Задачи и функции закупочной логистики

    7. Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.

      Основу  экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен – главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.

      Для оптового покупателя такое положение  дел требует точного расчета  издержек. Хотя степень влияния снабженческих  издержек на уровень общих производственных затрат в трудоемких и капиталоемких отраслях не столь велика по сравнению с другими отраслями экономики, особенно материалоемкими, расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

      В западной практике закупочной деятельности выработан ряд “общих правил”  или рекомендаций, которые не только существенно облегчают отношения  с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение производства. Этот своеобразный кодекс характеризует этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешной подготовки и производства продукции, при прочих равных условиях, лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

      В отношениях с поставщиками рекомендуется  держаться нескольких основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы.
2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов.
3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций.
4. Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика.
5. Соблюдать принятые на себя обязательства.
6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.
7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

      На  оптимизацию звена логистической  цепи “закупка” влияют не только внешние  факторы, перечисленные выше, но и  внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельности и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска экономических компромиссов между различными структурными подразделениями фирм.

      Развитие  новых отраслей экономики и все  более разнообразные предложения товаров на рынках промышленно развитых стран Запада усложняют функции сферы закупок сырья и материалов. Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробно информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

      Исходным  пунктом исследования рынка должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению исследования могут стать соображения относительного размера издержек, изменений в собственной программе сбыта, использование технического прогресса, повышения удельного веса фирмы на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности размеров предложения в будущем и многое другое. Простейший алгоритм решения задачи исследования рынка может быть представлен в виде структуры его информационного обеспечения, перечня типов рынка и приведенных ниже вопросов относительно их. 

        
 

      

      

      

      

      

        

      

        

      

      Рис. 1.1

      Цель  проведения исследований рынка закупок  сырья и материалов определяет одновременно и  тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

- Непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);

- Опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

- Рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);

- Новые рынки.

      Полученная  информация должна отражать такие рыночные категории, как предложения, спрос  и рыночный баланс. На базе полученной информации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:

    - Какова структура исследуемого рынка ? (Какая форма рынка имеет

       место ?);

- Как организован исследуемый рынок? (Как протекает балансирование спроса и предложения?);

    - Каким образом будут развиваться структура и организация рынка?

   Для того чтобы можно было глубже уяснить  смысл перечисленных вопросов и  получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах:

    - Современный анализ рынка (“моментальный снимок”);

    - Динамика изменения конъюнктуры рынка;

    - Прогнозы изменения рынка.

      При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок товаров  производственного назначения являются запросы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок можно сориентировать на потенциальный спрос.

      Исследования  рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия  и как средство решения проблем  возникающих в научных исследованиях  и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчетности.

      Изучение  рынка с целью закупок сырья  и комплектующих изделий, как  правило, проводится параллельно с  разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования  изделий. Задача органов снабжения  – обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

      Количество  материалов, дата начала поставок, и продолжительность периода их поступления зависят от производственных программ компании, которые, в свою очередь, определяются результатами изучения рынка сбыта. Общей проблемой для большинства компаний является следующая дилемма. Как осуществить производственную программу: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задерживая выпуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов?

      Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия или фирмы в конкретных поставках.

      Определение потребностей на основе заказов, происходит путем разложения спецификации на отдельные  комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов.

     Если  потребности на основе заказов не могут быть определены, тогда используют метод определения потребностей на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза – прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

     Способы поставки закупаемых материалов весьма разнообразны. Товары, потребность  в которых возникает непредвиденно  и не требующее длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материалы  разового и постоянного потребления, требуемые к определенному моменту, закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. При таком способе поставки объем запасов материалов на фирме уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются. Способствуют резкому снижению производственных запасов регулярные поставки таких материалов, которые доставляются потребителю через определенные интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период. Фирмы осуществляют также конъюнктурные и спекулятивные закупки товаров.

     Важнейший элемент в политике закупок –  анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так  же, как и анализа стоимости  собственного производства используются различные виды расчетов:

1. Простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);
2. Калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усреднено);
3. Постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

      Транспортные  расходы также находятся в  поле зрения органов МТС. Принимаются  во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы разгрузки в случае смешанных  сообщений.

      Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение материалов. Снабженческая деятельность имеет однозначную цель – обеспечить эффективное выполнение производственной задачи за счет сведения, по возможности до минимума, объема запасов. Тем не менее было бы неправильно считать, что отсутствуют побудительные причины создавать излишние запасы. Конъюнктурные и сезонные колебания цен, инфляция, изменение политико-экономической обстановки в производящих сырье регионах мира и другие факторы могут быть такими стимулами. 
 
 
 
 
 

4. Заключение

 

Основной  целью закупочной логистики  является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной  экономической эффективностью. Функции  закупочной логистики:

- Определить необходимое количество сырья и материалов для производства продукции;

    - Определить что закупать;

    - Сколько закупать;

    - Как закупать;

    - Выбрать поставщика;

    - Оформить заказ на поставку;

    - Проконтролировать выполнение заказа;

    - Разместить материалы на сладе.

    Все эти функции по разному осуществляются на производстве. Количество материалов, дата начала поставок, и продолжительность периода их поступления зависят от производственных программ компании. Например, одни предприятия закупают сырье большими партиями для того, чтобы сгладить сезонные колебания в поставках, а другие – не большими партиями, чтобы свести к минимуму издержки связанные со складированием.

      Особенно  важными являются вопросы «что купить?», «сколько купить?» и «у кого купить?». В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись. На сегодняшний день эти вопросы стоят особенно остро в ситуации нестабильной экономики.  Некоторые предприятия предпочитают убытки от складирования сырья, чем от задержек с его поставкой или по другим нарушения контракта. В ситуации когда все друг другу должны и никто не платит говорить о нормальном функционировании предприятия сложно. Но даже в таких условиях логистика в нашей стране развивается.