Анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала ОАО "ГолденТелеком"

19

Содержание:

Введение…………………..……………………………………………………................3  

Глава I. Информационные системы и технологии управления персоналом…………………………………………………………………..…...............4

1.1. Информационные системы и технологии. Классификация информационных технологий в организационном управлении.……………..............................................4

1.2. Критерии выбора информационной системы…………………………..…………12

Глава II. Анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала  ОАО "ГолденТелеком"……………...15

2.1. Исследование отдела профессионального развития персонала        КФ ОАО "ГолденТелеком" на предмет существующей автоматизированной информационной системы…………………………………………………………………………………...15

2.2. Анализ системы управления человеческими ресурсами БОСС-КАДРОВИК......20

Заключение ……………………………………………...……………………………...30

Список использованной литературы………………………………………………..31

Введение

Современные возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового менеджмента, а также новые информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новейших средств сбора, передачи и преобразования информации.

Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность информатизации управления персоналом вполне очевидна.

Цель курсового проекта – анализ информационных систем и технологий управления персоналом, а также современного программного обеспечения, которое позволяет оптимизировать процессы кадрового менеджмента.

Задачами курсовой работы являются анализ и совершенствование информационных систем и технологий управления персоналом, а также преимущества и недостатки современного программного обеспечения, позволяющего оптимизировать процессы кадрового менеджмента.

Предметом исследования данной курсовой работы являются информационные системы и технологии управления персоналом, современное программное обеспечение, позволяющее оптимизировать процесс кадрового управления.

Объектом исследования курсовой работы является автоматизированная информационная система отдела профессионального развития персонала организации ОАО «ГолденТелеком».

Глава I. Информационная система управления персоналом

1.1. Информационные системы и технологии. Классификация информационных технологий в организационном управлении.

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых – основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие – постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений[1].
Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизирован­ной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадро­вые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, нала­дить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, ус­луг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют:

повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

обеспечивать своевременность принятия решений по управле­нию организацией в условиях рыночной экономики;

добиваться роста эффективности управления за счет своевремен­ного   представления   необходимой   информации  руководителям   всех
уровней управления из единого информационного фонда;

согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;

за счет информированности управленческого персонала о те­кущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функциони­рования экономического объекта и его организации, степени автома­тизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизиро­ванных информационных систем являются:

уровень в системе государственного управления;

область функционирования экономического объекта;

виды процессов управления;

степень автоматизации информационных процессов.

Информационная технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта[2].

Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным:

степень централизации технологического процесса;

тип предметной области;

степень охвата задач управления;

класс реализуемых технологических операций;

тип пользовательского интерфейса;

способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии:

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки ИТ – центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых произ­водится с использованием современной автоматизированной информа­ционной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной техно­логией задач управления выделяют автоматизированную обработку ин­формации на базе использования средств вычислительной техники, ав­томатизацию функций управления, информационную технологию под­держки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формиро­вания прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной груп­пе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассмат­риваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, систе­мы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертек­стовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от воз­можностей доступа пользователя к информационным, вычислитель­ным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной техно­логии. Пакетная информационная технология не предоставляет воз можности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычисли­тельными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной тех­нологии предоставляет пользователю телекоммуникационные сред­ства доступа к территориально удаленным информационным и вы­числительным ресурсам. Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объек­том привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирова­ния организации. Это влечет за собой организацию не только локаль­ных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организацион­ного управления. Все они ориентированы на технологическое взаи­модействие, которое организуется за счет средств передачи, обработ­ки, накопления, хранения и защиты информации.

В разрезе информационных технологий информационная система представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Данное программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

Начнем с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – «Управление персоналом и зарплата» в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом.

Другим типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди которых можно выделить: "1С. Зарплата/кадры» - представляющее простой, коробочный вариант по внедрению и учетной системой по функциональности, но за счет практически монопольного положения компании на своем рынке занимающее доминирующее положение. АиТ - «Управление персоналом» – где по сравнению с другими функциональность расширена, но поддержка клиентов оставляет желать лучшего. Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.

Существуют две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они нам наиболее интересны для сравнения: «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» - Робертсон и Блумс Корпорейшн и «БОСС-Кадровик» – Корпорация АйТи.

Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кус очная автоматизация).

RB HR&Payroll - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый продукт.

Это международное решение для предприятий различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:

управление штатным расписанием;

прием, продвижение по службе, перевод между подразделениями, увольнение работников;

обучение и аттестация персонала;

поддержка разнообразных компенсационных схем;

расчет зарплаты.

управление бюджетами подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др.

Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет наличие таких характеристик, как мощнейшие средства анализа информации; работа на различных платформах, операционных систем и СУБД; открытый доступ к данным при совершенной защите информации; настраиваемость на законодательства различных стран; пользовательские процедуры; ведение архива справочной информации; удобный интерфейс со встроенными средствами анализа; многоэкранные справочники работников; настраиваемые интеллектуальные экранные формы; настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов; двухуровневая настройка расчетов зарплаты и платежей предприятия (таблицы видов оплат и алгоритмы расчетов); расчет зарплаты с возможностью многократного пересчета и исправления ошибок; мощный встроенный генератор отчетов; поддержка документооборота; масштабируемость; параметризируемые средства переноса результатов расчета зарплаты в систему бухгалтерского учета.

Схожие наборы характеристик имеются и в "БОСС-Кадровик", но в отличие от него, RB HR & Payroll полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов); имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент); поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, функциональность продукта позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала, имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3, а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль «Табельный Учет» считается лучшим среди всех существующих систем.

1.2. Критерии выбора информационной системы

Критерии информационной системы для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, на мой взгляд, могут выступать следующие:

1.      Функциональные возможности информационной системы;

2.      Совокупная стоимость владения;

3.      Перспективы развития;

4.      Технические характеристики;

5.      Минимизация рисков.

Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и  сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и  комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

      архитектуру системы;

      надежность;

      масштабируемость;

      способность к восстановлению;

      наличие средств резервного копирования;

      средства защиты от технических нападений;

      возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

      процесс создания системы;

      оборудование;

      программное обеспечение;

      персонал;

      управление задачами.

Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

Глава II. Анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала ОАО "ГолденТелеком"

2.1. Исследование отдела профессионального развития персонала ОАО "ГолденТелеком" на предмет существующей автоматизированной информационной системы.

Управление как совокупность целенаправленных действий реализуется в соответствии с целью функционирования экономического объекта, принципами принятия решений в конкретных ситуациях. Но поведение реальных социально-экономических систем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соответствии с заданным приоритетом.

Применение технических средств для получения информации в ходе наблюдения за деятельностью объекта, сбора данных, их регистрации, передачи по каналам связи потребовало дальнейшего углубленного изучения информационных процессов. Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления. Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности[3].

Для исследования отдела профессионального развития персонала в организации КФ ОАО «ГолденТелеком» на предмет существующей автоматизированной информационной системы рассмотрим организационную структуру отдела

(рисунок 1).

Отдел является подразделением аппарата управления филиала. Структура и штат отдела определяются штатным расписанием и утверждаются директором филиала. Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается от должности приказом директора филиала. Начальник отдела непосредственно подчиняется директору филиала.

В структуру отдела входят: начальник отдела, группа психологов, группа кадрового учета, группа специалистов по трудовому законодательству.

Рисунок 1.

Организационная структура отдела профессионального развития персонала ОАО «ГолденТелеком».

Специалист отдела профессионального развития персонала организует и осуществляет мероприятия, способствующие подбору и профессиональному развитию кадров (аттестации, ротации, стажировки, конкурсные отборы и т.д.), в пределах своей компетенции. Разрабатывает инструктивные и нормативные документы (положения, инструкции, правила) по профессиональному развитию персонала в пределах своей компетенции. Проводит анализ причин текучести кадров.

В ходе исследования отдела профессионального развития персонала в организации «ГолденТелеком» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1.      Наличие 3 автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

Именно ПЭВМ являются технической ба­зой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко исполь­зуемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокуп­ность методических, языковых и программных средств, обеспе­чивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персо­налом организации представляет собой программно-техничес­кий комплекс коллективного пользова­ния, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой ин­формации, выполнения необходимых вычислений и организа­ции взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалого­вом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

2.      Наличие корпоративной вычислительной сети.

Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации[4]. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

-    реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

-    единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

-      организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;

-      организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

-      защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

-      организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов   корпоративной   вычислительной   сети   на   базе   протокола Х.500;

-      реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

-      взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных   учреждений,   финансово-кредитных   органов,   участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;

-      функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

3.      Наличие пакета прикладных программ.

Применение автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризу­ется широким использованием в практике работы служб управле­ния персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб уп­равления персоналом может основываться на одном из двух суще­ствующих в настоящее время подходов:

1.      Приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его на­стройкой в соответствии с требованиями организации;

2.      Разра­ботка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ. Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

В исследуемом отделе профессионального развития персонала существовало как собственное программное обеспечение, так и сторонних фирм производителей. К собственному программному обеспечению можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов Московской области с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, положения и т. д.

К приобретенному пакту прикладных программ в отделе профессионального развития персонала относится система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании АйТи.

Исследование отдела профессионального развития персонала ОАО "ГолденТелеком" на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1.      Наличие автоматизированного документооборота;

2.      Наличие собственной единой для всех подразделений базы данных;

3.      Наличие корпоративной сети;

4.      Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста;

5.      Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения – система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик.

2.2. Анализ системы управления человеческими ресурсами БОСС-КАДРОВИК

Как уже отмечалось выше в исследуемой организации ОАО «ГолденТелеком» используется программный продукт компании АйТи  БОСС-Кадровик, который является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень. Система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик является основой всей информационной системы в организации и требует более детального изучения.

Компания АйТи разрабатывала, развивала и модернизировала систему БОСС-Кадровик с 1993 года:

      1993 г. - начало разработки системы БОСС-Кадровик (Scalable SQL, Novell, DOS-интерфейс);

      1995 г - выход тиражной версии БОСС-Кадровика;

      1996 г. - начало разработки отдельной версии продукта на платформе Oracle;

      1997 г - перевод Scalable SQL версии на платформу Microsoft SQL, создание промышленной технологии внедрения, обучения и сопровождения продукта;

      1999 г - поддержка в тиражной версии продукта распределенного режима работы;

      2002 г. - выход HRM-контура системы БОСС-Кадровик;

Ключевые особенности системы БОСС-Кадровик

БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems).

Функциональная полнота системы с точки зрения учета и планирования, а также реализации высших функций управления и развития персонала как интеллектуального ресурса позволяет наиболее полно проводить политику управления кадрами на предприятии.

В системе БОСС-Кадровик реализованы следующие возможности:

1.      Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики;

2.      Оперативный учет движения кадров;

3.      Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;

4.      Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

5.      Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в тысячи и десятки тысяч человек;

6.      Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;

7.      Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России и МНС;

8.      Подбор персонала на руководящие должности;

9.      Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

10. Аттестация и повышение квалификации работников;

11. Поиск специалистов на рынке труда;

12. Ведение архивов без ограничения срока давности;

13. Консолидация данных по работникам и синхронизация справочной информации с помощью встроенного механизма обмена кадровой информацией (репликации);

Система предусматривает возможность интеграции с другими программными системами по управлению предприятием.

В настоящее время БОСС-Кадровик успешно эксплуатируется на предприятиях, занимающих лидирующие позиции в различных отраслях. В их числе: банки, нефтегазовая промышленность, машиностроение, химическая и нефтехимическая промышленность, транспортные компании, телекоммуникационная отрасль, торговля, пищевая промышленность, ресторанные сети, фармацевтика, издательства, и др.

Модули системы БОСС-Кадровик и их возможности

Штатное расписание

Основная задача модуля - описание организацион­ной структуры корпорации (холдинга, объединения, в нашем случае ОАО «ГолденТелеком»).

Здесь вводится информация о фирмах, входящих в состав холдинга, их организационном делении и штатном расписании. Модуль предназначен для сотрудников планово-экономи­ческого отдела или отдела труда и заработной платы.

Базовые функциональные возможности:

      Создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;

      Ведение и планирование организационной структуры предприятия;

      ведение и планирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприя­тия. Ведение действующего и нескольких вариантов (версий) планируемого штатного рас­писания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки;

      поддержка работы с окладами, часовыми став­ками и тарифной сеткой;

      выполнение групповых операций с позициями ШР, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и/или часовых тарифов);

      для каждой позиции ШР можно указывать про­извольные доплаты и произвольные парамет­ры для характеристики;

      подготовка различных выходных документов и отчетности по ШР, а также отчетности для Госкомстата РФ;

      обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления/удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов;

Для просмотра организационной структуры можно воспользоваться сервисной программой – «Графическое представление структуры предприятия». Данная программа предназначена для вывода на печать графического представления структуры предприятия.

Учет кадров

Основные задачи модуля - ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизиро­ванного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, причем количество последних не ограничено.

Пользователи могут получать произвольные от­четы по любой информации, введенной в базу данных.

Информация об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимая в модуль «Учет кадров», яв­ляется исходной для точного и оперативного рас­чета заработной платы работников филиала.

Данный модуль предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу.

Базовые функциональные возможности:

1.      Формирование и ведение нормативно-справочной информации;

2.      Ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных;

Для более подробной классификации персонала можно вводить дополнительные атрибуты:

1.      Автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону;

2.      Формирование различных справок и выходных документов;

3.      Подготовку и анализ разнородной информации и статистических данных;

Табельный учет

С помощью модуля ведется ежедневный учет ра­бочего времени или формируется табель за пери­од времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенных в отделе кадров.

Табель может формироваться как по подразде­лениям, так и по всему предприятию в целом.

Отработанное время за месяц по каждому работ­нику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в модуль "Расчет за­работной платы" в качестве исходных данных для начисления заработной платы.

С помощью модуля можно сформировать стандар­тный отчет по форме № Т-13 Госкомстата России.

Расчет заработной платы

Модуль предназначен для автоматизации проце­дуры расчета заработной платы сотрудников пред­приятия, формирования на основании проведен­ного расчета различных отчетных документов, ав­томатического формирования проводок, отража­ющих на бухгалтерских счетах предприятия зат­раты на оплату труда сотрудников.

Базовые функциональные возможности:

1.      Формирование и ведение нормативно-спра­вочной информации, необходимой для расче­та заработной платы (размер минимальной
заработной платы, видов оплат и т.д.);

2.      Формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по нало­гу на доходы физических лиц, постоянно дей­ствующие виды оплат и т.д.);

3.      Группирование сотрудников, для которых будет
рассчитываться заработная плата;

4.      Учет отработанного времени для расчета зар­платы несколькими способами:

-   использование планового графика по режи­му работы;

-   на основании табеля, сформированного в одуле «Табельный учет»;

-   на основании суммарного табеля, сформиро­ванного в модуле «Расчет заработной платы»;

-   вручную;

5.      Расчет заработной платы в зависимости от от­работанного времени и сдельной оплаты труда;

6.      Расчет аванса, отпусков и больничных, меж­ расчетных выплат. Начисление и расчет раз­личных доплат;

7.      Расчет основных налогов (единый социальный налог и налог на доходы физических лиц) в со­ответствии с законодательством;

8.      Перерасчет заработной платы за прошлые пе­риоды;

9.      Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок;

10. Большое количество отчетных документов, в том числе формирование отчетности для МНС по заработной плате;

Учет в ПФР

Основным назначением модуля является автома­тизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчет­ности для Пенсионного фонда России.

Данные для модуля «Учет в ПФР» заводятся в мо­дулях «Учет кадров» и «Расчет заработной платы».

Базовые функциональные возможности:

1.      Формирование и ведение нормативно-спра­вочной информации, необходимой для подго­товки отчетных документов;

2.      Формирование индивидуальных сведений о стаже и заработке застрахованных лиц, рабо­тающих на предприятии;

3.      Формирование анкет застрахованных лиц, заявлений о выдаче дубликата или замене страхового свидетельства;

4.      Ведение всей логистики формирования пачек
документов для ПФР;

5.      Выходные данные в печатном виде в соответ­ствии с требованиями ПФР;

6.      Экспорт данных на магнитные носители в тре­буемых ПФР форматах с проверкой коррект­ности данных;

Администратор системы

Основным назначением модуля является на­стройка работы модулей и системы разграниче­ния доступа.

Базовые функциональные возможности:

1.      Позволяет определять глобальные настройки работы всех модулей. Например,   способ учета отработанного времени, настройка плана счетов и т.д.;

2.      Настройка разгра­ничения прав досту­па и определение рабочих мест для пользователей;

Разграничение прав доступа бывает: по фирмам, по ролям (какие пункты меню доступны для работы), по пользователям, по подразделениям и дру­гим объектам системы.

3.      Настройка шабло­нов для приказов и документов;

4.      Настройка распреде­ленной работы (репликации данных);

АРМ руководителя

Данный модуль предназначен для руководителей высшего и среднего звена.

Основным назначением модуля яв­ляется работа с консолидированной информацией по персоналу всех фирм, входящих в состав холдинга.

Возможности модуля во многом анало­гичны модулю "Учет кадров", т.е. можно просматривать любые кадровые данный по персоналу, с тем лишь отличием, что возмо­жен одновременный доступ к персоналу не­скольких фирм холдинга.

HRM – контур системы БОСС-Кадровик

HRManagement – контур системы БОСС-Кадровик, адаптированной к сегодняшним требованиям отечественного рынка, является эффективным инструментом службы управления персоналом современного российского предприятия.

В профиль должности HRM-контура входят:

      Цели и задачи должности;

      Выполняемые функции;

      Совокупность требований к различным дол­жностям, являющихся стандартизованным набором параметров, характеристик, которые формируются для данного предприятия без привязки к конкретной должности, но имен­но из набора разных требований формирует­ся профиль конкретной должности. В систе­ме БОСС-Кадровик эти требования разбива­ются на:

-   профессионально-квалификационные (знания, навыки, опыт, умения);

-   требования общего характера (профессиональные, психофизиологические, социального характера);

-   компетенции, то есть те характеристики работников, которые сложно выразить в измеряемых величинах (пример таких фор­мулировок для должности менеджера - «Эффективное использование ресурсов», «Контроль выполнения планов, управление рисками»). Набор компетенций, разработан­ных для той или иной должности, в дальнейшем может служить основой для проведе­ния процесса аттестации наряду с оценка­ми знаний и навыков работников;

   Должностная инструкция, включающая в себя права работника, обязанности, ответствен­ность, подчиненность, документы и информационные связи и пр.

Все критерии HRM-контура сосредоточены в еди­ной базе требований, которая является фунда­ментом управления всеми кадровыми процесса­ми организации. Те же критерии используются при отражении профиля работника. Таким обра­зом, сравнивая профили сотрудников между со­бой или с профилем должности, можно своев­ременно решать вопросы оценки и обучения пер­сонала, подбора и аттестации штатных специали­стов, мотивации и планирования кадрового роста сотрудников, а также различных компенсаций.

HRManagement-контур позволил автоматизиро­вать следующие процессы управления персоналом:

Подбор персонала. Привлечение внешних соискателей (сбор и анализ личных дел и анкет кандидатов; сопос­тавление собранных документов с базой тре­бований, определение соответствия кандида­тов требованиям к предполагаемым должностям; возможность, как автоматизированного
подбора кандидатов, так и поиска должностей, наиболее им соответствующих).

Аудит внутренних резервов филиала: со­поставление профиля работника с требовани­ями к вакантным должностям, а также между собой (для определения наиболее достойных).

Оценка работников и проведение мероприятий по аттестации. Оценка с целью определения потребностей в развитии кадров, в том числе в планировании обучения, в профессиональной переподготов­ке и т.п.

Аттестация персонала (оценка результатов де­ятельности работника), предполагающая оп­ределенные кадровые операции: повышение, понижение в должности, изменение уровня оплаты, перемещение на другую должность, включение в кадровый резерв и т.п.

Обучение и повышение квалификации, профес­сиональная переподготовка. Периодическое или непрерывное обучение персо­нала в соответствии с производственными ин­струкциями и стандартами.

Планируемое обучение, направленное на ус­транение выявленных несоответствий про­филя работника требованиям к занимаемой должности.

Следует отметить, что во всех случаях проведения обуче­ния HRManagement-контур позволяет не только со­ставлять план мероприя­тий, но и планировать их стоимость, необходимые ресурсы и другие условия.

Разработка и реализация комплекса мотивационных и компенсационных мер. Наличие базы тре­бований позволяет проанализировать целый ряд аспектов деятельности ра­ботников и принять соответствующие управленческие ре­шения: ранжирова­ние описаний долж­ностей и профилей работников и обо­снование  уровней оплаты труда (мето­дики, с помощью кото­рых на основании требований к должности, уровней ответственнос­ти и напряженности тру­да, ряда других характери­стик может быть рассчита­на величина оплаты труда, присвоены соответствую­щие тарифно-квалификаци­онные разряды).

Данные для принятия решения об изменении уровня оплаты или присвоении другого разряда по результатам оценки персонала (за соответствие или несоответствие работников определенным требова­ниям). Причем база знаний по опреде­ленным требованиям может содержать рекомендации о том, какие решения дол­жны быть приняты именно по ним - как в случае обнаружения несоответствия (для стимулирования к улучшению своей работы), так и при превышении работником этих тре­бований (для стимулирования за успешное вы­полнение своих обязанностей).

Планирование кадрового роста работников, про­цессы ротации, работа с кадровым резервом. Сравнение профилей работников с профиля­ми должностей и определение группы работ­ников, имеющих потенциал для дальнейшего кадрового роста (внесение сотрудника в кад­ровый резерв или фиксирование максималь­ного срока нахождения в должности и т.п.).

Использование данного продукта в отделе профессионального развития персонала ОАО «ГолденТелеком» способствует эффективному ведению кадрового документооборота, выполнение всех учетных кадровых процедур, быстрое получение любой отчетности по персоналу, упрощает процедуры оперативного расчета заработной платы, тем самым, повышая эффективность всей информационной системы в целом. На мой взгляд, следует отметить, что данная система может быть интегрирована с ПО третьих фирм.

Заключение

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство обычно выделяет для себя основные стратегические направления: финансы, кадры, сбыт и др. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Использование системы управления персоналом в отделе профессионального развития персонала ОАО «ГолденТелеком» способствовало эффективному ведению кадрового документооборота, выполнение всех учетных кадровых процедур, быстрое получение любой отчетности по персоналу, тем самым, повысило эффективность всей информационной системы в целом.

Среди основных практических результатов, которые получил филиал при автоматизации службы персонала, – снижение общей трудоемкости цикла управления персоналом, уменьшение суммарных затрат на сопровождение и поддержку системы, сохранение кадрового состава, повышение качества информационной поддержки, уровня защищенности персонала, корпоративной безопасности с точки зрения управления персоналом.

Экономический эффект от внедрения интегрированной корпоративной системы в филиал «ГолденТелеком» очевиден. Экономия достигается за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок.

Список литературы

1.      Автоматизированные  информационные  технологии   в   банковской деятельности: Учеб. пособие/ Под ред. Г.А. Титоренко. М.: Фин-статинформ, 1997.

2.      Автоматизированные   информационные   технологии   в   экономике: Учебник/ Под ред. Г.А. Титоренко. М.: ЮНИТИ, 1998.

3.      БОСС-Кадровик. Система управления персоналом (брошюра) // http://www.it.ru/documents/broshures/kadrovik.pdf

4.      Завьялов В.Е., Петров А.В., Тихомиров М.М.: Система информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

5.      Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. -2-е изд., доп.  М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

6.      Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

7.      Компьютер   для   менеджера   /Под   ред.   В.Б.   Комягина. М: ТРИУМФ, 1998. - Т. 2.

8.      Компьютерные    системы    и    сети:    Учеб.    пособие    /Под    ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. М.: Финансы и статистика, 1999.

9.      Справочник по управлению персоналом, 2003, №9.

10. Система управления персоналом: Проспект БОСС-Корпорация. М.: Система БОСС-Кадровик, 2001.

11. Тютина  О. Системы управления персоналом //Computerworld, 2000, № 18.

12. Управление    персоналом:    Учебник    /Под    ред.    Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.  М.: ЮНИТИ, 1999.

13. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2004.

14. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. И. Турчинова. М.: РАГС, 2003.

15. Я. О. Столярский, А. М. Хаванский Практикум профессиональной компетенции. Калуга: СЗАГС, 2004.