Анализ  состояния товарных запасов дополняется анализом скорости обращения средних товарных запасов за конкретный период (квартал, год). Результаты экономического анализа ложатся в основу разработки конкретных мероприятий по улучшению состояния товарных запасов и ускорению оборачиваемости, по повышению эффективности коммерческой деятельности торгового предприятия.

     Отдельно  планируются и нормируются элементы, соответствующие стадиям пути товаров  от момента поступления в торговое предприятие до их реализации. А  норматив товарных запасов определяется как сумма отдельных элементов. Вся масса товарных запасов разбивается на следующие элементы: время на приемку и подготовку товаров к продаже; время пребывания товара в форме рабочего запаса; гарантийный (страховой) запас товаров (в случае изменений покупательского спроса, неравномерности поставок).

     Время для приемки и подготовки товаров  к продаже определяется путем  хронометража, а время пребывания товарных запасов в форме рабочего торгового запаса рассчитывается. Торговый запас состоит из двух частей: запаса товаров, который должен постоянно находиться в торговом зале для демонстрации имеющихся в продаже товаров и отпуска их покупателям, и запаса текущего пополнения, предназначенного для обеспечения бесперебойной продажи.

     Для определения первой части торгового запаса устанавливают число ассортиментных разновидностей и среднюю цену на каждый вид товаров, перемножают эти величины и к полученному произведению прибавляют среднедневной товарооборот. Затем эту сумму делят на среднедневной оборот по этой группе товаров. Исходя из частоты завоза устанавливают вторую часть торгового запаса по каждой товарной группе, учитывая комплексность поставок по товарам сложного ассортимента. Норма второй части торгового запаса традиционно принимается в половинном размере оптимальной партии поставки товаров.

     Гарантийный (страховой) запас предназначен для  сглаживания неравномерности поставок, изменений покупательского спроса и устанавливается по каждой товарной группе как отношение к торговому  запасу в следующих размерах: по товарам повседневного спроса – до 100 % торгового запаса; по другим товарам – до 50 % торгового запаса.

     Таким образом, результатом технико-экономического метода планирования и нормирования товарных запасов является следующая  формула:

     Н = П + Зр + Зс,

где Н  — норматив товарного запаса (по товарной группе);

П —  время на приемку, подготовку к продаже;

Зр —  рабочий торговый запас; Зс — страховой  запас.

     Проведя аналогичный расчет по всем товарным группам, путем суммирования полученных результатов определяют норматив по торговому предприятию в целом.

     При анализе рассчитанные нормативные  запасы сравнивают с фактическими и  определяют причины выявленных отклонений.

     Рентабельность  товарных запасов определяется отношением прибыли от продаж к средней за период величине товарных запасов. Этот показатель характеризует величину прибыли на рубль товарных запасов. С ростом этого показателя повышается эффективность использования запасов, а затоваривание или рост товарных запасов приводит к снижению рентабельности.

     Методика  проведения АВС анализа

     Идея  метода АВС анализа строится на основании  принципа Парето: "за большинство  возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин", в настоящий момент более известного как "правило - 20 на 80". Данный метод анализа получил большое развитие, благодаря своей универсальности и эффективности. Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.

• Первый шаг: Определить объекты анализа (Клиент, Поставщик, Товарная группа/подгруппа, Номенклатурная единица, и т.п.)
• Второй шаг: Определить параметр, по которому будет проводиться анализ объекта Средний товарный запас, руб.; Объем продаж, руб.; Доход, руб.; Количество единиц продаж, шт.; Количество заказов, шт. и т.п.
• Третий шаг: Сортировка объектов анализа в порядке убывания значения параметра.
• Четвертый шаг: Определение групп А, В и С.

     Для определения принадлежности выбранного объекта к группе необходимо:

1. Рассчитать долю параметра от общей суммы параметров выбранных объектов
2. Рассчитать эту долю с накопительным итогом.
3. Присвоить значения групп выбранным объектам.

     Рекомендуемое распределение:

• Группа А - объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет первые 50 % от общей суммы параметров.
• Группа В - следующие за группой А объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 50 % до 80 % от общей суммы параметров.
• Группа С - оставшиеся объекты, сумма долей с накопительным итогом которых, составляет от 80 % до 100 % от общей суммы параметров.

     Общие рекомендации: Настоятельно рекомендую творчески подойти определению объектов и параметров анализа. Не бойтесь экспериментировать. Сгруппировав товар по одному параметру, сопоставьте полученный результат с другими параметрами. Группа С может приносить Вам 20% дохода, составлять 50% товарного запаса и занимать 80% площади склада.

     Помните, непродуманное сокращение товаров  группы С (20% дохода компании) приведет к тому, что через некоторое  время оставшиеся товары распределятся  по тому же закону, но общий результат вашей деятельности для компании может снизиться на 50%.

     Методика  проведения XYZ анализа

     Основная  идея XYZ анализа состоит в группировании  объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации).Формула для расчета коэффициента вариации:

     

     где, хi - значение параметра по оцениваемому объекту за i-тый период,

- среднее  значение параметра по оцениваемому  объекту анализа, 

п - число периодов.

     Значение  квадратного корня есть не что  иное, как стандартное отклонение вариационного ряда. Чем больше значение стандартного отклонения, тем дальше от среднеарифметического значения находятся анализируемые значения. Стандартное отклонение - это абсолютная мера рассеивания вариантов ряда. Если стандартное отклонение равно 20, то при среднеарифметических значениях 100 и 100 000 это будет иметь совершенно разный смысл. Поэтому, при сравнении вариационных рядов между собой используют коэффициент вариации. Коэффициенты вариации 20% и 0,2% позволяют понять, что во втором случае значения анализируемых параметров значительно меньше отличаются от среднеарифметического значения.

• Первый шаг: Определить объекты анализа (Клиент, Поставщик, Товарная группа/подгруппа, Номенклатурная единица, и т.п.)
• Второй шаг: Определить параметр, по которому будет проводиться анализ объекта Средний товарный запас, руб.; Объем продаж, руб.; Доход, руб.; Количество единиц продаж, шт.; Количество заказов, шт. и т.п.
• Третий шаг: Определить период и количество периодов, по которым будет проводиться анализ. Неделя, Декада, Месяц, Квартал/Сезон, Полугодие, Год

     Общие рекомендации: Данный метод анализа имеет смысл, если количество анализируемых периодов больше трех, чем больше количество периодов , тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше чем горизонт планирования принятый в Вашей компании.

• Четвертый шаг: Определить коэффициент вариации для каждого объекта анализа по приведенной выше формуле.

     Общие рекомендации:

1. Не пытайтесь написать всю формулу в одной ячейке, разбейте формулу на несколько ячеек.
2. Возведение в квадрат - ^2, извлечение корня - ^0,5 Пример формулы подкоренного выражения =((C3-G3)^2+(D3-G3)^2+(E3-G3)^2)/3, Затем извлечение корня и деление на среднее значение - =H3^0,5/G3
3. Обратите особое внимание на объекты анализа, у которых есть периоды с нулевыми значениями. Либо исключите их из анализа, либо измените формулу расчета коэффициента вариации.

• Пятый шаг: Отсортировать объекты анализа по возрастанию значения коэффициента вариации.

• Шестой шаг : Определение групп X, Y и Z.

     Рекомендуемое распределение:

• Группа X - объекты, коэффициент вариации значение по которым не превышает 10%.
• Группа Y - объекты, коэффициент вариации по которым составляет 10% - 25%.
• Группа Z - объекты, коэффициент вариации по которым превышает 25%.

     Совмещение  результатов АВС и XYZ анализа

• Первый шаг: Провести АВС анализ

     Общие рекомендации: Перед началом АВС  анализа, создайте индексное поле, т.е. ячейку, содержащую нумерацию, которая  не изменяется при сортировках. По окончании  анализа <внедрите> значения. Скопируйте ячейки содержащие формулы и воспользуйтесь: меню <Правка>, <Специальная вставка:>, <Вставить, Значения>.

• Второй шаг: Провести XYZ анализ

     Общие рекомендации: Перед началом XYZ анализа, создайте индексное поле такое же, как в АВС анализе (или делайте оба анализа в одном файле), т.е. ячейку, содержащую нумерацию, которая не изменяется при сортировках. По окончании анализа можете <внедрить> значения, но это не обязательно.

• Третий шаг: Совместить полученные результаты

     Общие рекомендации: Наиболее простой вариант совмещения, это отсортировать оба файла с результатами анализа по индексному полю, затем скопировать столбец с группами из одного файла в другой. Лучше из XYZ в АВС, так как фактическое значение доли оборота объекта имеет больше практического смысла, чем коэффициент вариации. Можно соединить значения в одной ячейке, для этого воспользуйтесь формулой =СЦЕПИТЬ(I3;J3)

• Четвертый шаг: Построить совмещенную матрицу

     Общие рекомендации: В результате данного  совмещения мы получаем 9 групп объектов анализа. По двум критериям степень влияния на конечный результат (АВС) и стабильность/прогнозируемость этого результата (XYZ). Это незаменимый инструмент для повышения эффективности системы товародвижения Вашей Компании.

     Нормирование  запасов

     Нормирование  производственных запасов - определение  их минимального размера по видам  материальных ресурсов для бесперебойного обеспечения производства. При нормировании производственных запасов сначала  определяются нормы производственных запасов в днях, а затем в натуральном и денежном выражении.

     Норма запаса в днях устанавливается на основе следующих данных:

     Нахождение  материалов в пути (транспортный запас  Нтр). Определяется как разница между  временем пробега груза от поставщика к потребителю и временем оборота платежных документов.

     Приемка, разгрузка, складирование и анализ качества поступающих материалов (подготовительный запас Нп). Определяется на основе расчетного или фактического времени за отчетный период, скорректированного с учетом организационно-технических мероприятий по механизации погрузо-разгрузочных работ.

     Технологическая подготовка материалов к производству (технологический запас Нт). Образуется в том случае, если до начала производства требуется предварительная обработка  материалов (сушка древесины на мебельных фабриках).Определяется на основе нормативов времени для данных операций.

     Пребывание  материалов на складе (текущий запас  Нтек). Удовлетворяет текущую потребность  производства, обеспечивает ритмичную  работу между очередными поставками материалов. Определяется умножением среднесуточной нормы потребления материала на плановый кратный интервал между двумя очередными поставками.