Методы оценки эффективности закупок материальных ресурсов

    Служба  закупок в компании построена  централизованно. Закупочной логистикой занимается отдел логистики, состоящий  из 3-х человек. Обязанности между  ними делегируются следующим образом:

-Старший  специалист занимается  закупкой всего, что связанно с компьютерами;

- Второй  специалист занимается закупкой  канцтоваров;

-Младший  специалист занимается закупкой  воды в офис.

    В виду того, что организация динамично  развивается и количество сотрудников  в ней увеличивается, в среднем, на 5 человек ежемесячно, то из этого вытекает постоянная потребность в компьютерах и оргтехнике, а также в канцтоварах и воде с тенденцией к увеличению. Начинка у закупаемых компьютеров разная, это зависит от должности сотрудника. Этот же фактор является определяющим при заказе для нового сотрудника дополнительной оргтехники (телефон, принтер, сканер, факс, ноутбук или изменение конфигурации компьютера). Закупка канцтоваров имеет четкий набор товар, закупаемых ежемесячно с тенденцией к увеличению из-за увеличивающегося штата сотрудников. Количество закупаемой воды увеличивается с ростом численности работников. В организации ведется каталог наиболее часто покупаемой продукции.

    Выбор поставщика

    Важность  выбора поставщика объясняется не только функционированием на современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства. Выбор поставщика осуществляется коллегиальным способом, т.е. ведется обсуждение возможностей и потребностей в поставках. Начальники отделов в конце каждого месяца составляют список необходимого для них оборудования, согласовывают его с дирекцией и передают свою заявку в отдел логистики. Далее специалисты этого отдела изучают рынок поставщиков, для того чтобы  выбрать из общей массы производителей того, который продает свой товар по более выгодным для нас условиям. После изучения рынка составляется таблица для более наглядного отображения ситуации складывающейся на рынке. Таблица содержит: критерии по которым выбирается поставщик и сам поставщик. В данной таблице применяется бальная оценка поставщика по каждому из критериев. После того как все критерии учтены подсчитывается общий бал. Поставщик набравший наибольше кол-во баллов становится единственным поставщиком с которым организация заключит договор. Ставится от 0 до 5 баллов, которые отражают не только существование данной опции у поставщика,  а также насколько хорошо данная опция работает. В виду того, что у организации истекли сроки договоров со  всеми поставщиками. Нам необходимо найти новых постав-щиков или остаться со старыми.

    Итак, составим таблицу на январь 2008г. 

    Таблица 3.1 Анализ поставщиков компьютеров 

      Таблица 3.2  Анализ поставщиков канцтоваров

 

Таблица 3.3 -  Анализ поставщиков воды

 
 

    По  итогам данных таблиц в качестве поставщиков  будут выбраны следующие организации:

1. заказ компьютеров и оргтехники будет осуществляться через Интернет-магазин ULTRA;
2. заказ канцтоваров будет осуществляться через КОМУС;
3. воду в организацию будут закупать -  Кристальную.

    Определение объема закупок

    Численность сотрудников на данный момент составляет 158 человек. В январе планируют выйти  еще 7 человек. В виду того, что закупка  осуществляется централизованно и  все сведения о имеющихся на складе товарах стекаются в отдел логистики, то нашим глазам предстает следеющая картина.

    По  компьютерам:

    Т.к. в январе планируется увеличение штата сотрудников на семь человек, которые будут составлять новый  отдел, из этого следует, что специалисту  по закупке компьютеров и оргтехнике необходимо заказать 7 компьютеров стандартной конфигурации, 7 телефонов DEKT, а также 1 многофункцио-нальный аппарат (принтер, сканер, копир).

    Проанализировав  количество имеющихся на  складе канцтоваров, можно сделать вывод  о том, что в следующем месяце для нормальной жизнедеятельности офиса (с учетом увеличения числа сотрудников) понадобится:

Бумага (А4) – 25пачек;

Ручки – 20шт;

Набор настольный – 7шт;

Файлы – 3 пачки по 100шт;

Скоросшиватели  – 40шт;

Диски (CD, DVD) – 20шт;

Папки на резинках – 20шт;

Папка уголок – 20шт;

Куб для заметок с клейким краем  – 20шт;

Лоток для документов (вертикальный) – 15шт;

Ежедневники – 30шт;

Календарь настольный – 10шт.

    Зная  объем потребляемой воды за неделю (на 158 чел. - 20 бутылок по 19л.) Т.к. это  составляет 380л в неделю, то на каждого сотрудника приходится по 2,4 литра воды. Из этого следует, что для новых семи человек нам потребуется 16,8л в неделю (это примерно 1 бутылка). Исходя из этого, на первую неделю января нам необходимо заказать 21 бутылку воды.

    Заказ на поставку товаров.

    У всех выбранных нами поставщиков  есть услуга «заказ через Интернет», которой мы и воспользуемся. Здесь  мы указываем все, что мы описали  выше, указываем дату, способ доставки, а также способ оплаты.

    Дата  поставки для всех товаров 9января 2007г. (в течение дня)

    Способ  доставки – бесплатная доставка на машине.

    Способ  оплаты – по безналичному расчету.

    Контроль  над выполнением  заказа

    Зная, что все выбранные нами поставщики являются надежными во всех отношениях (т.к. существуют на рынке уже давно и имеют отлаженный механизм работы с клиентами), дополнительный контроль не осуществляется. Применяется только текущий контроль.

    Получение материальных ресурсов

    Важный  этап - оприходование (получение)  продукции.

    Поставщик доставил заказ вовремя

    Качество  товара соответствовало заявленным требованиям

    Подтверждаем  получение заказанного количества товаров 

      И отправляем на склад 

    Регистрируем  необходимую документацию на получение  материальных ресурсов.

    Полученный  от поставщика счет на оплату налагает на нас обязательства, счет  выписан в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

    После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

    1. Журнал заказов на закупку,  в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не  выполнен.

    2. Реестр заказов на закупку,  содержащий копии всех заказов на закупку.

    3. Товарный реестр, показывающий все  закупки каждого основного вида  товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на  закупку).

    4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.