Направления совершенствования планирования закупок материально-технических ресурсов

Рисунок 2 - Структура производства ООО «ОФК» 

     Транспорт – перевозка товаров и комплектующих  мебельной фурнитуры  осуществляется автомобильным транспортом. Когда фурнитура доставлена на склад, то производится комплектация товара определенным заказчикам определенного объема и вновь используется транспорт по доставке товара конечному потребителю.

     Склад – в связи с тем, что фурнитура  поставляется из Китая, то соответственно склад необходим для хранения товара с последующей продажей последнего, весь контроль и учет  осуществляет кладовщик. На нем лежит вся ответственность по количеству товара на складе и необходимость делать акценты на товары, которые пользуются большим спросом.

     Конечный  потребитель - он является конечным звеном в производственной структуре. Заключив договор с компанией, он в конечном итоге получает товар, перевозкой которого осуществляется транспортом компании и везется непосредственно со склада.

     Данную производственную структуру можно считать эффективной. Так как компания небольшая, то учет и контроль по звеньям данной структуры осуществляется в полной мере без каких - либо сбоев.

     Внешняя среда организации.

     Маркетинговая среда организации подразделяется на макросреду и микросреду. В структуре микросреды выделяют само предприятие с внутренними службами и подразделениями, поставщиков, маркетинговых посредников, клиентов (покупателей), конкурентов и контактные аудитории. 

     Поставщиками  ООО «ОФК» являются производители мебельной фурнитуры, находящиеся в Китае, обеспечивающие предприятие готовой продукцией, для осуществления оптовой торговли. Классификация поставщиков представлена в таблице  1.

Таблица 1 - Поставщики ООО «ОФК»

     Предприятия-поставщики, поставляющие готовую продукцию  для ООО «ОФК», расположены в  Китае. Доставку продукции осуществляет сторонняя транспортно-экспедиционная организация. Данные поставщики работают на рынке фурнитуры и комплектующих для мебели с середины 80-х гг., с ООО «ОФК» сотрудничают в течение последних 6 лет и зарекомендовали себя надежными партнерами.

     Рассматривая  структуру потребителей ООО «ОФК»  с точки зрения размера их можно подразделить на три группы: крупные фабрики по производству мебели (общая численность сотрудников – 100 - 150 человек); средние предприятия по производству мебели (общая численность сотрудников – 50 - 70 человек); мелкие фирмы (общая численность сотрудников до 20 человек).

Рисунок 3 - Структура потребителей исходя из численности сотрудников 

     География продаж ООО «ОФК» представлена крупными городами Северо-Западного Федерального Округа, а также двумя республиками, входящими в него. Филиал был создан именно для удовлетворения потребностей покупателей, находящихся в данном регионе страны. Структуру потребителей, исходя из их географического местоположения, можно проследить на диаграмме 2, представленной ниже.

Рисунок 4 - Структура потребителей исходя из их географического положения 

     Рынок мебельной фурнитуры Санкт-Петербурга можно считать сложившимся, так как присутствует большое количество компаний, предлагающих фурнитуру различных стран различного качества по различной цене. Условно рынок можно поделить на три сегмента, это мебельная фурнитура наивысшего качества, произведенная с помощью инновационных технологий и используемая для производства дорогой «люксовой» мебели, мебельная фурнитура высокого качества европейских производителей (Германия, Италия) и дешевая китайская мебельная фурнитура, которая по качеству уступает предыдущей группе, но успешно конкурирует с некоторыми европейскими производителями, обладая при этом более низкой ценой. ООО «ОФК» находится в последнем  сегменте и предлагает покупателям сравнительно дешевую мебельную фурнитуру, обладающую хорошими качественными характеристиками. В данном сегменте основными конкурентами ООО «ОФК» являются следующие компании: ООО «Амикс», ООО «Ютекс», Мебельный центр «Прогресс - М», ООО «Восток-Импорт».

     Наиболее распространенным методом оценки среды является метод SWOT-анализ, представленный в таблице 2.

Таблица 2 - SWOT-анализ ООО «ОФК»

     Несмотря  на сильные стороны ООО «ОФК»  подвержено различным угрозам со стороны внешней среды. Большое количество конкурентов, появление альтернативных материалов в производстве фурнитуры и слабые стороны в деятельности самой организации не позволяют ей успешно существовать на рынке.

     В условиях жесткой конкуренции, предприятие должно сохранять и постоянно совершенствовать свои конкурентные преимущества, для того чтобы сохранять постоянных клиентов и увеличивать число новых клиентов, таким образом повышая свою валовую выручку. Так как основной целью существования данного предприятия является извлечение прибыли, путем перепродажи покупаемой продукции. А так же предприятие должно совершенствовать систему снабжения и планирования запасов наряду с совершенствованием других важных направлений коммерческой деятельности.

1.2 Организация и планирование закупочной деятельности ООО «ОФК»

     Рассматриваемое предприятие является малым, по сравнению  с другими участниками рынка, исходя из показателя общего объёма продаж. Соответственно для того чтобы управлять таким размером материального и информационного потока организации не требуется большой штат сотрудников. Из основных функциональных составляющих частей деятельности организации только процесс продаж является трудоемким, и требующим определенных человеческих ресурсов. В данном случае для осуществления продаж предприятию требуется два менеджера по продажам, которых вполне достаточно, исходя из количества заключаемых сделок. При этом играет важную роль наличие постоянной клиентской базы, которую постоянно поддерживает коммерческий директор, благодаря определенной репутации и личным деловым качествам.

     На  данном предприятии процессом организации  и  планированием закупочной деятельности занимается его коммерческий директор. Непосредственно его действия заключаются в планировании очередной партии заказа и прогнозировании потребности в продукции исходя из спроса потребителей.

     Планирование  закупок и снабжение на предприятии  ООО «ОФК» можно условно разделить  на два процесса: текущее планирование и оперативное. Текущее планирование включает в себя определение потребностей потребителей на планируемый квартал текущего года исходя из имеющейся информации за прошедшие  периоды. Данным процессом на предприятии занимается его коммерческий директор. За месяц до начала планируемого периода, основываясь на опыте прошлых периодов, а также на личных знаниях о тенденциях спроса на данном рынке, коммерческий директор определяет размер партии закупаемой продукции. Данный размер партии продукции впоследствии должен будет удовлетворить спрос потребителей в планируемом квартале. Затем коммерческий директор осуществляет заказ у поставщиков в Китае. Продукция доставляется в порт города Владивостока на условиях без таможенной очистки. Затем товар принимает транспортно-экспедиционная компания, с которой заключен долгосрочный договор, проводит таможенное оформление и размещает товар на собственном складе. Затем экспедиционная компания сообщает о получении груза и готовности выполнить очередную поставку продукции ООО «ОФК».

     Определяющую  роль в процессе планирования очередной  партии поставки играет тот факт, что момент возможной даты поставки определяет транспортно-экспедиционная компания, обслуживающая предприятие, находящаяся в городе Владивосток. Данная компания осуществляет функцию временного склада для ООО «ОФК». Компания получает продукцию от поставщиков из Китая, хранит её на своем складе и в определенные сроки в определенном количестве отправляет продукцию в Санкт-Петербург.  Данный процесс отлажен и имеет устойчивый характер, поэтому имеет определенную ритмичность. Поставка продукции происходит каждые 14 дней с небольшим расхождением в два-три дня.

     Исходя  из вышеизложенного можно сказать, что на предприятии действует система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

     На  первом этапе оперативного планирования и процесса закупки коммерческий директор определяет потребность в необходимой продукции. Для этого он собирает все заявки на заказ продукции от покупателей и подсчитывает общее количество конкретных видов продукции, которое понадобится, для того чтобы удовлетворить спрос потребителей. Затем он сопоставляет получившееся количество со складскими остатками, тем самым выявляя количество продукции, которая потребуется для того чтобы удовлетворить спрос потребителей до следующего момента поставки. Если в конкретном случае машина, которая будет доставлять продукцию, не заполняется, то у коммерческого директора есть возможность воспользоваться свободными товарными местами и дополнить заявку, для того чтобы создать дополнительный запас по определенным им товарным позициям на основании интуитивного прогнозирования спроса.

     В данном случае планирование закупок - это анализ необходимости поставки дополнительного количества товара с учетом заявок на его поставку и наличия остатков товаров на складе.

     Таким образом, можно сделать вывод, что планирование и прогнозирование осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и средств автоматизации

     1.3 Проблемы планирования  закупочной деятельности  ООО «ОФК»

     Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки. В условия данного небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Но при таком подходе к управлению закупочной деятельностью существует угроза упущения продаж из-за неточного определения потребности и некорректного прогнозирования, а как следствие потеря возможной прибыли и клиента в целом. Предприятию необходим непрерывный стратегический анализ товарных запасов для более точного и корректного прогнозирования сбыта и как следствие повышение уровня обслуживания и получение дополнительной прибыли.

     Использование инициативного метода принятия решений, на основе личного опыта коммерческого директора может стать причиной упущенной прибыли для предприятия, поэтому управление закупочной деятельностью должно базироваться на информации, полученной с помощью специализированного программного обеспечения.

     В данном случае элементарное и эффективное  управление закупками можно осуществлять с помощью Microsoft Excel. Преимущество данного  метода заключается в доступности программного продукта и эффективности его применения в конкретном случае.

     В данной работе будет рассмотрен способ оперативного планирования закупочной деятельности с помощью программы Microsoft Excel. Данная программа присутствует на всех компьютерах, так как устанавливается в составе офисного пакета, как правило, сразу после инсталляции операционной системы от Microsoft. Для выполнения задач, связанных с планированием достаточно общей эрудиции и некоторого знакомства с программой MS Excel. При этом никаких дополнительных затрат от пользователя не требуется.