
6. обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации

Виды  структур организации осуществляющих формальное управление:

• административная структура

    Включает  подчиненных лиц, которые непосредственно  отчитываются перед определенным руководителем. Подчиненная взаимосвязь между  менеджером отдела и инспекторами или  между старшей медицинской сестрой  ее подчиненными характерна для административной структуры.

• оперативная структура

    Включает  рабочих и служащих, которые вместе выполняют какое-либо задание или  проект, например деятельность клерков  в страховой компании. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько клерков  должны работать сообща и координировать свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить иск. Решение этих необходимых задач и осуществление нужных взаимодействий создаются условия для формирования оперативных структур. Медицинские сестры, которые оказывают неотложную помощь в больнице, обычно составляют оперативную группу, так как требуется определенная последовательность во время ухода за пациентом. Эти структуры имеют значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель. 

 Виды  структур, осуществляющих неформальное  управление:

• структуры по интересам

    Отдельные лица, которые могут не быть членами  одной и той же административной или оперативной структуры, могут  объединяться для достижения определенной совместной цели. Цели таких структур не имеют отношения к целям организации и являются специфическими для каждой структуры. Примерами структур по интересам могут быть объединения рабочих и служащих с целью получения больших выгод, а также объединение официанток, создающих из своих чаевых единый фонд.