- номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа¹⁴. 
 
 
 

1.3. Служба документационного обеспечении управления

     Службой документационного обеспечения  управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

     Основные  операции, проводимые СДОУ:

• Учётно-справочная работа и регистрация документов.
• Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• Проверка соблюдения стандартов на документы.
• Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
• Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
• Контроль за исполнением документов.
• Использование, формирование, оформление, хранение дел¹⁵.

     К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

     Для этого необходимо чёткое организационное  построение СДОУ, предпочтение более  рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории  в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

     Для целесообразной организации рабочих  мест и предоставления благоприятных  условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

     Производительность  и качество труда, работоспособность  человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения  благоприятных условий труда.

     Выделяют  следующие функции служб документационного  обеспечения управления:

1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей¹⁶.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Документационное  обеспечение управления

     В качестве примера рассмотрено ООО  «ФОРЕСТАЙЛ» – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в  квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные  номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела  разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру,  особенности составления, подписания и оформления.

     Общество  с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ»  занимается проектированием, строительством и ремонтом.

     В структуру организации входит 5 отделов

1) административный  отдел;

2) производственный  отдел;

3) отдел  паспортизации;

4) бухгалтерия; 

5) отдел  кадров.

     Функции отделов:

1) анализ рынка; управление структурой  в целом и развитие деятельности;

2) заключение договоров на проведение  строительных работ; разработка  проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка паспортной документации; согласование;

4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;

5) проведение кадровой политики  организации; социальная защита  сотрудников.

Основные  виды документов, с помощью которых  выполняются данные функции:

     Виды  и состав номенклатуры дел

     Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹⁸.

     Номенклатура  дел обеспечивает единый подход к  учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

     В номенклатуру дел включаются все  документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы,  акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу  - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению  и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным  параметрам);

- экспертному (с учетом сроков  хранения).

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

     Номенклатура  дел составляет по установленной  форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

     Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также  порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

     Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые  и примерные номенклатуры. Они  устанавливают унифицированный  состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли. Индивидуальная номенклатура дел разработана и в организацией ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на основе типовых и примерных номенклатур. При разработке номенклатуры необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00¹⁹.

Номенклатура  дел ООО «ФореСТайл»