2.1.5. Подготовка участников совещания.

     Менеджер—организатор  совещания должен заблаговременно  ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

     Ученые  установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

     После 90 мин работы внимание и интерес  к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

     В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.

     Регламент — порядок ведения заседания, собрания, совещания.

     Это слово произошло от фр. Reglement, которое в свою очередь произошло от лат. Regula — правило. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения.

     В случае, если регламент до начала совещания  не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании. Обычно обязанность следить за соблюдением регламента возлагается на председателя собрания. Но уважение к регламенту должны соблюдать все участники делового совещания, независимо от занимаемой должности.

     Протокол  совещания — это первичный, официальный  документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• достижение цели совещания;
• решение;
• исполнители задания и сроки.

     Ниже  приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

• дата, место проведения;
• номер протокола;
• краткое содержание обсуждаемого вопроса;
• присутствовали;
• отсутствовали, причины отсутствия;
• копии (фамилии тех, кому предназначены);
• повестка дня по пунктам;
• тема по пункту повестки дня;
• обсудили (кто выступил);
• решили;
• постановили (сообщается, что именно);
• выполнение решения возложено на (фамилии);
• срок исполнения (дата).

• Подведение  итогов и принятие решения.

     Обычно  решение на деловом совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. Эффективность решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение.

     Подводятся  итоги совещания и делаются выводы; определяются те, кто и в какие  сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять задание; сроки, в течение которых должно быть выполнено задание; формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части; выписка из протокола и т.п.).

     Принятие  решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив  или отдельная его часть, отдельное  подразделение.

     Решения могут вырабатываться двумя способами:

     - специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

     - председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

2.4. Контроль за выполнением решения.

     Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.

3. Эффективность совещаний

     Эффективность совещаний зависит от руководства  ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

     На  практике эффективность совещания  уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.

     Избежать  этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций: - обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

     - четкое и понятное всем присутствующим  изложение выдвинутой на обсуждение  проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

     - тщательная фиксация выступлений  участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

     - корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

     - периодические обобщения уже  достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

     - обобщение результатов в заключении  совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

Список  использованных источников

1. Ф. Котлер,  Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг Гостеприимство Туризм Учебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

2. Л.Е. Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Основы. Учебник для вузов - М.: Закон и право, ЮНИТИ, 1996.

3. Дж.Уокер Введение в гостеприимство Учебник для вузов  2-ое изд. – М.: ЮНИТИ 2002.

4. М.А. Жукова Индустрия туризма Менеджмент организации – М.: Финансы и статистика 2004.

5. М.А.Василик, М.С. Вершинин, Л.Д. Козырева Паблик рилейшнз в России: организации и документы. СПб, 2000.

6. А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2003.

7. О.А. Митрошенков Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» - 2000.

8. И.В. Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер» - 2005.

9. В.Е. Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» - 2004.

10. В.Н. Лаврененко Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА - 2000.