Делопроизводство в системе управления персоналом

• формирование списка рецензентов черновика;
• ввод в систему замечаний от рецензентов;
• ввод в систему версий документа рецензентами;
• ведение пометок об исправлении замечаний.

3. Проверка оформления документов (см. пункт 3.3.5. «Проверка оформления»). Система обеспечивает возможности для делопроизводителя по проверке соответствия документов корпоративным стандартам.

4. Согласование документов (см. пункт 3.1.4. «Заполнение закладок»). Система обеспечивает следующие основные возможности по согласованию документов:

• формирование списка согласующих лиц;
• наложение визы (согласование);
• доработка документа по замечаниям согласующих лиц.

5. Утверждение документов.  Система обеспечивает следующие основные возможности по утверждению документов:

• печать документа на бланке;
• ввод отсканированной копии подписанного документа;
• утверждение с использованием ЭЦП (в будущих версиях АСУД).

6. Регистрация документов. Система обеспечивает основные возможности по регистрации документов:

• автоматическое формирование уникального регистрационного номера по заданным правилам (в зависимости от вида документа);
• автоматическое формирование даты регистрации.

7. Утверждение документов (см. глава 5. «Исполнение контрольных поручений по документам»). Система обеспечивает основные возможности по контролю исполнения документов:

• формирование контрольных поручений по документу;
• контроль исполнения поручений;
• формирование автоматических уведомлений о приближении контрольных сроков по документу.

8. Рассылка внутренних исходящих документов адресатам из Компании (см. пункт 3.1. и пункт 3.2.)

Поддерживающие функции, реализованные в АСУД, перечислены  ниже.

1. Поиск документов
2. Поддержка версионности документов
3. Формирование статистических отчетов
4. Формирование задач и уведомлений

 

Работники и руководители структурных подразделений  осуществляют работу с документами в АСУД самостоятельно.

Начальник каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей (Специалисты ОУД, работники структурных  подразделений, ответственные за ведение  делопроизводства в отделе, службе), которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также  методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части  делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

Документооборот руководителей структурных  подразделений организуют и обеспечивают делопроизводители структурных  подразделений.

Единым центром компетенции  в части организации и осуществления  выпуска ОРД, протоколов совещаний  руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в  целях организации и регламентации  деятельности структурных подразделений  и филиалов.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений  и филиалов.

Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, планы-графики  и т.д. утверждаются в установленном  порядке (путем выпуска ОРД). Указанный порядок утверждения позволяет (при наличии сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

Согласование проекта  ОРД  В МЭС Урала  осуществляется в следующем порядке:

I этап:

 Начальник структурного подразделения - инициатор документа.

II этап:

 Руководители структурных  подразделений, в чью компетенцию входят решаемые вопросы.

III этап:

Заместитель Генерального директора, курирующий процесс,  в рамках которого осуществляется деятельность.

IV этап:

Если в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ,  если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)

Юридический отдел – начальник, исполняющий обязанности начальника.

Ответственность за организацию  и осуществление контроля выполнения требований, установленных Инструкцией  по делопроизводству правил и порядка  работы с документами, а также  представление методологической и  консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.).

 

Организация документооборота

Входящая информация	От кого	Процессы	Исходящая информация				Кому
Организационно-распорядительные документы и методические материала  по вопросам управления персоналом	Исполнительный аппарат  ОАО «ФСК ЕЭС»	Управление персоналом		Материалы по выполненным  проектам		Исполнительный аппарат  ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения  МЭС Урала; ПМЭС
копии приказов, указаний и другие документы по  вопросам, управления персоналом; планы подготовки и повышения квалификации работников всех структурных подразделений; утвержденный график очередных отпусков работников всех структурных подразделений.	Исполнительный аппарат  ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения  МЭС Урала, ПМЭС	Управление персоналом		предложения о приеме, увольнении и переводе на другую работу работников структурных подразделений; заявки на повышение квалификации работников юридической группы; сведения о нарушении трудовой дисциплины и внутреннего распорядка работниками юридической группы; проект графика очередных отпусков работников юридической группы.		Служба управления персоналом
Программы, которые планируются  к реализации в целях повышения  качественного состава персонала	Исполнительный аппарат  ОАО «ФСК ЕЭС»	Управление персоналом		Рекомендации по работе с  персоналом		Структурные подразделения  по управлению персоналом ПМЭС
Типовые организационные  структуры и рекомендации по ведению  штатного расписания;  предложения  по оптимизации количественного  и качественного состава структурных  подразделений	Исполнительный аппарат  ОАО «ФСК ЕЭС»; Структурные подразделения  МЭС Урала, ПМЭС	Оптимизация организационных  структур		Утвержденные организационные  структуры и штатное расписание		Структурные подразделения  МЭС Урала; ПМЭС
Договоры о сотрудничестве с профильными учебными заведениями	Профильные учебные заведения	Омоложение персонала		Информация о студентах, сотрудничество с которыми будет  продолжено		Профильные учебные заведения
				табель учета рабочего времени  2 раза в месяц; предварительный расчет расходов на командирование сотрудников для получения авансов; авансовые отчеты по полученным подотчетным суммам; счета-фактуры и акты выполненных  работ по договорам, куратором которых  является СУП	Служба учета и отчетности
справки о начислении заработной платы.	Служба учета и отчетности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной курсовой работе были рассмотрены методологические основы системы документации управления персоналом, основные понятия, структура и место в системе управления персоналом. Большое внимание уделено роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. На примере конкретного предприятия -  МЭС Урала, был проведен анализ системы документационного управления персоналом

Для любой организации  жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной  организации значение документационного  обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации  документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Современные технологии позволяют  автоматизировать весь цикл работы с  документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и  других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации  полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к  решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных  видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Анализ системы документационного  обеспечения управления персоналом, представленный по материалам МЭС Урала, основным направлением деятельности которого является осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России, показал, что объем документооборота значительный и наблюдается тенденция роста документооборота. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом не выявило никаких существенных проблем, которые требуют системного решения. Наоборот, использование современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота позволило поднять работу менеджера по управлению персоналом на качественно иной уровень и способствовало повышению оперативности деятельности предприятия в целом: рост производительности труда сотрудников, уменьшение времени обработки документов, уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Адлер Ю. Восемь принципов, которые меняют мир …// Стандарты и качество. - 2001. - № 6. - С. 52.
2. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8.
3. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.
4. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.
5. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.
6. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10.
7. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
8. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.
9. Доскова Л. Управление персоналом - М.: ЛитРес, 2009.

Интернет источники:

1. Аудит кадрового делопроизводства  и экспертиза локальных нормативных  актов/Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business/kk/kd.php