Организация и ведение учета документов в библиотеке

Прием новых поступлений

     Прием новых поступлений ведет отдел  комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

     При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах — для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения — описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

           После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет  выбывающих документов

     Выбытие документов и библиотечного фонда  оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

     При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

     Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда  утверждается генеральным директором.

Переоценка  библиотечного фонда

     Списание  документов, состоящих на бухгалтерском  учете, производится с применением  переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

     В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

     Во  время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

     Основанием  для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается  план проверки, сроки.

     В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

     Проверка  фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

     Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации –  акт (с объяснительной запиской) и  список недостающих документов.

     Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

     Национальная  программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

       На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

     В рамках создания системы единого  государственного учета библиотечного  фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность  сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

     В единстве духовного и материального  начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

     Потому  важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания  значимости библиотечного фонда  как национального достояния  страны создающего интеллектуальный капитал общества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы

1. Основы  законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.—Вып. 1.—С. 17-38.
2. Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

  Библиотека  и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

3. Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.
4. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.
6. Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

  Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М : ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

7. Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя : учреждения культуры.—2004. – № 9. – С. 25-36.
8. Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя : учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.
9. Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.
10. Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.
11. Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33—37.
12. Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.
13. Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело — XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).—С. 144—151.
14. Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.—М., 2002.—384 с.
15. Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. — М., 2003. —С. 82—92.
16. Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10—14 апр. 2000 г.—СПб.: РНБ.— 2000.—192 с.
17. Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело — XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. — М., 2003. —(Вып. 2 (6).— С. 130—153.
18. Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.—2002. —№ 1.—С. 22—24.
19. Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.—М.: ФАИР-ПРЕСС.— 2004.—400 с.
20. Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. — 2003.—№1.— С. 19—21.
21. Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.—2002.—№11.—С. 38—50.
22. Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.— М.: Либерея.— 2003.—352 с.
23. Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.—Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.— 2003.— 251 с.
24. Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело—XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.— М., 2003.—Вып. 1(5).—С. 159—164.
25. Майстрович Т.В.  Электронный документ как объект библиотечного дела.—М.: Пашков дом, 2004.—248 с.
26. Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.—М.: Либерея, 2001.—Вып. 10.—С. 146—167.
27. Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7—15 июня 2003. ГПНТБ России.—М., 2003.—Т. 2.—С. 509—511.
28. Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.—2001.—№ 7.—С. 16—19.