Создание базы учета перемещения документов в организации

СОДЕРЖАНИЕ:

 

ЗАДАНИЯ               3

ВВЕДЕНИЕ               4

АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ           5

ЗАДАНИЕ 1. Создать базу учета перемещения документов в организации     6

ЗАДАНИЕ 2. Глоссарий           14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ            17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ       18

 

ЗАДАНИЯ:

 

Задание 1. Создать базу данных для сбора, хранения и обработки  данных в соответствии с вариантом  задания. База данных должна состоять из одного файла (*.mdb или accbd). База данных должна иметь начальную форму, формы для работы с таблицами, не менее трех запросов, два вида отчетов, которые включают группировку данных и итоговые значения.

Задание 2 Глоссарий должен содержать не менее 15 терминов.

 

 

ВВЕДЕНИЕ:

 

В различных сферах экономики  довольно часто приходится работать с данными из различных источников, и соответственно каждый из них связан с определенным видом деятельности. Для взаимосвязи этих данных бывают нужны определенные знания и умения.

Программа Microsoft Access объединяет сведения из различных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Об актуальности данной проблемы говорит тот факт, что удобно организованный оборот в любой организации очень необходим.

Данная курсовая работа посвящена проектированию базы данных, созданию различных запросов, форм и отчетов на примере создания базы учета перемещения документов в организации. В качестве программы для построения базы данных был использован Microsoft Access. Эту программу отличает простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработке законченных приложений.

Объект исследования –  комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в рамках движения документов в организации.

Предмет исследования –  программное средство, позволяющее  автоматизировать и усовершенствовать  складской учет.

Цель данной курсовой работы - создание базы учета перемещения документов в организации с возможностью добавления, удаления  и изменения данных отдельно по каждому документу и подразделению, в который может быть направлен документ.

При выполнении поставленной цели было создано 2 таблицы: «Регистрация документов» и «Подразделения»

 

АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

В качестве предметной области  базы учета перемещения документов в организации рассматривается учет перемещения документов в организации. Данная база данных удобна для обработки данных по входящим документам на предприятии и для выявления, в какое подразделение направляется документ. Она может быть использована внутри предприятия для директора предприятия, начальников соответствующих подразделений.

Создание базы учета перемещения документов в организации необходимо с той целью, чтобы легче было уследить движение каждого документа, уследить за его выполнением. Также немало важным моментом является получение информации о том, в каком подразделении закончил движение документ. Здесь имеет место формальный контроль факта исполнения документов по срокам и составление отчетности для последующего анализа и принятия регулирующих действий.

Традиционная технология управления движения и исполнения документов по сравнению с  учетом перемещения документов в организации через базу данных имеет ряд недостатков:

1. Информация о документах  и ходе их исполнения распределена  по системе картотек организации  и ее структурных подразделений. В связи с этим, получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

2. Картотеки документов  чаще всего бывают отделены  от исполнителей и могут содержать  неполную информацию о состоянии  документов.

3. Создание большого количества  дублирующих друг друга бумажных  документов затрачивает большое  количество времени и непроизводительные  затраты труда.

 

 

ЗАДАНИЕ 1. Создать базу учета перемещения документов в организации

 

1. Создание таблиц

Для создания базы учета  перемещения документов необходимо создать две таблицы: Регистрация  документов и Подразделения.

Создание таблиц осуществляется через Конструктор таблиц. Для  этого необходимо на ленте нажать на Создание. Там будет кнопка Конструктор  таблиц. При нажатии на экране появляется таблица в режиме конструктор.

Первой создаем таблицу  «Регистрация документов». В связи  с этим в таблице в режиме конструктор  в графе Имя поля  вносим названия тех полей, которые будут необходимы при заполнении данной таблицы: Входящий номер, Дата регистрации, Контрагент, Тема документа, Приложение, Получатель, Исполнитель, Примечание, Исходящий номер.

По мима ввода названий в Имя поля необходимо определить тип данных, которые будут введены  в таблицы и при необходимости  в графе Тип данных изменить тип  на выбранный нами. В противном  случае автоматически устанавливается  текстовый тип.

При создании таблицы необходимо выбрать ключевое поле. В данной таблицы ключевым полем будет  поле Входящий номер. Для того чтобы  его сделать ключевым необходимо выделить строку, нажать на правую кнопку мыши и выбрать надпись Ключевое поле.

В результате таблица «Регистрация документов» в режиме конструктор  будет иметь вид, представленный на рисунке 1.

Для того чтобы мы могли  вводить свои данные в таблицу  необходимо таблицу режим Конструктор  сменить на режим Таблица. При переходе таблица будет сохранена, но при сохранении вводим название таблицы.

Таким образом, первая таблица  создана.

Рис. 1. Таблица Регистрация  документов в режиме конструктор.

 

Для того чтобы создать  вторую таблицу «Подразделения»  снова заходим в Конструктор. В графе Имя поля вбиваем необходимые  названия полей: Структурное подразделение, Начальник подразделения, Время работы, Номер кабинета, Контактный номер и соответствующие для каждого поля тип данных. Ключевым полем в данной таблице устанавливаем поле Структурное подразделение.

Затем переводим таблицу  «Подразделения» из режима конструктор  в режим таблица и заполняем  ее своими данными. Эту таблицу с  нашими данными можно увидеть  на рисунке 2.

Рис. 2. Таблица «Подразделения»  в режиме таблицы.

 

Как только заполним таблицу  «Подразделения» необходимо в таблице  «Регистрация документов» зайти  в режим конструктор. В поле Получатель в Типе данных меняем текстовый тип  на мастер подстановок. Необходимо выбрать вариант, где указывается, что объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. При дальнейшем выборе выбираем таблицу Подразделения и его поле Структурные подразделения.

В результате при заполнении таблицы «Регистрация документов»  данными в графе Получатель мы можем выбирать подразделения, которые  указаны в таблице «Подразделения».

 

2. Создание связей.

При создании таблиц в нашей  базе данных использовался мастер подстановок  данных из одной таблицы в другую. В связи с этим автоматически  была создана связь между таблицами  один ко многим.

Эту связь можно увидеть  в базе данных и для этого надо выбрать ленту Работа с базами данных и выбрать команду Схема  данных.

Данную схему можно  увидеть на рисунке 3.

Рис. 3. Схема связей таблиц.

 

 

3. Создание Запросов

В Microsoft Access предусмотрено несколько способов создания Запросов: Мастер запросов и Конструктор запросов.

При использовании Мастера  запросов существует 4 варианта запросов:

1) Простой запрос;

2) Перекрестный запрос;

3) Повторяющиеся записи;

4) Записи без подчиненных.

На рисунке 4 можно увидеть  запрос, созданный через Мастер запросов как перекрестный запрос.

 

 

 

Рис. 4. Перекрестный запрос Подразделения.

 

Также можно создавать  запросы через Конструктор запросов.

При выборе данного способа  создания запросов необходимо выбрать  те поля с двух таблиц, которые требуются  в запросе. На рисунке 5 можно увидеть  запрос в режиме конструктора. При данном запросе, можно выявить какие именно документы находятся в определенном подразделении.

Рис. 5. Запрос Документы в структурном подразделении.

4. Создание форм.

Формы в Access могут создаваться для различных целей. В зависимости от цели формы могут иметь свой внешний вид. Формы могут быть представлены как в виде таблице, так и в форме бланка.

Форма предоставляет возможности  для:

- ввода и просмотра информации базы данных

- изменения данных

- печати

- создания сообщений

Формы могут создаваться  различными способами:

- Конструктор форм

- Мастер форм

- Автоформа: в столбец,  ленточная, табличная, сводная  таблица, сводная диаграмма

- Диаграмма

- Сводная таблица

Для того чтобы создать форму необходимо на ленте выбрать Создание, затем выбрать необходимый способ создания формы.

На рисунке 6 можно увидеть  разделенную форму Подразделения.

Рис. 6. Форма Подразделения.

5.Создание отчетов

Отчет – это форматированное  представление данных, которое выводится  на экран, в печать или файл.

В Access можно создавать  отчеты различными способами:

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет (в столбец, ленточный)

- Мастер диаграмм

- Почтовые наклейки

Для того чтобы создать  отчет необходимо выбрать ленту  Создание, а затем выбрать необходимый  способ создания отчетов.

На рисунке 7 можно увидеть  отчет, созданный через Мастер отчетов.

Рис. 7. Отчет Подразделения.

 

6. Создание Главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма  создается с целью навигации по базе данных.

Главная кнопочная форма может использоваться в качестве главного меню текущей базы данных.

Главная кнопочная форма  может на прямую сама открывать формы  и отчеты, а для открытия таблиц и запросов необходимо создавать  макросы.

Для того, чтобы создать  Главную кнопочную форму можно  запустить Диспетчер кнопочных  форм, который находится в ленте  Работа с базами данных.

В появившемся окне Страницы кнопочной формы по мима главной кнопочной формы можно создать страницы: Таблицы, Запросы, Отчеты, Формы.

Затем нужно изменить страницу Главной кнопочной формы. При  изменении необходимо создать объекты, которые будут ссылаться на открытие созданных страниц кнопочных форм и создать элемент Выход из БД, для которого выбирается команда Выход из приложения.

Элементы Страницы кнопочной  формы за исключением Главной  кнопочной формы необходимо изменить так, чтобы можно было открывать  элементы базы данных. Для этого  для таблиц и запросов необходимо создать макросы так как кнопочная форма не может открывать их. Кнопочная форма может открывать только формы, отчеты и макросы.

На рисунке 8 можно увидеть  Главную кнопочную форму в  режиме формы.

 

Рис. 8. Главная кнопочная форма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

 

База данных это набор  сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции  звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

MS Access позволяет любому начинающему достаточно легко работать с базами данных. Т.е. любой пользователь сможет без труда создавать базу данных, вводить информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

В результате создания базы данных я научилась создавать таблицы в режиме конструктор, создавать запросы в режиме конструктора, формы и отчеты в режиме мастера, создание главной кнопочной формы в режиме диспетчера кнопочных форм.

Итогом работы явилось  создание базы данных в программе  Microsoft Access на заданную тему – учет перемещения документов в организации.