Деловая беседа

          Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, то есть на его решение выслушать нас или нет, по первым фразам у партнёра складывается первое впечатление. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового.

           С помощью метода «зацепки» можно кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

           Если собеседник расположен к беседе, то можно использовать метод прямого подхода. Он заключается в непосредственном переходе к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: инициатор беседы вкратце сообщает причины, по которым была назначена встреча, быстро переходит от общих вопросов к частным и начинается диалог. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

            Если собеседник начинает говорить о своих проблемах и заботах, то нужно дать ему возможность высказаться, не торопиться переходить к теме беседы. Иной раз, видя, что собеседник озабочен, можно тактично разговорить его и затем, конечно, внимательно и сочувственно выслушать.

На умение начать разговор влияет умение быстро оценить психологическое состояние партнера, его реакцию на ваше появление, расположенность к общению, готовность к немедленному началу делового разговора, что позволяет начать разговор в нужной тональности.

            Одним из правил начала беседы является «Вы-подход», то есть умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Поэтому он рекомендует избегать таким формулировок как «Я бы хотел...» или «Я пришёл к выводу, что...». Иногда следует «переворачивать» фразы, например, выражение «Вероятно, Вы об этом ещё не слышали...» лучше заменить «Вы, наверно, уже об этом слышали». Заменяя выражения на противоположные по смыслу, мы даём возможность собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

            Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.  

             Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

 Откровенной,  конструктивно-критической атмосфере  деловой беседы противоречат:

- бестактное  обрывание на полуслове; 

- неоправданное  лишение собеседника возможности  высказать свое мнение;

- навязывание  мнения ведущего беседу;

- игнорирование:  или высмеивание аргументов собеседника; 

- грубая  реакция на высказывание; партнерами  противоположных точек зрения;

- подтасовка  фактов;

- необоснованные  подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

- давление  на собеседника голосом, манерами.

         В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения. Приведем примеры:

1. Основная задача высказывания
2. Уточнение темы, цели

- Давайте уточним детали…

 3. Уточнение предмета разговора

     - Если я правильно вас понял…

    - Введите меня в курс дела…

     - Можем ли мы рассчитывать…

       - Есть ли у вас конкретное предложение…

 4. Убеждение партнера

       - Я в этом совершенно уверен…

       - Нет причин для опасений…

       - Думаю, мы все выиграем…

       - Вы, конечно, согласитесь, что…

       - Вне всякого сомнения…

 5. Неполное согласие

       - Это требует дополнительного обсуждения…

       - По мере возможности мы постараемся…

       - Может быть, рассмотрим иные условия…

 6. Несогласие

      -  Вряд ли это возможно…

       - К сожалению…

      - Было бы нежелательно…

       - Не по вашей вине…

 7. Оценка ситуации

      - Я разделяю вашу точку зрения…

      - На самом деле…

      - Вызывает определенные сомнения…

      - Вывод состоит в том, что…

      - Отсюда следует, что…

       - Как было доказано…

 

       

Заключительная часть беседы 

          Заключительная часть беседы служит ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

 Важно  отделить завершение беседы от  других ее фаз; для этого  используются выражения типа "Давайте подведем итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы"

Заключение 

 Таким  образом, деловая беседа может  быть рассмотрена как особый  вид межличностного взаимодействия  в организационной среде. Четкое  осознание участниками беседы  целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

  

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы: 

1. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое  общение: Учеб. пособие. 4-е изд., испр. — М.: Новое знание, 2003 - 368 с.

 

2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 295 с.

 

3. Верещагин Е.М., Костомаров В.Г. Язык и культура – М., 1990.

 

4. Капто А.С. Профессиональная этика - М.-Ростов н/Д.: СКАГС, 2006 - 799c.

 

5. Кондрашин И.И. Кодекс светского поведения  – М.: Миратос, 2006. – 656с.

 

6. Краткий психологический  словарь / Под ред. А.В. Петровского, М.Г. Ярошевского. – Ростов н/Д: Феникс, 1998 – 512с. \

 

7. Кузин Ф.А. Культура делового общения. – М.: Ось-89, 2002. – 320 с.

 

8. Мицич П. Как  проводить деловые беседы: Сокр. пер. с серб.-хорв. / Под ред. В.М. Шепеля. – М.: Экономика, 1983. – 208с.

 

9. Предраг М. Как проводить деловую беседу. - М. , 1987.

 

10. Особенности служебно-делового общения / Кафедра  Русского языка Московского Государственного Университета Печати (МГУП)